Langkah-Langkah Strategic Planning untuk Kesuksesan Usaha

Langkah-Langkah Strategic Planning untuk Kesuksesan Usaha

by Marketing Strategy

Setiap bisnis sukses pasti menerapkan perencanaan strategis dalam setiap langkahnya. Strategic planning merupakan proses penyusunan langkah-langkah penting untuk mencapai tujuan secara efektif. Kata “strategis” juga merujuk pada pemanfaatan sumber daya dan potensi perusahaan secara maksimal, mulai dari finansial, fasilitas, hingga sumber daya manusia.

Mengapa Strategic Planning Penting?

Strategic planning penting sebagai upaya untuk menciptakan pemetaan serta panduan kinerja dalam bisnis. Manfaatnya antara lain adalah:

  • Memusatkan Fokus pada Satu Tujuan

Perencanaan strategis menuntun seluruh anggota tim, karyawan, dan pimpinan untuk berfokus pada satu tujuan. Hal ini menciptakan solidaritas dan sistem kolaborasi yang erat demi mencapai tujuan bersama dalam bisnis.

  • Melacak Kemajuan dan Hambatan dalam Pelaksanaan Strategi

Perencanaan strategis biasanya melibatkan pengelompokan tugas dengan indikator performa khusus. Indikator ini berfungsi sebagai alat untuk melacak berbagai kemajuan dan hambatan yang mungkin dihadapi selama menerapkan strategi. Hal ini penting agar perusahaan bisa mempertahankan, memperbaiki, serta meningkatkan kinerja.

  • Mendukung Proses Pengembangan Usaha

Pengembangan usaha hanya bisa dilakukan ketika perusahaan sudah punya landasan kuat. Perencanaan strategis membantu menguatkan berbagai aspek bisnis dan memastikan perusahaan mampu menghadapi tantangan ketika bisnis semakin berkembang.

Langkah Penting dalam Strategic Planning 

Pembuatan strategic planning harus berdasarkan langkah-langkah spesifik agar para pemimpin, manajer, dan staf perusahaan mampu menerapkannya. Langkah tersebut adalah:

  • Identifikasi Tujuan, Potensi, dan Risiko

Tahap ini melibatkan analisis SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats), atau Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman. Dengan analisis menyeluruh terhadap potensi dan tantangan yang dihadapi, perusahaan bisa menciptakan strategi yang menyeluruh dan lebih efektif.

Analisis SWOT juga membantu perusahaan mengelola sumber daya dan aset yang dimiliki, terutama jika jumlahnya masih terbatas. Hasil analisis SWOT harus menjadi dasar untuk penetapan langkah strategis selanjutnya.

  • Penetapan Skala Prioritas

Proses mencapai tujuan dalam strategic planning melibatkan berbagai aktivitas. Perusahaan harus menciptakan skala prioritas agar tugas terpenting dan paling genting bisa diselesaikan lebih dulu. Skala prioritas juga memastikan bahwa perusahaan memanfaatkan aset dan potensinya secara lebih efisien.

  • Penetapan Tujuan Strategis

Setiap perencanaan memiliki tujuan yang menjadi patokan penyusunan strategi. Dalam hal perusahaan, tujuan strategis biasanya terbagi menjadi beberapa: kepuasan konsumen, kesuksesan finansial, inovasi, efisiensi, serta perkembangan perusahaan.

Walau setiap proyek memiliki tujuan berbeda, hasil akhirnya tetap harus sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Setiap anggota tim pun harus sejalan dalam filosofi dan tujuan kerja mereka walau memiliki tugas-tugas berbeda.

  • Implementasi dan Adaptasi Berkala

Proses implementasi dalam strategic planning melibatkan observasi dan pengukuran kinerja. Perusahaan juga harus melakukan adaptasi secara berkala, tidak hanya pada tahap-tahap tertentu. Contohnya ketika menghadapi ulasan pengguna awal, kondisi pasar yang tidak terduga, atau langkah drastis yang diambil kompetitor.

Dengan observasi, pengukuran kinerja, dan adaptasi berkala, penerapan strategi perusahaan akan lebih tepat sasaran. 

  • Evaluasi

Proses evaluasi dilakukan untuk membandingkan antara rencana yang diproyeksikan dan hasil yang dicapai. Evaluasi juga membantu perusahaan untuk menganalisis kualitas kerja tim dalam implementasi strategi. Walau diletakkan di urutan akhir, evaluasi sebenarnya merupakan tugas berkelanjutan yang harus diterapkan di semua tahapan perencanaan strategis.

Pentingnya strategic planning menjadikannya keahlian yang wajib dimiliki para pengambil keputusan di semua badan usaha. Akademi pelatihan seperti Peopleshift pun menyediakan program khusus untuk meningkatkan keahlian profesional termasuk strategic planning.

