Komunikasi menjadi bagian dari kehidupan semua orang. Tanpa komunikasi yang efektif, orang-orang bisa jatuh ke lubang kesalahpahaman yang menimbulkan banyak masalah. Anda pun akan kesulitan membuat orang lain mendengarkan Anda bila tidak memiliki effective communication skills. Agar Anda lebih paham apa itu komunikasi efektif dan cara mengembangkannya, simak penjelasan berikut.
Pengertian Effective Communication Skills
Effective communication adalah jenis komunikasi ketika pihak yang terlibat saling bertukar ide, pemikiran, data, pengetahuan dan pendapat dengan jelas dan mudah dipahami. Komunikasi ini harus jelas, benar, ringkas, dan mencakup kepedulian agar bisa disebut efektif.
Seseorang yang berkomunikasi dengan cara di atas berarti memiliki kemampuan komunikasi efektif. Ciri dari komunikasi yang efektif yaitu setiap orang yang terlibat mampu menyampaikan niat mereka dengan jelas sekaligus mendengarkan orang lain menyampaikan maksud mereka dengan saksama.
Berkomunikasi secara efektif melingkupi bentuk verbal, nonverbal, visual, mendengar, dan tulisan. Lalu, komunikasi efektif dapat terjadi secara langsung serta melalui telepon, internet, dan surat.
Mengapa Effective Communication Penting?
Bila Anda sering berkomunikasi di kehidupan sehari-hari atau profesional, effective communication skills sangat penting untuk Anda miliki. Beberapa alasannya yaitu:
Menghindari Konflik
Sering kali konflik terjadi karena komunikasi yang buruk. Adanya kesalahpahaman saat komunikasi menciptakan situasi yang tak bersahabat.
Komunikasi efektif dapat membantu Anda untuk menghindari konflik karena setiap pihak saling mendengarkan satu sama lain. Nantinya, dari sana, Anda dapat menemukan batasan-batasan yang dimiliki orang lain, menunjukkan empati terhadap sesama, dan mengerti sudut pandang yang berbeda.
Meningkatkan Kerja Sama Tim
Pada umumnya, perusahaan bergerak secara tim. Suatu tim dapat terdiri dari orang-orang dengan pendapat, gagasan, dan moral yang berbeda-beda. Penting bagi perusahaan untuk memastikan jika semuanya bisa bekerja sama dengan baik dalam tim.
Bila setiap anggota tim memiliki effective communication skills, mereka bisa berkolaborasi dengan lebih baik. Mereka akan mampu mengatasi tantangan dalam batasan dengan menemukan solusinya bersama. Anggota tim mampu menyuarakan berbagai ide serta memperbaiki kesalahan bersama karena saling berkomunikasi satu sama lain.
Membangun Kepercayaan
Kepercayaan adalah tombak dari segala hubungan. Tanpa adanya kepercayaan, hubungan berisiko hancur, entah itu hubungan pribadi atau profesional. Sudah ada banyak kasus ketika komunikasi tidak efektif meruntuhkan kepercayaan seseorang.
Dengan komunikasi yang efektif, Anda dapat membangun kepercayaan. Pasalnya, lewat komunikasi efektif, Anda akan menunjukkan empati, mampu mendengarkan orang lain secara aktif, dan memahami mereka.
Tidak hanya pada sesama rekan, pemimpin yang memiliki effective communication skills bisa mendapatkan kepercayaan dari pengikutnya. Jadi, orang-orang merasa dapat mengandalkan pemimpin.
Menyelesaikan Masalah
Ada kalanya seseorang tidak ingin berkompromi saat masalah muncul. Perilaku seperti itu akan membuat masalah makin runyam. Belum lagi orang-orang yang tidak bisa menyampaikan pendapat mereka dengan jelas; hal itu tentu dapat membuat orang lain salah paham dengan maksud mereka.
Jika memiliki effective communication skills, orang-orang yang terlibat masalah dapat saling membantu untuk mengidentifikasi inti masalah dan mencari solusi. Mereka mampu mengartikulasikan kekhawatiran yang dirasakan, memahami perbedaan cara berpikir, dan menciptakan lingkungan lebih transparan serta jujur.
Tips Mengembangkan Effective Communication Skills
Setelah mengetahui pentingnya effective communication skills, langkah berikutnya adalah mengembangkan kemampuan tersebut. Di sini ada beberapa tips untuk mengembangkannya:
Menyesuaikan dengan Lawan Bicara
Lihat siapa lawan bicara Anda. Apa mereka lebih tua? Teman seumuran? Atau atasan di tempat kerja? Anda perlu menyesuaikan cara berkomunikasi dengan lawan bicara. Tidak mungkin Anda berbicara dengan orang yang lebih tua menggunakan kata-kata yang sama dengan teman.
