Assertive vs Aggressive dalam Komunikasi, Mana yang Lebih Baik?

Assertive vs Aggressive dalam Komunikasi, Mana yang Lebih Baik?

by Human ResourceOrganizational Culture

Kalau Anda perhatikan baik-baik, saat seseorang berbicara, ia akan melakukan beberapa jenis gaya. Ada yang berbicara secara tegas, ada pula yang cara bicaranya sangat menggebu-gebu.

Nah, hal tersebut merupakan bentuk dari gaya komunikasi assertive (asertif) dan aggressive (agresif). Untuk memahami kedua jenis gaya ini, mari simak uraian berikut hingga selesai!

Mengenal Komunikasi Assertive vs Aggressive?

Sekilas, antara komunikasi yang tegas dan menggebu-gebu tampak serupa. Namun demikian, jika kedua hal tersebut dipahami secara lebih mendalam, kita bisa melihat perbedaan yang signifikan.

Apa itu komunikasi assertive? Untuk memahami ini, Anda harus tahu dulu apa yang dimaksud dengan assertive. Secara umum, assertive adalah ketegasan. Jika dikaitkan dengan komunikasi, hal ini termasuk cara berkomunikasi yang jelas, langsung, serta konstruktif.

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini memiliki keyakinan bahwa pendapatnya dan pendapat orang lain sama-sama penting untuk dipertimbangkan dan dihormati.

Dengan kata lain, komunikasi asertif merupakan komunikasi yang dilakukan secara tegas, tetapi tetap menunjukkan rasa hormat, sehingga hal ini termasuk sesuatu yang positif.

Sementara itu, apa yang dimaksud komunikasi aggressive? Secara umum, komunikasi aggressive kerap dikonotasikan sebagai gaya komunikasi yang negatif. Kondisi ini terjadi karena dalam praktiknya orang-orang yang melakukan gaya komunikasi ini menyimpan emosi kemarahan dalam diri.

Meski demikian, mereka tetap bersikap tenang guna menutupi emosi tersebut agar bisa mengendalikan lawan bicaranya. Orang-orang yang berkomunikasi dengan gaya ini cenderung hanya mengutamakan pendapat diri sendiri tanpa peduli pendapat dari orang lain.

Perbedaan Komunikasi Assertive vs Aggressive

Dari uraian di atas, dapat sedikit disimpulkan kalau perbedaan mendasar antara komunikasi assertive dan aggressive terletak pada cara penggunanya dalam menghadapi pendapat orang lain.

Assertive berarti peduli dan menghargai pendapat orang lain, sementara aggressive tidak, alias hanya mementingkan pendapat diri sendiri.

Di samping itu, perbedaan komunikasi assertive dan aggressive dapat ditinjau dari cirinya masing-masing.

Ciri Komunikasi Assertive

  • Dapat mengekspresikan diri dengan jelas.
  • Mampu menjaga batasan saat menyampaikan suatu informasi.
  • Mampu untuk menolak atau berkata, “Tidak.”
  • Bisa digunakan untuk mengelola konflik yang konstruktif.
  • Menunjukkan bentuk penghargaan pada diri sendiri dan orang lain.
  • Mampu menjadi pendengar yang baik.
  • Cukup tenang dan terkendali.
  • Tidak ragu untuk meminta bantuan atau dukungan.

Ciri Komunikasi Aggressive

  • Ekspresi yang ditunjukkan adalah kemarahan.
  • Mengintimidasi lawan bicara secara fisik atau verbal.
  • Tidak menunjukkan kepedulian pada perasaan orang lain.
  • Menunjukkan reaksi yang berlebihan.
  • Tidak menghormati batas pribadi orang lain, sehingga sering menyerang ranah pribadi mereka.
  • Mendominasi.
  • Sulit digunakan untuk mengelola konflik.
  • Manipulatif.
  • Tidak empati.
  • Polanya selalu berulang.

Metode Komunikasi Assertive vs Aggressive

Setelah memahami pengertian dan perbedaan komunikasi assertive dan aggressive, kini saatnya memahami tentang metode yang digunakan.

Secara umum, metode komunikasi assertive dilakukan secara tenang dan terstruktur, apa yang ingin disampaikan sudah disusun sedemikian rupa.

Sementara itu, metode komunikasi aggressive adalah kebalikannya. Biasanya disampaikan secara impulsif, kata-katanya terdengar mengintimidasi, dan tidak memberikan kesempatan pada lawan bicara untuk berpendapat.