Strategic planning merupakan langkah penting dalam kesuksesan setiap usaha. Perencanaan strategis yang mendetail membantu perusahaan untuk menggunakan sumber daya serta potensi secara efisien demi mencapai tujuan. 

Bagaimana Kanban Systems Meningkatkan Efisiensi Produksi

Bagaimana Kanban Systems Meningkatkan Efisiensi Produksi?

by Organizational Culture

Proses produksi melibatkan rangkaian tindakan yang menghasilkan produk final dalam jumlah serta kualitas yang disyaratkan. Kanban Systems merupakan salah satu cara untuk melancarkan prosedur tersebut sehingga tidak menghasilkan penumpukan inventori, informasi yang simpang siur, serta masalah lainnya. 

Bagaimana cara menerapkan sistem ini dalam usaha Anda sendiri?

Apa Itu Kanban Systems 

Kanban Systems merupakan sistem manajemen berbasis pengaturan inventori yang menggunakan petunjuk visual untuk mendeskripsikan alurnya. Penerapannya melibatkan informasi berbasis respons cepat dan petunjuk visual seperti cue cards, baik yang berbentuk fisik maupun digital.

Aspek komunikasi visual ini terlihat dari sejarah Kanban Systems di pabrik produksi Toyota di Jepang. Pada awal tahun 1940-an, insinyur Taiichi Ono mengembangkan sistem manajemen inventori untuk melancarkan proses produksi Toyota dan meningkatkan daya saing melawan pabrik Amerika. Sistemnya membantu mengurangi pemborosan inventori dan meningkatkan efisiensi produksi.

Sistem Ono memanfaatkan rangkaian kartu petunjuk visual yang dipajang di rak-rak besar sehingga para pekerja bisa melihat semuanya. Kartu tersebut terbagi ke dalam beberapa kategori seperti To Do, Done, dan In Progress. Semua informasi tersaji secara real-time dan setiap departemen bisa memastikan bahwa alur kerja mereka lancar.

Di zaman modern, Sistem Kanban bisa diterapkan lewat software yang menampilkan alur tugas masing-masing departemen serta kartu-kartu petunjuk digital. Setiap kartu berisi informasi terkait kemajuan tugas yang mereka lakukan. Masalah yang terjadi langsung dicatat sehingga bisa segera dievaluasi dan dikelola.

6 Prinsip Kanban Systems 

Perusahaan masa kini bisa menerapkan Kanban Systems dengan mengadopsi teknologi seperti software manajemen dengan fitur visual cards. Akan tetapi, ada enam prinsip yang harus Anda ikuti untuk menerapkan Sistem Kanban, yaitu:

  • Memahami Alur Tugas Saat Ini

Prinsip utama Sistem Kanban adalah pemahaman akan tugas dan tanggung jawab setiap departemen dalam alur produksi. Hal ini menjadi patokan saat harus menerapkan sistem sesuai SOP masing-masing bagian.

  • Transformasi dan Peningkatan Kinerja secara Bertahap

Karena berfokus pada alur serta tanggung jawab di masing-masing departemen, Sistem Kanban mendorong perbaikan dan peningkatan kinerja dalam tahap kecil. Hal ini menciptakan transformasi yang sifatnya bertahap, bukan sekaligus.

  • Penerapan Konsep Leadership secara Merata

Konsep leadership tidak hanya diterapkan para manajer atau ketua tim. Para pegawai atau staf pun harus menerapkan elemen leadership seperti inisiatif, observasi, dan dorongan untuk membagikan ide.

  • Fokus pada Ekspektasi Konsumen

Penerapan Sistem Kanban bermuara pada ekspektasi dan kepuasan konsumen. Setiap langkah harus disesuaikan dengan standar yang diinginkan konsumen, terutama jika produk tersebut punya banyak saingan.

  • Atur Pekerjaan, Bukan Pekerjanya

Kanban Systems berfokus pada pengaturan sistem pekerjaan, bukan melakukan micromanagement terhadap setiap karyawan. Hal ini mendorong rasa tanggung jawab, kepercayaan, dan inisiatif terkait tugas masing-masing.

  • Evaluasi secara Berkelanjutan

Sistem Kanban mendorong evaluasi secara berkelanjutan bahkan selama proses produksi berlangsung. Setiap departemen dan staf bisa mengajukan ide yang akan langsung terlihat oleh setiap orang tanpa hambatan birokrasi.

Manfaat Penerapan Kanban Systems 

Sistem Kanban membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, misalnya dalam hal mengurangi penumpukan bahan mentah agar tidak menumpuk saat proses produksi dilakukan. Sistem Kanban juga memangkas birokrasi terkait sharing pesan dan ide. Intinya, sistem ini memangkas hal-hal yang tidak diperlukan dalam proses produksi tanpa mengorbankan kualitas.

