Performance management systems dapat memberikan gambaran kinerja pegawai secara konsisten dan terukur. Sistem ini menggabungkan teknologi dan metodologi untuk memastikan semua orang di segala bidang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Sistem ini juga memungkinkan manajer dan karyawan bekerja sama untuk menentukan tujuan, memilih indikator pengukuran kinerja, memberikan ulasan dan penilaian kinerja karyawan, serta memberikan masukan. Lebih lanjut, mari simak pemaparan berikut!
Unsur-Unsur Performance Management System
Sistem manajemen ini membutuhkan software yang dapat diaplikasikan secara langsung, menggunakan cloud, atau gabungan dari keduanya. HR ataupun platform di cloud memberikan kapasitas penyimpanan yang lebih besar, keamanan yang lebih terjamin, dan integrasi yang lebih mudah dengan aplikasi tambahan, seperti sistem pembelajaran dan sistem lainnya yang berfokus pada manusia.
Sistem manajemen kinerja bergantung pada tiga proses utama:
- Merencanakan dan bekerja sesuai tujuan yang telah dirumuskan
– Menyesuaikan kinerja karyawan dengan tujuan perusahaan.
– Memberikan pekerjaan yang penting dan krusial untuk meningkatkan keikutsertaan karyawan.
– Segera menyesuaikan kondisi dengan tujuan perusahaan saat terjadi perubahan prioritas.
- Pantau dengan manajemen kinerja berkelanjutan
– Memantau tujuan tiap karyawan untuk memastikan kesesuaian dengan tujuan perusahaan tetap terjaga.
– Memberikan masukan dan bimbingan pada karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.
– Menghargai dan memberikan imbalan untuk setiap kinerja baik karyawan.
- Mengevaluasi dan menghargai karyawan melalui penilaian kinerja
– Menilai kinerja karyawan secara konsisten dan akurat.
– Menghargai dan memberikan pujian pada karyawan berbakat.
– Menggunakan informasi berbasis data dari sistem untuk menghitung nilai yang diberikan karyawan pada perusahaan.
Evolusi Performance Management Systems
Sudah menjadi kebiasaan sebuah perusahaan untuk menilai kinerja setiap karyawannya sejak berabad-abad lalu. Namun, salah satu model yang paling sering digunakan diperkenalkan selama Perang Dunia I dan II saat kekuatan militer perlu mengetahui kekuatan dan kemampuan setiap anggotanya untuk membuat strategi pertempuran.
Di abad pertengahan, penilaian kinerja digunakan oleh banyak perusahaan untuk menilai kinerja setiap pegawai dan memberikan penghargaan yang sesuai.
Pada 1960-an, fokus sistem ini berubah ke pengembangan karyawan, di mana diskusi dilakukan antara karyawan dan manajernya untuk membahas kinerja dan, jika memungkinkan, untuk memulai pengajaran dan pelatihan untuk membantu karyawan mengembangkan kariernya.
Di tahun-tahun berikutnya, beberapa aspek software manajemen kinerja tradisional telah berevolusi berkat perkembangan teknologi, seperti komputasi awan, perbaikan dan antarmuka pengguna, dan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin. Namun, sebagian besar sistem masih terus menekankan pada evaluasi karyawan dan memberikan penghargaan tiap seperempat atau satu tahun.
Meskipun pemberian penghargaan tetap menjadi aspek penting dalam manajemen kinerja, banyak perusahaan yang mulai beralih ke pendekatan yang lebih holistik. Pendekatan ini memberikan masukan dan bimbingan jangka panjang pada karyawan untuk membantu mereka mencapai tujuannya.
Siapa Saja yang Bisa Menggunakan Software Performance Management System
Perusahaan dengan ukuran dan dari industri apa pun yang memiliki jumlah karyawan yang cukup besar akan mendapatkan manfaat dari sistem manajemen kinerja.
Meskipun setiap pegawai dapat mengakses sistem ini, pengguna utamanya tetaplah kepala tim atau manajer yang memiliki wewenang untuk memberikan laporan langsung.
- Karyawan dapat menggunakan sistem ini untuk bekerja dengan manajer untuk menentukan tujuan kinerja karyawan. Keduanya membuat ulasan kinerja setiap karyawan dalam sistem, dan ikut serta dalam siklus 360-degree review jika perusahaan menggunakan cara ini.
- Kepala HR menentukan proses dan sistem HR yang berhubungan dengan siklus manajemen kinerja. Mereka bekerja dengan manajer dan karyawan untuk memastikan proses terjadi berjalan adil dan setiap tahap dilaksanakan sesuai waktunya.