Perhatikan contoh ungkapan berikut ini:

  1. “Saya sangat menghargai tawaran bantuan yang Anda berikan. Namun maaf, saya ingin mencoba menyelesaikan pekerjaan ini sendiri dulu agar bisa menjadi sarana belajar.”
  2. “Saya bisa menyelesaikan pekerjaan ini sendiri, tidak perlu bantuan.”

Poin nomor 1 menunjukkan gaya komunikasi assertive, sementara poin nomor dua merupakan contoh gaya komunikasi aggressive.

Keduanya sama-sama bentuk penolakan atas suatu bantuan, tetapi poin 1 disampaikan secara tegas dan tetap memberikan rasa hormat pada lawan bicara, sementara poin 2 terkesan angkuh dan tidak menghargai.

Demikian uraian mengenai dua gaya komunikasi yang kerap digunakan oleh orang-orang dalam beraktivitas sehari-hari maupun pekerjaan. Jika disimpulkan dari uraian di atas, maka gaya komunikasi assertive bisa dibilang lebih baik dibanding gaya komunikasi aggressive.

Oleh sebab itu, sebaiknya Anda melatih diri untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara assertive, sekaligus mengendalikan diri untuk menghindari gaya komunikasi aggressive.

Business Communication Skill, Modal Sukses Seorang Pemimpin

Business Communication Skill, Modal Sukses Seorang Pemimpin

by Experiential Learning

Menjadi seorang pemimpin bukan hal mudah, inilah mengapa dibutuhkan beberapa keterampilan untuk mendukung kinerja. Dari sejumlah keterampilan yang ada, salah satu yang cukup penting adalah skill berkomunikasi. Terutama komunikasi bisnis atau business communication skill.

Apa itu Komunikasi?

Secara umum, komunikasi adalah proses transfer antara dua pihak atau lebih. Ada beberapa jenis komunikasi yang dikenal, yaitu komunikasi verbal, nonverbal, formal, serta informal. Selama sebuah informasi bisa tersampaikan dengan baik dan pihak yang menerima memahami informasi tersebut, komunikasi sudah terjadi.

Dalam dunia bisnis, komunikasi termasuk salah satu keterampilan yang dibutuhkan di hampir setiap lapisan. Mulai dari tingkat eksekutif hingga karyawan, skill komunikasi dibutuhkan untuk memastikan bahwa setiap informasi bisa tersampaikan dengan baik supaya tujuan bersama tercapai.

Bagi pemimpin, keterampilan komunikasi bisnis tidak hanya penting tetapi juga wajib untuk dimiliki. Menurut Rosenblatt komunikasi bisnis adalah pertukaran informasi, ide, dan instruksi yang disampaikan secara personal ataupun tidak. 

Dalam menerapkan komunikasi bisnis, pemimpin harus memastikan bahwa pesan yang disampaikan dapat dimengerti. Adapun manfaat dari memiliki keterampilan ini adalah, mempererat hubungan dengan mitra bisnis, meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan, dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat bagi karyawan. 

Pemimpin dengan skill komunikasi bisnis yang baik dapat melakukan setiap pekerjaan secara efektif dan efisien. Inilah mengapa, pemahaman yang kuat tentang teknik komunikasi bisnis dan kemampuan memanfaatkan teknologi informasi yang ada termasuk salah satu faktor penentu kesuksesan perusahaan. 

Komunikasi dan Leadership

Setiap organisasi pasti memiliki berbagai macam sumber daya manusia dengan latar belakang yang berbeda. Menyatukan semuanya terkadang tidak mudah karena masing-masing memiliki keunikan dan pola pikir berbeda. Untuk bisa bersinergi dan mencapai tujuan bersama, dibutuhkan komunikasi yang baik .

Komunikasi yang kurang baik dapat menimbulkan kesalahpahaman yang berdampak pada tidak harmonisnya lingkungan kerja, dan secara tidak langsung, berpengaruh pada efektivitas kinerja perusahaan. Inilah mengapa, salah satu keterampilan penting yang harus dimiliki seorang pemimpin adalah komunikasi. 

Seorang pemimpin tidak hanya memiliki peran sebagai komunikator yang baik, terampil, dan efektif di lingkungan internal perusahaan. Mereka juga diharapkan dapat berinteraksi dengan baik di luar perusahaan, baik itu dengan mitra atau pelanggan. 

