Proses produksi melibatkan rangkaian tindakan yang menghasilkan produk final dalam jumlah serta kualitas yang disyaratkan. Kanban Systems merupakan salah satu cara untuk melancarkan prosedur tersebut sehingga tidak menghasilkan penumpukan inventori, informasi yang simpang siur, serta masalah lainnya.
Bagaimana cara menerapkan sistem ini dalam usaha Anda sendiri?
Apa Itu Kanban Systems
Kanban Systems merupakan sistem manajemen berbasis pengaturan inventori yang menggunakan petunjuk visual untuk mendeskripsikan alurnya. Penerapannya melibatkan informasi berbasis respons cepat dan petunjuk visual seperti cue cards, baik yang berbentuk fisik maupun digital.
Aspek komunikasi visual ini terlihat dari sejarah Kanban Systems di pabrik produksi Toyota di Jepang. Pada awal tahun 1940-an, insinyur Taiichi Ono mengembangkan sistem manajemen inventori untuk melancarkan proses produksi Toyota dan meningkatkan daya saing melawan pabrik Amerika. Sistemnya membantu mengurangi pemborosan inventori dan meningkatkan efisiensi produksi.
Sistem Ono memanfaatkan rangkaian kartu petunjuk visual yang dipajang di rak-rak besar sehingga para pekerja bisa melihat semuanya. Kartu tersebut terbagi ke dalam beberapa kategori seperti To Do, Done, dan In Progress. Semua informasi tersaji secara real-time dan setiap departemen bisa memastikan bahwa alur kerja mereka lancar.
Di zaman modern, Sistem Kanban bisa diterapkan lewat software yang menampilkan alur tugas masing-masing departemen serta kartu-kartu petunjuk digital. Setiap kartu berisi informasi terkait kemajuan tugas yang mereka lakukan. Masalah yang terjadi langsung dicatat sehingga bisa segera dievaluasi dan dikelola.
6 Prinsip Kanban Systems
Perusahaan masa kini bisa menerapkan Kanban Systems dengan mengadopsi teknologi seperti software manajemen dengan fitur visual cards. Akan tetapi, ada enam prinsip yang harus Anda ikuti untuk menerapkan Sistem Kanban, yaitu:
-
Memahami Alur Tugas Saat Ini
Prinsip utama Sistem Kanban adalah pemahaman akan tugas dan tanggung jawab setiap departemen dalam alur produksi. Hal ini menjadi patokan saat harus menerapkan sistem sesuai SOP masing-masing bagian.
-
Transformasi dan Peningkatan Kinerja secara Bertahap
Karena berfokus pada alur serta tanggung jawab di masing-masing departemen, Sistem Kanban mendorong perbaikan dan peningkatan kinerja dalam tahap kecil. Hal ini menciptakan transformasi yang sifatnya bertahap, bukan sekaligus.
-
Penerapan Konsep Leadership secara Merata
Konsep leadership tidak hanya diterapkan para manajer atau ketua tim. Para pegawai atau staf pun harus menerapkan elemen leadership seperti inisiatif, observasi, dan dorongan untuk membagikan ide.
-
Fokus pada Ekspektasi Konsumen
Penerapan Sistem Kanban bermuara pada ekspektasi dan kepuasan konsumen. Setiap langkah harus disesuaikan dengan standar yang diinginkan konsumen, terutama jika produk tersebut punya banyak saingan.
-
Atur Pekerjaan, Bukan Pekerjanya
Kanban Systems berfokus pada pengaturan sistem pekerjaan, bukan melakukan micromanagement terhadap setiap karyawan. Hal ini mendorong rasa tanggung jawab, kepercayaan, dan inisiatif terkait tugas masing-masing.
-
Evaluasi secara Berkelanjutan
Sistem Kanban mendorong evaluasi secara berkelanjutan bahkan selama proses produksi berlangsung. Setiap departemen dan staf bisa mengajukan ide yang akan langsung terlihat oleh setiap orang tanpa hambatan birokrasi.
Manfaat Penerapan Kanban Systems
Sistem Kanban membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, misalnya dalam hal mengurangi penumpukan bahan mentah agar tidak menumpuk saat proses produksi dilakukan. Sistem Kanban juga memangkas birokrasi terkait sharing pesan dan ide. Intinya, sistem ini memangkas hal-hal yang tidak diperlukan dalam proses produksi tanpa mengorbankan kualitas.
Anda bisa belajar menerapkan Kanban Systems lewat pelatihan yang berfokus pada perusahaan, misalnya program dari Peopleshift. Dengan materi yang berbasis pada tuntutan bisnis di era digital, sistem pelatihan ini akan membantu bisnis Anda untuk bisa beroperasi dengan lebih efektif dan efisien.