Bukan itu saja, lihat juga latar belakang lawan bicara seperti tingkat pendidikan, pengalaman profesional, pendapatan, pemahaman tentang topik, dan lainnya. Faktor-faktor tersebut akan memengaruhi bagaimana orang lain menerima pesan Anda.
Menyampaikan Pesan dengan Jelas
Sampaikan pesan Anda dengan jelas tanpa meninggalkan keambiguan. Pesan yang jelas tidak akan membuat orang lain salah paham. Di samping itu, pesan tersebut juga harus dibuat dengan sederhana sehingga mudah dipahami siapa pun.
Terkadang seseorang hanya menyampaikan pesan setengah-setengah yang membuat lawan bicara bingung. Hal seperti ini harus dihindari saat sedang mengasah kemampuan komunikasi efektif.
Jika Anda ingin menyampaikan beberapa poin, selesaikan poin pertama dengan lengkap lalu berpindah ke poin selanjutnya. Jangan menambahkan poin-poin yang tidak dibutuhkan.
Menerapkan Active Listening
Saat bercakap-cakap dengan orang lain, kita sering terbawa suasana dan terlalu fokus dengan apa yang dikatakan. Padahal, percakapan berjalan secara dua arah; Anda juga harus mendengarkan lawan bicara. Teknik active listening patut diterapkan untuk meningkatkan effective communication skills.
Dalam active listening, Anda akan memberikan seluruh perhatian kepada lawan bicara. Anda pun tidak hanya fokus pada apa yang diucapkan, tetapi juga isyarat yang digunakan lawan bicara sampai pola pikir mereka. Pendengar aktif akan mudah menerima informasi lawan bicara tanpa ada yang terlewat.
Memperhatikan Kesadaran Emosional
Tidak bisa dimungkiri bahwa pendapat Anda dan lawan bicara mungkin berseberangan. Pada saat seperti ini, masing-masing bisa jadi mudah untuk terbawa emosi. Oleh karena itu, perhatikan kesadaran emosional agar Anda tidak berakhir frustrasi hingga marah-marah.
Mengasah effective communication skills turut membantu dalam mengelola emosi Anda. Bila sebelumnya Anda memikirkan pendapat sendiri, sekarang Anda turut memahami emosi orang lain dan berempati kepada mereka. Akibatnya, Anda bisa lebih terbuka dengan pendapat mereka serta mampu menyampaikan apa yang membuat Anda tak setuju dengan baik.
Mempertimbangkan Identitas Lawan Bicara
Tidak semua orang akan memiliki identitas yang sama dengan Anda. Perbedaan itu bisa berupa kepercayaan, kebudayaan, dan lain-lain. Satu hal yang wajar di kebudayaan Anda bisa berarti tidak sopan di kebudayaan orang lain. Anda tidak bisa memaksa orang lain untuk mengikuti kebudayaan Anda begitu juga sebaliknya.
Maka dari itu, Anda perlu mempelajari identitas lawan bicara Anda. Cari tahu mengenai kepercayaan, tradisi, sampai latar belakang mereka seperlunya. Sebaiknya, Anda tidak termakan oleh stereotip dan asumsi mengenai identitas tertentu karena hal tersebut dapat menyinggung atau menimbulkan kesalahpahaman, bahkan konflik. Selalu buka pikiran Anda dan belajar dari orang-orang dengan identitas mereka.
Memberikan Pertanyaan
Percakapan yang harusnya dua arah bisa menjadi satu arah bila Anda tidak memberikan pertanyaan. Seseorang dengan effective communication skills mumpuni dapat memberikan pertanyaan bagus yang membuat percakapan terus mengalir.
Memberikan pertanyaan juga membantu dalam memahami lebih banyak isi percakapan sehingga terhindar dari kesalahpahaman. Berbagai pertanyaan yang diberikan itu harus sesuai dengan topik. Buat pertanyaan terbuka yang tidak dibalas dengan “ya” atau “tidak” supaya komunikasi tidak berhenti di tengah-tengah.
Memberikan dan Menerima Feedback
Kemajuan tak lepas dari kritik dan saran. Feedback dari orang lain membantu untuk mengetahui kelemahan Anda. Mendengar kritikan memang tidak mudah, tetapi kita tetap harus menerimanya agar kemampuan membaik.
Selanjutnya, Anda juga memberikan feedback ke lawan bicara. Dengan begitu, mereka pun tahu kekurangan mereka saat berkomunikasi. Ini akan membuat komunikasi semakin efektif karena Anda dan lawan bicara saling memperbaiki kekurangan masing-masing.
Berikan feedback dengan sopan dan santun. Selain membuat mereka mudah menerima feedback Anda, mereka juga tahu bahwa Anda memiliki maksud baik.
Penutup
Effective communication skills memberikan banyak manfaat untuk kita semua. Mengembangkan kemampuan tersebut memang tidak bisa dilakukan dengan cepat. Namun, bila tekun mengasahnya, Anda akan bisa menerapkan komunikasi efektif dengan optimal.