Personal development menjadi aspek penting yang perlu menjadi perhatian serius ketika Anda berada di dunia kerja. Tuntutan pekerjaan mengharuskan Anda untuk terus berkembang sehingga bisa bekerja secara lebih efektif dan efisien. Salah satu wujudnya adalah dalam personal development: time management and productivity.
Manfaat Time Management, Tak Cuma Tingkatkan Produktivitas Lho!
Time management merupakan proses yang di dalamnya melibatkan beberapa tahapan, termasuk di antaranya adalah menetapkan prioritas, menyusun rencana, dan menetapkan durasi waktu tertentu untuk menyelesaikan setiap tugas. Penerapannya berguna untuk memfokuskan Anda dalam menggunakan waktu secara efektif.
Dengan penerapan time management yang baik, Anda bisa memperoleh berbagai manfaatnya, seperti:
1. Produktivitas Kerja yang Meningkat
Anda mungkin berpikir, bagaimana personal development berupa manajemen waktu atau time management dapat berpengaruh pada produktivitas? Jawabannya sederhana. Karena pengaturan waktu yang baik dapat membantu Anda untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Dengan manajemen waktu, Anda bisa menyelesaikan sebuah pekerjaan lebih cepat.
2. Manajemen Waktu Membuat Orang Jadi Disiplin Terhadap Waktu
Seseorang yang mampu melakukan manajemen waktu dengan baik akan berusaha memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Mereka akan berusaha untuk menyelesaikan setiap tugas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Mereka pun tak terbiasa dalam melakukan penundaan untuk pekerjaan yang sudah seharusnya diselesaikan.
Menunda pekerjaan hanya akan membuat penggunaan waktu jadi tidak efektif. Bukannya selesai, pekerjaan akan menumpuk dan akan menjadi beban yang lebih berat. Alhasil, Anda bakal memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tumpukan pekerjaan tersebut.
3. Manajemen Waktu Membuat Orang Lebih Teratur dalam Segala Hal
Orang yang mempunyai kemampuan manajemen waktu dengan baik akan terbiasa menjalankan berbagai aktivitas secara teratur. Keteraturan tersebut tidak cuma berkaitan dengan proses pengerjaan tugas. Namun, berlaku pula dalam menempatkan berbagai barang secara tertata.
4. Manajemen Waktu Bermanfaat dalam Meningkatkan Rasa Percaya Diri
Selanjutnya, time management dapat mendorong rasa percaya diri. Anda bisa dengan percaya diri mengatakan kalau mampu menyelesaikan tugas dalam jangka waktu tertentu. Hal tersebut berani Anda katakan karena sudah mempunyai pertimbangan waktu yang tepat sesuai dengan kebiasaan.
5. Manajemen Waktu Efektif dapat Membantu Anda Mencapai Work-Life Balance
Selanjutnya, manajemen waktu bisa membantu Anda terhindar dari stres dan rasa cemas. Stres dan cemas dapat muncul ketika seseorang terus-menerus berhadapan dengan tumpukan pekerjaan yang seolah tak pernah habis. Padahal, semua itu bisa Anda selesaikan dengan manajemen waktu yang baik.
Selanjutnya, Anda bisa mengalokasikan waktu untuk aktivitas selain pekerjaan. Misalnya, menghabiskan waktu untuk bermain hobi, bersantai dengan teman, atau berkumpul bersama keluarga. Alhasil, Anda bisa mencapai work-life balance yang kemudian membuat kehidupan jadi lebih bahagia.
Secara keseluruhan, manajemen waktu membuat Anda bisa menyelesaikan setiap tugas dengan lebih baik dan efektif. Pemanfaatan waktu juga dapat Anda lakukan secara optimal. Anda pun jadi pribadi yang benar-benar menghargai waktu dan bisa memanfaatkannya dengan baik.
Tips Meningkatkan Kemampuan Time Management
Anda sudah mengetahui kalau time management adalah personal development yang dapat berdampak dalam peningkatan produktivitas kerja. Lalu, bagaimana cara agar Anda bisa mempunyai kemampuan ini? Ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan, yakni:
1. Pahami Bagaimana Cara Anda Memanfaatkan Waktu Sehari-hari
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah dengan melakukan analisis terhadap pemanfaatan waktu saat ini. Apakah Anda sudah terbiasa memanfaatkan waktu dengan baik atau sering menyia-nyiakannya?