Dengan kemampuan komunikasi yang baik, pemimpin dapat menghasilkan sekaligus membangun pemahaman secara maksimal. Pesan yang disampaikan juga dapat diterima oleh pengikutnya dengan tepat sehingga memudahkan pencapaian tujuan secara bersama. 

Efek positif lain dari komunikasi yang baik terciptanya rasa saling percaya antar setiap individu yang berinteraksi dengan pimpinan baik di dalam maupun di luar organisasi. Di dalam organisasi, komunikasi yang baik mampu membangun kerja sama yang baik pula di antara karyawan. 

Sedangkan di luar organisasi, kemampuan komunikasi yang baik akan memudahkan pemimpin dalam membangun relasi dengan rekan bisnis, dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Dengan kata lain, komunikasi yang efektif dan kepemimpinan yang efektif memiliki keterkaitan yang sangat erat. 

Mengingat komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi para pemimpin, maka meningkatkan kemampuan ini sangat disarankan. Sebagai pemimpin, melatih skill komunikasi tidak melulu tentang mampu tidaknya kita dalam menyampaikan informasi, didalamnya juga ada proses pembelajaran lain yang sangat bermanfaat.

Di antaranya adalah latihan untuk meningkatkan kecerdasan emosional, kestabilan emosi, kemampuan berpikir secara jernih, dan kemampuan mengekspresikan ide atau pendapat di depan umum (public speaking). Selain itu, latihan komunikasi juga mengajarkan kita untuk arus informasi yang sangat cepat.

Inilah mengapa, pemimpin dengan skill komunikasi termasuk business communication yang baik bisa dipastikan lebih cakap dan tanggap dalam menghadapi segala bentuk tantangan. 

5 Kemampuan Komunikasi yang Harus Dimiliki Pemimpin

Membaca ulasan di atas dapat kita simpulkan bahwa keterampilan berkomunikasi dan leadership merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan. Oleh karena itu, sebagai seorang pemimpin kita wajib memiliki beberapa kemampuan komunikasi. Di antaranya:

1. Menjadi pendengar yang baik

Memahami dan dipahami merupakan kebutuhan dasar manusia. Untuk memahami sesuatu, mendengar adalah salah satu upaya yang bisa dilakukan. Sebagai pemimpin, menjadi pendengar yang baik merupakan salah satu kemampuan komunikasi yang harus dimiliki. 

Jadi saat menerima informasi dari lawan bicara, hal pertama yang harus dilakukan adalah mendengarkan. Hindari keinginan untuk menyela dan mengganggu sampai orang tersebut menyelesaikan ucapan mereka. Hal ini tidak hanya dapat membantu kita memperoleh pemahaman maksimal, tetapi juga membuat lawan bicara merasa dihargai sehingga mereka pun akan berusaha menghagai kita. 

2. Berbicara Singkat dan Padat

Ketika melontarkan ide atau gagasan, sebaiknya lakukan dengan singkat dan jelas namun isinya sudah merangkum semua yang ingin disampaikan. Tidak hanya memudahkan lawan bicara dalam memahami, kemampuan ini juga akan membuat mereka nyaman berkomunikasi dengan kita sehingga hubungan yang baik pun terbangun secara maksimal.

3. Mengklarifikasi dan Menyimpulkan

Sebagai pemimpin, tanggung jawab yang dipikul cukup besar. Jadi ketika mengomunikasikan atau mendengarkan gagasan, kita harus memastikan bahwa informasi tersebut tersampaikan dengan baik. Untuk memastikannya, kita harus mau mengklarifikasi dan menyimpulkan. 

Cara ini tidak hanya memastikan bahwa informasi yang ingin disampaikan dapat dipahami, tapi juga menunjukkan bahwa sebagai pemimpin, kita mau mendengarkan pendapat orang lain secara terbuka. Lawan bicara akan sangat menghargai ketika kita memastikan apakah pesan yang diterima sudah sesuai dengan yang mereka sampaikan.

4. Memiliki Empati

Di sebuah perusahaan, persaingan merupakan hal yang tidak bisa dihindari. Setiap orang pasti ingin ide atau gagasan mereka dipakai dalam suatu kebijakan perusahaan. Bersaing adalah hal yang wajar. Namun sebagai pemimpin dengan skill komunikasi bisnis yang baik, dibutuhkan pula empati.

