Komunikasi yang baik merupakan hal yang penting untuk digalakkan di tempat kerja. Idealnya, orang-orang dapat menerapkan active listening ketika berkomunikasi dengan kolega maupun klien.
Manfaat untuk Kelompok / Organisasi
Ada berbagai manfaat yang bisa Anda rasakan ketika menerapkan gaya komunikasi mendengarkan aktif di lingkungan kerja:
1. Membentuk rasa percaya
Gaya komunikasi ini membangun rasa percaya antara anggota kelompok. Anggota kelompok akan merasa bahwa dirinya didengarkan ketika berbicara dengan Anda. Mereka akan lebih proaktif dalam menyampaikan gagasan dan cenderung memilih untuk berinteraksi langsung dengan tim dibandingkan lewat perantara.
2. Informasi tersampaikan dengan baik
Anda memastikan bahwa informasi yang dikomunikasikan bisa dicerna lebih baik ketika menerapkan gaya komunikasi. Seseorang yang mendengarkan secara aktif cenderung fokus ke lawan bicara dan melakukan konfirmasi atas informasi yang diterima. Hal ini mencegah terjadinya salah interpretasi informasi.
3. Menyelesaikan konflik
Konflik adalah hal yang tidak terelakkan di dunia kerja. Orang-orang di dalam organisasi bisa saling salah paham atau tidak menyetujui opini orang lain. Active listening mendorong individu untuk melihat suatu permasalahan dari sudut pandang yang lain. Sikap tersebut sangat penting untuk menyelesaikan konflik.
4. Membantu individu berkembang
Gaya mendengar secara aktif merupakan cara individu untuk berkembang di tempat kerja. Senior menurunkan pengetahuan yang dimiliki ke juniornya dengan berbagai cara, seperti presentasi dan diskusi. Seorang junior yang mendengarkan secara aktif bisa menerima ilmu dari seniornya dengan maksimal.
5. Mendeteksi permasalahan dengan cepat
Mendengarkan secara aktif di tempat kerja membantu Anda mengidentifikasi permasalahan dengan cepat. Di dalam organisasi, sangat penting untuk melakukan mitigasi permasalahan sesegera mungkin sebelum isu tersebut berkembang lebih besar dan menjadi sulit untuk ditangani.
5 Teknik Active Listening
Ada beberapa teknik komunikasi yang bisa Anda terapkan ketika berinteraksi dengan kolega dan klien di tempat kerja:
1. Afirmasi verbal dan non-verbal
Lawan bicara Anda tidak akan tahu bahwa dirinya didengarkan jika Anda tidak memberikan afirmasi. Memberikan afirmasi bisa dilakukan dengan mengucapkan “ya” atau “oh” di waktu yang tepat. Anda juga bisa mengangguk maupun menggeleng sesuai dengan alur perbincangan.
2. Mengingat informasi terdahulu
Komunikasi di dalam organisasi terjadi dalam konteks tertentu. Biasanya sebuah diskusi akan mencakup informasi yang sudah disebutkan sebelumnya. Anda perlu mengingat informasi terdahulu untuk bisa mengikuti diskusi yang sedang dilaksanakan dengan optimal.
3. Parafrase
Ketika sedang berbincang dengan seseorang, Anda disarankan untuk melakukan parafrase. Ada dua manfaat dari teknik komunikasi ini, yaitu menunjukkan kepada lawan bicara bahwa Anda mendengarkan dan juga mengonfirmasi bahwa pemahaman Anda akan isu yang dibicarakan sudah tepat.
4. Fokus sepenuhnya ke lawan bicara
Saat berbincang dengan orang lain, Anda harus fokus terhadap lawan bicara. Diharapkan untuk tidak melakukan kegiatan lain di saat bicara dan juga mempertahankan kontak mata dengan partner bicara Anda. Dengan melakukan hal tersebut, Anda akan menerima informasi yang disampaikan lebih baik.
5. Netral
Netralitas merupakan sesuatu yang cukup sering diabaikan dalam komunikasi. Di lingkungan kerja, Anda disarankan untuk tidak merespons ucapan lawan bicara secara emosional. Gunakan bahasa dan nada suara yang netral agar tidak menunjukkan keberpihakan. Lawan bicara Anda pun akan merasa tidak dihakimi.
Active listening, jika dilakukan oleh seluruh karyawan, akan membantu sebuah kelompok untuk berkembang pesat. Keterampilan ini harus diasah secara terus-menerus. Awalnya Anda akan merasa canggung ketika menerapkannya. Namun lama kelamaan, hal tersebut akan menjadi kebiasaan Anda.