Cara yang efektif dalam melakukan pemantauan terhadap pemanfaatan waktu adalah dengan menggunakan tool time-tracking seperti RescueTime. Tool ini bisa membantu Anda untuk mengetahui seberapa lama Anda bisa menggunakan waktu secara produktif maupun pemanfaatan waktu untuk aktivitas selain pekerjaan.
2. Terapkan Jadwal Harian
Kalau ingin teratur dalam menggunakan waktu, Anda harus memiliki jadwal harian yang jelas. Jangan sekadar berencana ingin melakukan deretan aktivitas dalam 8 jam kerja. Namun, Anda perlu menyusun jadwal harian secara rinci berikut dengan alokasi waktu untuk setiap aktivitas.
3. Susun Prioritas
To-do list sangatlah efektif dalam meningkatkan produktivitas kerja. Hanya saja, Anda perlu menetapkan prioritas dengan tepat. Tips yang bisa Anda terapkan adalah dengan memanfaatkan Eisenhower Matrix.
Dalam Eisenhower Matrix, Anda bisa membagi setiap kegiatan menjadi empat kategori, yakni:
- Pekerjaan yang harus segera dilakukan. Kategori pekerjaan ini adalah tugas yang sifatnya mendesak dan penting. Oleh karena itu, Anda harus menyelesaikannya dengan segera.
- Jadwalkan. Selanjutnya, ada kategori pekerjaan yang bisa Anda jadwalkan. Hal ini berlaku untuk jenis pekerjaan penting dengan deadline yang masih belum pasti.
- Delegasikan. Tak semua tugas perlu Anda jalankan sendiri. Apalagi, untuk sebuah tugas yang bisa dilakukan oleh orang lain. Biar penggunaan waktu efektif, Anda bisa mendelegasikannya kepada orang lain. Terutama untuk tugas-tugas sederhana yang bisa mereka selesaikan.
- Hapus. Terakhir, Anda perlu mengeliminasi tugas yang dianggap tidak penting, dan bahkan termasuk salah satu bentuk pemborosan waktu.
4. Selesaikan Tugas yang Sulit Terlebih Dulu
Cara yang efektif dalam menyelesaikan tugas adalah dengan memilih pekerjaan sulit terlebih dulu. Langkah ini sangat penting, karena pada awal-awal menyelesaikan pekerjaan, pikiran Anda masih segar dan tidak mudah terdistraksi.
5. Kelompokkan Tugas yang Mirip
Untuk efektivitas pekerjaan, Anda perlu mengelompokkan jenis tugas yang proses pengerjaannya cukup mirip. Misalnya, Anda bisa mengelompokkan aktivitas berkaitan dengan email pada rentang antara pukul 10 sampai 11.
6. Tetapkan Waktu Penyelesaian untuk Setiap Tugas
Anda harus memiliki durasi waktu pengerjaan untuk setiap tugas dengan jelas. Pastikan untuk mematuhi tenggat waktu setiap tugas. Hal ini sangat penting biar Anda terbiasa dengan kedisiplinan.
7. Hindari Kebiasaan Multitasking
Multitasking bukanlah kebiasaan yang baik. Sebaliknya, multitasking membuat Anda bekerja tidak secara efisien. Apalagi, beralih dari satu tugas ke tugas lain memerlukan waktu dan hal ini dapat berdampak pada produktivitas kerja Anda.
8. Biasakan Diri dengan Keteraturan
Kebiasaan hidup yang teratur sangat penting dalam upaya melakukan manajemen waktu. Keteraturan membuat Anda tidak mudah lupa dalam menaruh barang ketika dibutuhkan. Cara paling sederhana adalah dengan membiasakan diri untuk mengatur meja kerja dengan teratur dan bersih.
9. Manfaatkan Time Management Tool
Terakhir, Anda bisa menggunakan berbagai tool yang bisa membantu dalam meningkatkan efektivitas pekerjaan. Contohnya antara lain adalah Slack yang memudahkan cara berkomunikasi di tempat kerja, Google Drive atau OneDrive untuk sarana penyimpanan berbasis cloud, maupun Google Calendar yang bisa Anda manfaatkan sebagai sarana reminder.
Itulah penjelasan lengkap berkaitan dengan personal development: time management and productivity. Dengan penerapan yang baik, manajemen waktu akan membuat Anda menjadi pribadi yang lebih teratur dan produktif.