Apabila kita tidak setuju pada suatu gagasan, tidak perlu membuat hal ini menjadi masalah yang besar. Hargai dan pertimbangkan gagasan lawan bicara karena mungkin ada hal yang bisa kita dapatkan dari gagasan tersebut. Empati adalah kemampuan komunikasi yang membuat orang merasa kita mampu memahami orang lain dan menghargai sudut pandang yang berbeda.

5. Percaya diri

Kepercayaan diri merupakan hal penting dalam setiap berkomunikasi. Saat berkomunikasi dengan penuh percaya diri, lawan bicara akan merasa kita punya pemahaman yang baik tentang informasi yang disampaikan. Secara tidak langsung, mereka akan mendengar dan mau menyampaikan pendapat secara terbuka. Meskipun begitu, kita harus tetap berhati-hati karena percaya diri juga terkadang memberikan kesan lain terhadap lawan bicara.

6. Open Minded

Terakhir, dalam komunikasi yang baik dibutuhkan pula sudut pandang yang terbuka pada setiap gagasan (open minded). Jadi ketika tidak setuju dengan pendapat orang lain, cobalah untuk mencari jalan tengah yang menguntungkan semua orang. Komunikasi dengan pikiran terbuka tidak hanya memudahkan kita memahami orang lain tetapi juga melancarkan proses kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Berdasarkan ulasan di atas dapat disimpulkan bahwa business communication skill merupakan hal mutlak yang harus dimiliki oleh setiap pemimpin. Apabila merasa kurang dalam hal ini, jangan ragu untuk meningkatkan keterampilan komunikasi melalui pelatihan. 

Semoga bermanfaat.

Tantangan dan Solusi Komunikasi Bisnis di Era Kerja Remote

Tantangan dan Solusi Komunikasi Bisnis di Era Kerja Remote

by Digital Skills

Di era digital saat ini, kerja remote atau bekerja dari jarak jauh telah menjadi norma baru bagi banyak perusahaan di seluruh dunia. Transformasi ini tidak hanya mengubah cara dalam bekerja, tetapi juga cara berkomunikasi dalam lingkungan bisnis. 

Di satu sisi, perubahan ini membawa berbagai keuntungan, seperti fleksibilitas dan efisiensi yang lebih tinggi. Namun, di sisi lain, kerja remote juga menghadirkan berbagai tantangan dalam komunikasi bisnis. 

Pentingnya Komunikasi Bisnis dalam lingkungan Kerja Jarak Jauh 

Dalam lingkungan kerja jarak jauh, informasi harus dapat disampaikan dengan jelas dan tepat waktu. Hal ini perlu dilakukan untuk mencegah kesalahpahaman serta memastikan semua anggota tim berada pada jalur yang sama. 

Karenanya, komunikasi yang baik adalah kunci untuk memastikan kolaborasi lancar dan efektif. Tanpa komunikasi yang efektif, proyek dapat terhambat dan tenggat waktu bisa terlewatkan.

Tantangan Komunikasi Bisnis di Era Kerja Remote

Meskipun menawarkan fleksibilitas dan efisiensi, kerja remote juga menghadirkan berbagai tantangan dalam hal business communication, di antaranya:

1. Kurangnya Interaksi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka memainkan peran penting dalam memahami isyarat non-verbal. Tanpa isyarat non-verbal seperti ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan intonasi suara, pesan yang disampaikan melalui teks atau email dapat dengan mudah disalahpahami.

Tanpa interaksi tatap muka, kolaborasi juga menjadi kurang efektif dan efisien. Bagaimanapun, proses brainstorming, diskusi ide, dan kolaborasi kreatif lainnya lebih mudah dilakukan secara langsung. 

2. Pengelolaan Waktu dan Zona Waktu Berbeda

Dengan tim yang tersebar di berbagai zona waktu, mengatur rapat dan memastikan semua anggota tim tersedia pada waktu yang sama menjadi sangat menantang. Zona waktu yang berbeda dapat menyebabkan penundaan dalam respons dan keputusan. Hal ini dapat memperlambat alur kerja dan menyulitkan kolaborasi.

3. Komunikasi yang Tidak Efektif

Ketergantungan pada teknologi yang tidak andal atau kurangnya keterampilan dalam menggunakan alat komunikasi digital dapat menghambat aliran informasi dan kolaborasi tim.