Anda bisa belajar menerapkan Kanban Systems lewat pelatihan yang berfokus pada perusahaan, misalnya program dari Peopleshift. Dengan materi yang berbasis pada tuntutan bisnis di era digital, sistem pelatihan ini akan membantu bisnis Anda untuk bisa beroperasi dengan lebih efektif dan efisien. 

Pentingnya Agile and Strategic Management dalam Bisnis dan Inovasi

Pentingnya Agile and Strategic Management dalam Bisnis dan Inovasi

by Organizational Culture

Efisiensi dalam manajemen menentukan kesuksesan bisnis dan inovasi, jadi pastikan memilih strategi manajemen yang tepat. Agile and strategic management adalah salah satu pendekatan terkini yang dibuat berdasarkan iklim era digital saat ini. Sifatnya yang fleksibel dan adaptif membantu pelaku usaha untuk merespons berbagai perubahan dan tantangan.

Perbedaan Strategi Agile dan Strategi Tradisional

Apa yang membedakan strategi agile dari yang tradisional dalam pengelolaan manajemen? Anda bisa melihatnya berdasarkan beberapa parameter, yaitu sebagai berikut.

  • Tingkat Fleksibilitas dan Kemampuan Adaptasi

Strategi manajemen tradisional cenderung berfokus pada hal-hal yang sudah pakem atau bisa diprediksi. Ada penekanan besar pada aspek perencanaan yang rinci dan mengikuti aturan tertentu.

Dalam agile project management, perusahaan dituntut mampu beradaptasi terhadap situasi yang cepat berubah. Semua yang terlibat dalam sistem manajemen harus mampu beradaptasi dan menyesuaikan rencana dengan situasi serta kondisi.

  • Sistem Komunikasi

Strategi manajemen tradisional banyak menekankan komunikasi resmi dan tertulis yang harus melalui jalur tertentu. Sebaliknya, strategi agile menekankan kolaborasi dan komunikasi terbuka, bahkan terkadang tanpa hierarki.

  • Metode Perencanaan dan Pelaksanaan Proyek

Metode perencanaan dan pelaksanaan proyek sesuai strategi tradisional biasanya bersifat jangka panjang dan terarah. Sebaliknya, pelaksanaan proyek dalam strategi agile biasanya dibagi-bagi menjadi tahap-tahap kecil jangka pendek. Hal ini memungkinkan anggota tim melakukan adaptasi dan penyesuaian ketika menghadapi perubahan.

Prinsip Utama dalam Agile and Strategic management

Agile and strategic management ditandai oleh beberapa prinsip utama, yaitu sebagai berikut:

  • Transparansi Informasi dan Data

Strategi agile membutuhkan transparansi informasi dan data di semua lini yang terlibat. Hal ini mendukung kecepatan respons dan kemampuan semua anggota tim untuk beradaptasi saat dibutuhkan.

  • Penekanan pada Interaksi Langsung

Konsep adaptasi dan fleksibilitas dalam strategi agile tidak akan bertahan dalam gaya komunikasi yang kaku dan penuh birokrasi. Setiap anggota tim, dari karyawan hingga manajer dan pimpinan, harus berinteraksi secara langsung dan terbuka agar bisa beradaptasi dengan setiap perubahan.

  • Komunikasi secara Berkala 

Dalam agile project management, setiap perubahan dan tantangan harus direspons dengan cepat. Komunikasi berkala yang menjangkau semua lini atau departemen secara cepat merupakan kunci agar aspek bisnis tetap berjalan dengan baik.

  • Mengutamakan Feedback dari Pelanggan/Pengguna

Feedback dari pelanggan/pengguna memungkinkan pelaku usaha untuk terus menyesuaikan produk mereka selama proses pengembangan. Hal ini bisa dilakukan lewat survei langsung, pembuatan Minimum Viable Product (MVP), serta survei lewat berbagai platform seperti email, aplikasi pesan, dan media sosial.

  • Kemampuan Menghadapi Perubahan

Kata agile berarti “lincah” atau “gesit” dan sangat mencerminkan karakteristik utama strategi manajemen ini. Semua anggota tim harus pandai menyesuaikan metode kerja setiap kali menghadapi tantangan dan perubahan.

  • Kemampuan Lintas Tugas antar Tim

Dalam sistem agile, batas antar anggota tim yang berbeda semakin kabur. Para anggota tim diharapkan memiliki kemampuan lintas tugas dan memahami tanggung jawab masing-masing. Hal ini mengantisipasi risiko jika satu tim membutuhkan bantuan ekstra dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, terutama jika ada situasi tidak terduga yang menuntut semua karyawan untuk membantu.

