Tidak diragukan lagi bahwa tenaga kerja atau SDM merupakan salah satu aset penting bagi setiap perusahaan. Penting bagi bisnis untuk mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang tepat, serta dengan keterampilan yang tepat pula.
Tak hanya itu, perusahaan juga perlu menempatkan karyawan pada peran yang tepat supaya tujuan bisnisnya bisa tercapai secara optimal. Nah, untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan perlu menerapkan strategi workforce planning (perencanaan tenaga kerja) yang terencana dan terukur.
Pertanyaannya, bagaimana caranya? Temukan jawabannya di sini!
Pengertian Workforce Planning
Workforce planning adalah proses memperkirakan, merencanakan, dan mengidentifikasi orang-orang yang tepat dengan keahlian khusus yang tersedia untuk pekerjaan yang tepat pada waktu dan biaya yang tepat. Hal ini membantu mengidentifikasi kesenjangan antara permintaan dengan kapasitas, sehingga organisasi dapat secara proaktif menerapkan langkah-langkah perbaikan untuk mencapai tujuannya.
Artinya, tidak ada situasi over atau under staffing dalam suatu perusahaan. Dengan kata lain, perencanaan tenaga kerja adalah proses penyelarasan kapasitas dan kemampuan tenaga kerja untuk memenuhi tuntutan proyek saat ini dan masa depan.
7 Langkah Penerapan Workforce Planning yang Strategis
Untuk dapat menerapkan perencanaan tenaga kerja yang efektif dan strategis, terdapat beberapa tahapan yang harus Anda lakukan, di antaranya:
1. Tentukan Arah dan Tujuan Bisnis
Perencanaan tenaga kerja adalah proses top-down yang memerlukan arah organisasi yang jelas dan tujuan yang strategis. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi serta memandu keputusan di masa depan.
- Menurut Anda, ke arah mana bisnis Anda akan berjalan?
- Apa yang ingin Anda capai melalui perencanaan tenaga kerja?
- Apa tujuan/pencapaian utama yang Anda targetkan?
- Mengapa bisnis Anda memerlukan struktur perencanaan tenaga kerja baru?
Ini adalah pertanyaan penting untuk ditanyakan pada diri Anda sendiri sebelum menganalisis tenaga kerja Anda dan menerapkan strategi manajemen karyawan baru.
2. Analisa Tenaga Kerja yang Ada Saat Ini
Selanjutnya, coba analisis komposisi dan keterampilan tenaga kerja yang Anda miliki saat ini, baik itu tenaga kerja internal maupun eksternal. Evaluasi secara rinci terkait keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman karyawan.
Analisis ini sangat penting untuk mengidentifikasi apakah ada kesenjangan keterampilan atau tidak. Pada gilirannya, analisis ini akan memudahkan Anda dalam membuat keputusan tentang perekrutan, pelatihan, dan pengembangan di masa depan.
3. Memprediksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Depan
Kemampuan untuk mengantisipasi dan bersiap menghadapi perubahan di masa depan adalah kunci workforce planning yang tangkas dan efektif. Nah, saat memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, Anda harus mempertimbangkan beberapa langkah berikut:
- Identifikasi posisi mana yang perlu peningkatan dan malah menjadi mubazir karena perubahan kebutuhan bisnis atau kemajuan teknologi.
- Evaluasi apakah ada perubahan dalam strategi bisnis yang nantinya mengubah kebutuhan tenaga kerja.
- Analisa faktor eksternal seperti perubahan dinamika pasar tenaga kerja dan demografi.
4. Analisis Kesenjangan
Setelah mengetahui komposisi tenaga kerja Anda saat ini dan yang diproyeksikan di masa depan, langkah selanjutnya adalah menganalisis kesenjangan di antara keduanya. Jika terdapat kekurangan SDM, Anda dapat membekali karyawan yang ada dengan pelatihan untuk mengisi kesenjangan keterampilan atau merekrut karyawan baru (jika finansial perusahaan memungkinkan).
Sebaliknya, jika kelebihan SDM, coba percepat jadwal penyelesaian proyek, outsourcing, kebijakan perekrutan musiman, atau yang lainnya. Saat mengidentifikasi kesenjangan ini, pastikan Anda mempertimbangkan berbagai faktor seperti potensi turnover karyawan, tren pasar, dll.
5. Buat Perencanaan
Setelah empat langkah pertama selesai, saatnya Anda membuat workforce planning yang konkrit. Hal ini harus mencakup strategi untuk mempertahankan talenta dan merekrut karyawan terbaik, rencana untuk merestrukturisasi departemen jika diperlukan, dan menerapkan teknologi yang ada.
6. Terapkan Rencana Itu
Ada beberapa hal yang perlu Anda miliki supaya perencanaan tenaga kerja yang sudah Anda susun bisa sukses diterapkan, yaitu:
- Personil SDM yang memahami dengan jelas peran dan tanggung jawab baru mereka.
- Strategi dan proses pencatatan seluruh data dan informasi yang relevan.
- Saluran komunikasi yang efektif antara semua pihak yang berinvestasi untuk mendukung rencana tersebut.
- Kriteria pengukuran dan evaluasi yang ditentukan untuk menilai keberhasilan rencana.
7. Pantau Hasilnya Secara Teratur
Perlu Anda ingat bahwa workforce planning adalah proses yang berulang dan berkelanjutan. Kemajuannya perlu dipantau dan diukur secara berkala berdasarkan pencapaian tertentu yang selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang. Pasalnya, seiring dengan perubahan bisnis yang dinamis, strategi perencanaan tenaga kerja juga sangat mungkin untuk berubah.
Dalam menghadapi tantangan pasar yang terus berubah, penerapan workforce planning menjadi makin penting bagi kesuksesan bisnis, baik itu jangka pendek maupun panjang. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus bisa membuat rencana tenaga kerja yang jelas dan terstruktur, guna meningkatkan efisiensi bisnis dan keunggulan kompetitif.