4. Berpotensi Kehilangan Informasi

Dalam lingkungan kerja remote, komunikasi sering kali tersebar di berbagai platform dan alat, seperti email, pesan instan, dan dokumen berbagi. Ini bisa menyebabkan informasi penting tersebar dan sulit dilacak. 

Tanpa praktik dokumentasi yang baik, informasi penting bisa hilang atau terabaikan. Karyawan mungkin tidak secara konsisten mendokumentasikan percakapan, keputusan, atau perubahan proyek.

Solusi untuk Mengatasi Tantangan Komunikasi Bisnis

Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan perlu mengadopsi strategi dan alat yang efektif. Berikut beberapa solusi business communication yang dapat diterapkan:

  • Menggunakan Alat Kolaborasi yang Tepat

Gunakan alat seperti Slack, Microsoft Teams, atau Zoom untuk mendukung berbagai bentuk komunikasi, termasuk pesan instan, panggilan video, dan rapat virtual. Alat seperti Trello, Asana, dan Jira juga dapat membantu dalam mengelola tugas dan proyek secara kolaboratif.

  • Menyusun Jadwal Rapat yang Efektif

Adakan pertemuan mingguan untuk membahas kemajuan proyek, mengatasi hambatan, dan memastikan semua anggota tim tetap sinkron.

  • Menetapkan Pedoman Komunikasi yang Jelas

Tetapkan aturan tentang bagaimana dan kapan komunikasi harus dilakukan, termasuk waktu respons yang diharapkan dan saluran yang digunakan. Gunakan pula format standar untuk email, laporan, dan dokumentasi proyek guna memastikan konsistensi.

  • Memprioritaskan Komunikasi Asinkron

Komunikasi asinkron memungkinkan anggota tim untuk merespons pesan dan tugas sesuai dengan jadwal mereka sendiri sehingga memberikan fleksibilitas yang lebih besar. Dengan tidak harus selalu menunggu respons langsung, karyawan dapat fokus pada tugas-tugas mereka tanpa gangguan. 

Komunikasi asinkron juga sering kali melibatkan penulisan pesan yang lebih rinci. Dengan begitu, hal ini dapat menjadi catatan tertulis yang berguna untuk referensi di masa mendatang.

  • Memfasilitasi Interaksi Sosial Virtual

Interaksi sosial memainkan peran penting dalam membangun hubungan tim, meningkatkan kolaborasi, dan mempertahankan keterlibatan serta kesejahteraan karyawan.

Jadwalkan sesi santai waktu anggota tim bisa berkumpul secara online untuk berbincang-bincang tanpa agenda kerja. Atau, ciptakan ruang istirahat virtual di platform kolaborasi sehingga karyawan bisa mengobrol santai.

Mengatasi tantangan business communication dalam kerja remote memerlukan pendekatan yang terstruktur dan penggunaan alat serta strategi yang tepat. Dengan strategi yang tepat, komunikasi bisnis dapat tetap efektif sehingga bisa menjaga produktivitas dan kolaborasi dalam pengaturan kerja remote. 

7 Teknik Efektif untuk Managing Conflict dalam Tim, Leader Wajib Tahu!

7 Teknik Efektif untuk Managing Conflict dalam Tim, Leader Wajib Tahu!

by Organizational Culture

Mengelola konflik atau managing conflict dalam tim adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh seorang pemimpin. Konflik dapat muncul dari berbagai sumber, mulai dari perbedaan pendapat hingga ketegangan pribadi yang tidak terhindarkan. Namun, jika tidak ditangani dengan baik, konflik bisa merusak produktivitas, menghancurkan semangat tim, dan menghambat pencapaian tujuan organisasi. 

Teknik Managing Conflict dalam Tim

Setiap pemimpin wajib mengetahui bagaimana cara mengelola konflik yang efektif. Melalui pendekatan yang tepat, konflik dapat diubah menjadi peluang untuk pertumbuhan, inovasi, dan penguatan hubungan antar anggota tim. Lalu, bagaimana cara mengelola konflik dalam tim yang efektif? Berikut beberapa teknik yang dapat dilakukan:  

1. Komunikasi terbuka

Mengelola konflik memerlukan komunikasi terbuka. Pemimpin wajib menciptakan suasana lingkungan yang nyaman untuk para karyawan membicarakan masalah yang mereka alami. Selain itu, pemimpin juga harus mendengar setiap keluhan dengan rasa empati, memberi kesempatan untuk berpendapat, serta memastikan bahwa komunikasi berlangsung jujur antara setiap karyawan yang berkonflik.