  • Kemandirian Tim dalam Mengelola Aktivitas Mereka

Sistem agile menghindari micromanagement. Setiap tim diharapkan memiliki level kemandirian yang membuat mereka mampu bekerja sendiri dan mengelola inisiatif dalam menjalankan tugas masing-masing. Manajer dan pimpinan pun diharapkan menaruh kepercayaan pada setiap tim agar mereka bisa mengatasi setiap tantangan sesuai keahlian.

Keunggulan Penerapan Strategi Agile 

Menerapkan agile and strategic management dalam bisnis mendatangkan berbagai keuntungan, bahkan ketika Anda masih memadukannya dengan unsur-unsur strategi tradisional. Inilah beberapa keunggulannya:

  • Lebih Mudah Mengukur Performa Bisnis

Bisnis yang sukses membutuhkan pengukuran performa secara terus-menerus. Karena strategi agile dibagi ke dalam tugas-tugas jangka pendek serta melibatkan transparansi data dan feedback, pengukuran performa menjadi lebih mudah. Setiap sprint (tugas jangka pendek) bisa langsung dianalisis, dan setiap kekurangan bisa diperbaiki di sprint selanjutnya.

  • Tingkat Kepuasan Pelanggan yang Lebih Besar

Strategi agile bergantung pada feedback terus-menerus selama proyek berlangsung. Hal ini memastikan bahwa perusahaan mampu menjawab kebutuhan pelanggan dan mewujudkannya dalam produk versi final. Kepuasan pelanggan pun akan sangat menentukan kesuksesan bisnis.

  • Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Pembagian alur kerja menjadi tugas-tugas jangka pendek dalam agile and strategic management membuat manajemen risiko menjadi lebih mudah. Strategi mitigasi risiko bisa difokuskan pada tugas jangka pendek yang lebih dulu dilakukan sehingga tidak membebani perusahaan dari segi waktu, biaya, dan implementasi.

  • Peningkatan Kualitas Kerja secara Berkala

Evaluasi dalam strategi agile tidak hanya dilakukan di akhir masa kerja, tetapi di setiap tahap pengerjaan proyek. Setiap sprint melibatkan evaluasi untuk membahas kekurangan dan tantangan yang terjadi serta solusi mencegahnya di tahapan kerja berikutnya. Hal ini mendorong perbaikan dan peningkatan kualitas kerja secara terus-menerus.

Tools Populer untuk Mendukung Strategi Agile 

Penerapan agile and strategic management masa kini membutuhkan perangkat digital untuk membantu anggota tim dalam tugas masing-masing. Inilah beberapa tool populer yang bisa Anda gunakan untuk menerapkan strategi agile di tempat kerja.

  • Businessmap

Businessmap cocok untuk menerapkan strategi yang berada di bawah payung agile seperti Sistem Kanban. Platform ini memiliki fitur visual boards dan cue cards untuk menjelaskan alur kerja di setiap tim. Satu board bisa memuat beberapa workflow sekaligus sehingga semua anggota tim bisa mengukur kemajuran mereka dengan mudah. 

  • Planbox

Planbox menghadirkan fitur yang memudahkan Anda untuk mengelola tim sprint. Dengan Planbox, Anda bisa mengatasi masalah backlog serta mendapatkan laporan analytics yang cukup lengkap. Proyek yang terekam dalam Planbox juga bisa Anda bagikan dengan mudah ke pihak lain seperti klien, pemegang saham, dan sebagainya.

  • Codegiant

Codegiant adalah solusi agile and strategic management dalam bidang IT, terutama di proyek yang banyak melibatkan koding. Desain dan fiturnya dirancang agar pengguna bisa melacak backlog dan masalah lainnya selama proses koding. Selain kartu digital untuk memudahkan strategi seperti Kanban dan Scrum, Codegiant memiliki fitur laporan yang mudah dipelajari dan dibagikan.

  • Asana

Asana merupakan salah satu perangkat strategi agile yang paling mudah digunakan. Desainnya ringkas dan memudahkan Anda untuk melacak kemajuan setiap tim serta siapa yang bertanggung jawab. Fiturnya cocok untuk menerapkan strategi seperti Scrum atau Kanban.

  • Trello

Trello juga merupakan platform yang relatif mudah digunakan. Anda bisa mengakses kelompok kerja yang berbeda-beda, lengkap dengan kartu digital untuk melacak kemajuan setiap tugas. Fitur seperti Timeline, Dashboard, Map, dan Tabel memudahkan Anda untuk mengelola setiap tugas sambil mengawasi kemajuannya.

Agile and strategic management berperan penting dalam iklim era digital yang serba cepat dan banyak mengalami perubahan. Anda bisa menerapkannya dalam dunia kerja dengan mengikuti pelatihan profesional seperti Peopleshift. Dengan fokus pada soft skills yang dibutuhkan di dunia kerja, program Peopleshift memudahkan pelaku usaha untuk menerapkan sistem agile dalam strategi manajemennya.