- Manajer adalah pengguna utama sistem ini dan harus memastikan setiap pegawai berpartisipasi secara aktif dalam proses. Manajer akhirnya juga bertanggung jawab atas kinerja timnya.
Pentingnya Performance Management System
Seiring dengan meningkatnya produktivitas karyawan, peningkatan keterlibatan karyawan, rendahnya pergantian karyawan, dan tingginya pendapatan tiap pegawai, sistem manajemen yang terintegrasi dengan sistem bisnis tambahannya dapat memberikan informasi berharga yang dapat membantu manajemen HR dalam membuat keputusan.
Contohnya, sistem manajemen kinerja menyimpan dan menghitung data dari interaksi karyawan/manajer, termasuk aspirasi karir tiap individu, keterampilan yang mumpuni, dan kesesuaian lainnya untuk membuat perencanaan yang matang. Dengan pengetahuan tersebut, pendanaan pembelajaran dapat dialokasikan untuk mendukung kebutuhan perusahaan dan pegawai.
Software sistem ini memberikan gambaran pegawai terbaru secara akurat yang dapat membantu siapa saja membuat rencana dan strategi.
Tren Terkini di Dunia Performance Management
Manajemen kinerja karyawan berubah seiring perkembangan zaman hingga tercipta beberapa model yang bisa dipilih sesuai tujuan dan struktur organisasi. Berikut beberapa tren manajemen kinerja yang bisa dipilih.
-
Manajemen Kinerja Berkelanjutan
Perusahaan berubah dari model manajemen kinerja tradisional ke manajemen kinerja berkelanjutan (CPM). Proses CPM memungkinkan karyawan dan manajer lebih sering bekerja sama dan terlibat dalam mencapai tujuan perusahaan. Melakukan penjadwalan diskusi empat mata secara berkala dan memberikan masukan terus-menerus membantu pegawai tetap sesuai dengan tujuan perusahaan.
Bagi manajer, strategi CPM mempermudah perusahaan mengetahui capaian kerja dan kelemahan karyawan dengan membahas masalah yang terjadi. Tujuan perusahaan dapat disesuaikan saat objektif perusahaan berubah untuk mendapatkan model kerja yang lebih cepat dan responsif.
Karyawan juga bisa menerima masukan dengan lebih tepat waktu dan tidak lagi menunggu tiap 6 atau 12 bulan sekali dalam rapat formal. Hal ini lebih menguntungkan karena terkadang rapat tersebut dapat melupakan pencapaian yang diperoleh lebih awal. Model ini juga meminimalisasi perubahan mendadak dan terlalu cepat.
-
Pegawai Lapangan
Pegawai adalah karyawan yang melaksanakan tugas di luar kantor dan jarang mendapatkan akses ke sistem di kantor dan kanal komunikasi, tidak seperti pegawai remote yang dapat mengakses sistem ini dari rumah.
Contoh dari model ini adalah orang-orang yang bekerja di sektor hospitality, sumber daya alam, pabrik, dan kesehatan. Berdasarkan sifat pekerjaan mereka, pegawai lapangan ini sering kali tidak sesuai dengan sistem yang ada. Perusahaan harus memastikan sistem manajemen kinerja mereka dapat mendukung segmen penting karyawan ini dengan efektif.
-
Tim yang Dinamis
Sistem manajemen kinerja yang modern harus cukup cepat untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di perusahaan, termasuk tim yang dinamis. Tim yang dinamis memungkinkan setiap karyawan mengambil keputusan sendiri tanpa perlu ada pemilihan pemimpin.
Dalam penerapannya, lingkungan kerja model ini adalah ladang subur bagi alur kerja yang cepat berubah. Di sini, alur kerja seperti ini dapat dengan mudah diperkenalkan, dilaksanakan, dan diubah. Selain itu, begitu satu proyek selesai, tim bisa langsung dibubarkan tanpa perlu ada aba-aba atau konfirmasi ke anggota tim lainnya.
Itulah penjelasan mengenai performance management systems yang bisa diterapkan di perusahaan Anda. Sistem ini memastikan karyawan bekerja sesuai tujuan perusahaan dan mendapatkan penghargaan yang layak atas prestasi mereka.
Jika direncanakan dan dilaksanakan dengan baik, pergantian posisi karyawan bisa berkurang sehingga dapat meminimalisasi hambatan yang ditimbulkannya. Selain itu, karyawan yang mendapatkan apresiasi yang layak atas kerja kerasnya juga akan merasa dihargai dan mendorongnya untuk menjadi karyawan loyal pada perusahaan.