2. Mencari akar permasalahan

Selain itu, setiap pemimpin juga harus mampu mengetahui akar masalah yang menjadi sumber konflik. Melalui pemahaman yang baik akan sumber konflik, para pemimpin bisa mendapatkan solusi terbaik untuk menyelesaikannya. 

3. Melakukan mediasi

Teknik lain yang dapat dilakukan dalam managing conflict adalah melalui mediasi, dan pemimpin tim menjadi mediator dalam aktivitas ini. Mediasi berarti mempertemukan pihak yang berkonflik, dan menjadi tugas mediator sebagai penengah yang membantu mencapai kesepakatan yang tidak merugikan salah satu pihak. Ini berarti, pemimpin harus bersikap netral saat menjadi mediator.

4. Mencari solusi terbaik

Dalam mengatasi konflik, tentu tidak ada solusi yang berat sebelah. Justru, pemimpin harus mencari solusi yang adil untuk semua pihak. Setiap pihak yang berkonflik harus merasa puas dengan kesepakatan yang diambil. Caranya, identifikasi apa yang menjadi kepentingan setiap pihak, temukan berbagai pilihan kreatif yang mungkin, dan cari titik tengah yang dapat memenuhi keperluan setiap pihak. 

5. Mengambil keputusan dengan melibatkan semua pihak yang terlibat dalam konflik

Tidak ada salahnya untuk melibatkan pihak yang mengalami konflik dalam menentukan solusi terbaik. Dengan demikian, setiap pihak yang berkonflik akan merasa didengarkan dan dimengerti oleh pimpinan, sekaligus mempunyai rasa kepemilikan yang besar untuk setiap keputusan yang disepakati. 

6. Membangun hubungan baik antaranggota tim

Tidak hanya berfokus pada managing conflict, pimpinan juga harus dapat menciptakan kerja sama dan hubungan yang baik kepada setiap anggota tim. Guna mewujudkan hal ini, pimpinan harus membentuk komunikasi, kepercayaan dan kolaborasi yang baik. Semakin baik hubungan setiap anggota tim, tentu akan menjadi lebih mudah bagi mereka dalam menyelesaikan konflik melalui cara yang lebih efektif dan efisien. 

7. Melakukan evaluasi

Setelah berhasil menyelesaikan konflik yang dialami anggota tim, langkah terakhir yang harus dilakukan adalah melakukan evaluasi dari permasalahan yang terjadi serta belajar dari kondisi tersebut. Evaluasi akan membantu memberikan pemahaman yang lebih baik akan faktor apa yang menjadi pemicu terjadinya konflik dan tindakan apa yang dapat dilakukan untuk mencegahnya pada masa mendatang. 

Selain itu, melakukan introspeksi bersama dengan semua anggota tim juga bisa membantu meningkatkan interpretasi sekaligus menciptakan potensi pertumbuhan tim yang jauh lebih baik. 

Managing conflict yang terjadi di antara anggota tim tentu tidak dapat dilakukan dengan tergesa-gesa. Pemimpin memerlukan kebijaksanaan, keahlian komunikasi, dan tentu saja kesabaran. Melalui hal-hal tersebut, ditambahkan dengan mengimplementasikan teknik yang tepat, para pemimpin organisasi tentu sangat mampu menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan harmonis serta menguatkan hubungan tim secara menyeluruh. 

Penerapan Strategi Behavior-based untuk Kesuksesan Manajemen Tim

Penerapan Strategi Behavior-based untuk Kesuksesan Manajemen Tim

by Organizational Culture

Salah satu rahasia sukses dalam kerja tim adalah perilaku (behavior) anggota yang selaras dan saling berkontribusi untuk tujuan bersama. Strategi behavior-based pun menjadi penting untuk memastikan keselarasan perilaku ini. Bagaimana caranya agar manajer tim bisa merapkan kesuksesan tim berbasis behavior?

Apa Itu Strategi Behavior-based? 

Behavior-based strategy adalah strategi yang menekankan pembentukan perilaku tertentu untuk mencapai tujuan. Konsep ini sering terlihat dalam aspek keamanan dan keselamatan kerja, terutama terkait pengamatan dan modifikasi perilaku staf atau anggota tim.

