Berbagai perusahaan di era modern sudah menerapkan sistem remote working untuk mengakomodasi kebutuhan karyawan. Meskipun begitu, sistem ini membuat organisasi kesulitan dalam membangun dinamika tim. Bagaimana strategi mengembangkan remote work dynamics yang baik?
Tantangan dalam Remote Work
Dalam sistem remote work, anggota tim terpencar di berbagai penjuru dunia. Jarak geografis ini menghambat tim untuk bertatap muka dengan satu sama lain. Interaksi pun cenderung terbatas pada hal-hal yang spesifik dengan pekerjaan karena dibutuhkan usaha lebih untuk berkomunikasi dengan anggota tim.
Karena minimnya interaksi langsung antar-karyawan, sangat sulit untuk menumbuhkan solidaritas tim. Karyawan kurang mengenal rekan kerjanya sehingga sulit untuk menyelaraskan kinerja satu sama lain.
Resolusi konflik pun lebih sulit dilakukan dalam konteks remote work. Di dalam sistem kerja ini, komunikasi dilakukan dengan perantara media, seperti messaging app atau video conference. Kesalahpahaman lebih rentan terjadi dengan metode komunikasi semacam ini.
5 Tips Meningkatkan Dinamika Tim Dalam Remote Work
Terapkan tips-tips berikut untuk membangun remote work dynamics di dalam organisasi Anda:
1. Proses onboarding yang baik
Pembentukan dinamika dalam sistem kerja remote dimulai dari proses onboarding. Onboarding merupakan kegiatan orientasi yang bertujuan untuk mempersiapkan karyawan baru untuk bekerja di sebuah perusahaan. Organisasi yang beroperasi secara remote menggunakan periode ini untuk memperkenalkan kultur dan metode kerja di sana.
Ada beberapa cara untuk membuat karyawan baru merasa nyaman dalam proses onboarding:
- Memasangkan peserta onboarding dengan karyawan lama (Welcome Buddy).
- Mengenalkan tools yang digunakan perusahaan untuk berkomunikasi dan bekerja.
- Ajak semua karyawan dalam satu departemen untuk mengirimkan pesan pribadi kepada karyawan baru.
- Menjadwalkan check-in dengan manajer.
2. Regrouping secara rutin
Sangat penting untuk melakukan regrouping dengan mengadakan pertemuan rutin. Teknologi video calls membantu karyawan mengatasi jarak geografis. Dibandingkan dengan teks, individu mampu mengekspresikan dirinya melalui video. Komunikasi pun menjadi lebih produktif.
Meskipun begitu, meeting sebaiknya tidak dijadwalkan terlalu sering. Pastikan bahwa memang pesan yang dibawa harus disampaikan melalui video calls. Meeting pun idealnya tidak berlangsung terlalu lama, yaitu sekitar 15 hingga 30 menit. Pilihnya waktu yang tepat agar semua anggota tim bisa berpartisipasi.
3. Komunikasi dengan berbagai metode
Perusahaan yang kegiatan operasionalnya dilakukan dengan sistem remote perlu menggunakan berbagai metode komunikasi. Komunikasi tidak hanya terbatas pada pertukaran pesan melalui video calls dan direct messages. Kerja kolaboratif pun perlu didukung dengan tools yang sesuai, misalnya Google Doc untuk berbagi dokumen.
Idealnya, sistem komunikasi karyawan terangkum di dalam satu platform karena lebih praktis. Karyawan tidak perlu menginstal bermacam-macam aplikasi pada perangkat mereka. Selain itu sinkronisasi data bisa dilakukan dengan lebih mudah.
4. Team building
Untuk membangun remote work dynamics yang baik, perusahaan juga perlu memfasilitasi proses team building. Ada aktivitas-aktivitas sederhana, seperti games berhadiah, yang dirancang untuk meningkatkan kerja sama antara karyawan.
Selain games yang dirancang untuk membantu rekan satu tim untuk lebih mengenal satu sama lain dan mudah berkolaborasi, perusahaan juga bisa memfasilitasi kegiatan tatap muka bagi orang-orang yang tinggal berdekatan.
5. Penilaian employee engagement
Dinamika dalam remote working akan baik jika karyawan termotivasi atau engaged dengan pekerjaannya. Tugas manajer adalah melakukan penilaian mengenai employee engagement secara berkala. Penilaian ini akan menjadi dasar untuk memberikan feedback kepada karyawan.
Ketika mengukur employee engagement, terdapat beberapa metrik yang perlu diperhatikan, mulai dari absensi dan kepuasan karyawan terhadap pekerjaannya. Beri juga kesempatan untuk karyawan dalam memberikan penilaian terhadap perusahaan.
Diperlukan usaha konsisten untuk membangun remote work dynamics yang sehat. Perusahaan dapat berkonsultasi dengan ahli jika membutuhkan bantuan terkait manajemen karyawan yang bekerja dengan sistem remote.
Sumber:
https://www.cooleaf.com/blog/8-tips-to-improve-remote-team-motivation-and-engagement-in-2022