Strategi behavior-based berfokus pada observasi menyeluruh, evaluasi dan edukasi berdasarkan target perilaku yang telah disusun, serta pengamatan dan pelatihan secara terus-menerus. Tujuannya adalah memastikan bahwa anggota tim mengadopsi perilaku yang dianggap “sesuai standar”.

Keuntungan Menerapkan Strategi Behavior Based 

Penerapan strategi behavior-based dalam tim menawarkan beberapa keuntungan, yaitu sebagai berikut:

  • Efisiensi Kerja Meningkat

Strategi ini diterapkan menggunakan standar pengukuran perilaku. Hal ini memberi anggota tim standar tertentu yang bisa mereka ikuti. Hal ini akan membuat efisiensi kerja meningkat karena anggota tim punya standar perilaku.

  • Mudah Mendeteksi Kekurangan dan Risiko

Strategi behavior-based memudahkan pemimpin tim untuk mendeteksi kekurangan atau faktor risiko. Hal ini karena adanya penetapan standar perilaku yang baku sehingga setiap pelanggaran bisa terlihat jelas.

  • Mudah Memberi Feedback

Standar pengukuran perilaku akan memudahkan proses pemberian feedback. Pimpinan tim bisa memberi feedback spesifik untuk masing-masing anggota sehingga sifatnya lebih personal.

  • Meningkatkan Kualitas dan Kontribusi Karyawan

Strategi yang melibatkan modifikasi perilaku bisa menjadi sarana untuk meningkatkan kualitas serta keterlibatan karyawan. Anda bisa meningkatkan kinerja mereka lewat patokan pengukuran perilaku yang telah dibuat serta mengajak mereka terlibat dalam proses evaluasi.

Langkah Menerapkan Strategi Behavior-based dalam Manajemen 

Strategi manajemen berbasis perilaku bisa Anda terapkan dalam berbagai bidang. Inilah dasar-dasar penyusunan behavior-based strategy yang mampu memaksimalkan kerja manajemen dalam tim Anda.

  • Bangun Komitmen lewat Kepemimpinan

Para anggota tim kerja harus yakin dengan kualitas kepemimpinan agar lebih termotivasi untuk terlibat dalam strategi manajemen. Pemimpin harus menunjukkan komitmen dengan cara ikut terlibat dalam program, menerapkan standar serupa dalam perilaku sehari-hari, serta menyediakan materi dan sumber info yang dibutuhkan.

  • Lakukan Evaluasi Risiko dan Kekurangan

Strategi behavior-based dibuat berdasarkan perilaku yang harus diperbaiki atau ditingkatkan agar tujuan kerja tercapai. Lakukan evaluasi lengkap untuk menentukan hal apa saja yang wajib diperbaiki dengan modifikasi perilaku. Jangan lupa menentukan strategi manajemen risiko berdasarkan hasil observasi dan evaluasi.

  • Tetapkan Tujuan Strategi yang Terarah

Buat daftar target yang tim Anda harus capai lewat modifikasi perilaku. Misalnya, dalam strategi keamanan kerja, berkurangnya insiden terpeleset serta kelalaian penggunaan helm merupakan target dari modifikasi perilaku yang ditanamkan ke pegawai.

  • Ciptakan Sistem Respons dan Koreksi yang Akurat

Dalam strategi behavior-based, pengawas atau manajer tim harus bisa merespons perilaku tertentu secara cepat dan akurat. Hal ini penting untuk memodifikasi perilaku karyawan atau anggota tim sesuai yang diharapkan. Contohnya adalah pembuatan sistem teguran dan peringatan untuk karyawan yang lalai memenuhi standar kerja.

  • Beri Feedback Sebanyak Mungkin

Perubahan perilaku tidak akan terjadi tanpa sistem feedback yang terus-menerus. Jadikan pemberian feedback sebagai bagian rutin dari strategi behavior-based Anda, apapun bidangnya. Feedback tersebut bisa diberikan secara spontan atau pada waktu-waktu tertentu, misalnya saat rapat pagi dan mingguan.

  • Lakukan Evaluasi Menyeluruh

Evaluasi menyeluruh dilakukan untuk mengecek tahap pelaksanaan strategi, mendiskusikan kemajuan dan perubahan positif, serta menganalisis kekurangan dan faktor risiko yang terlihat. Hasil evaluasi harus dijadikan patokan untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas pelaksanaan strategi behavior-based dalam manajemen.

 

Strategi behavior-based menawarkan keunggulan unik dalam manajemen tim karena fokusnya terhadap perilaku positif. Lewat strategi yang membidik langsung perilaku anggota tim, manajer bisa menetapkan tujuan bersama, meningkatkan efisiensi, serta membuat standar pengukuran yang lebih mendetail untuk kebutuhan evaluasi.

5 Cara Menguasai Assertive Communication di Tempat Kerja

5 Cara Menguasai Assertive Communication di Tempat Kerja

by Experiential LearningOrganizational Culture

Komunikasi asertif (assertive communication) adalah kemampuan untuk menyampaikan ide dan perasaan dengan jelas dan tegas, tanpa menyakiti atau merendahkan orang lain. Di tempat kerja, komunikasi asertif sangat penting untuk membangun hubungan yang positif dengan kolega, atasan, dan klien. Dengan menguasai komunikasi asertif, Anda dapat:

  • Meningkatkan rasa percaya diri. Ketika Anda dapat mengungkapkan diri dengan jelas dan tegas, Anda akan merasa lebih percaya diri dalam berinteraksi dengan orang lain.
  • Membangun hubungan yang lebih kuat. Komunikasi asertif membantu membangun kepercayaan dan rasa hormat dalam hubungan Anda dengan orang lain.
  • Meningkatkan efektivitas komunikasi. Dengan mengomunikasikan kebutuhan dan keinginan Anda dengan jelas, Anda dapat menghindari kesalahpahaman dan mencapai hasil yang lebih baik.
  • Mengelola konflik secara efektif. Assertive communication dapat membantu Anda menyelesaikan konflik dengan cara yang konstruktif dan saling menguntungkan.

Berikut adalah lima cara untuk menguasai komunikasi asertif di tempat kerja:

Pahami Apa itu Assertive Communication

Langkah pertama untuk menguasai komunikasi asertif adalah dengan memahami apa itu. Komunikasi asertif adalah tentang menemukan keseimbangan antara menjadi pasif dan agresif. 

Orang yang pasif mungkin enggan untuk mengungkapkan diri, sedangkan orang yang agresif mungkin terlalu memaksakan kehendak mereka pada orang lain. Orang yang asertif, di sisi lain, dapat mengungkapkan diri dengan jelas dan tegas tetapi tetap menghormati orang lain.

Kenali Gaya Komunikasi Anda

Perhatikan bagaimana Anda biasanya berkomunikasi dengan orang lain. Apakah Anda cenderung pasif, agresif, atau asertif?

  • Orang yang pasif mungkin menghindari konflik dan kesulitan untuk mengatakan “tidak”. Mereka mungkin juga merasa tidak nyaman untuk mengungkapkan pendapat mereka.
  • Orang yang agresif mungkin mendominasi percakapan dan memaksakan kehendak mereka pada orang lain. Mereka mungkin juga berbicara dengan nada suara yang tinggi dan menggunakan bahasa tubuh yang mengancam.
  • Orang yang asertif dapat mengungkapkan diri dengan jelas dan tegas, sambil tetap menghormati orang lain. Mereka juga pandai mendengarkan dan mempertimbangkan sudut pandang orang lain.

Berlatihlah Mengatakan “Tidak”

Salah satu hal tersulit bagi banyak orang adalah mengatakan “tidak” kepada orang lain. Namun, penting untuk dapat mengatakan “tidak” ketika Anda merasa kewalahan atau ketika Anda tidak dapat memenuhi permintaan. Berikut beberapa tips untuk mengatakan “tidak” dengan cara yang asertif:

  • Ucapkan “tidak” dengan jelas dan tegas. Hindari mengatakan “mungkin” atau “saya akan coba”.
  • Berikan alasan singkat mengapa Anda mengatakan “tidak”. Anda tidak perlu menjelaskan diri secara berlebihan, tetapi berikan alasan yang jelas mengapa Anda tidak dapat memenuhi permintaan tersebut.
  • Tawarkan solusi alternatif. Jika memungkinkan, tawarkan solusi lain yang dapat memenuhi kebutuhan semua orang.
  • Tetaplah sopan dan hormat. Meskipun Anda mengatakan “tidak”, Anda tetap harus memperlakukan orang lain dengan hormat.

Gunakan Bahasa Tubuh yang Positif

Bahasa tubuh Anda dapat memberi sinyal kepada orang lain tentang bagaimana perasaan Anda. Saat Anda berkomunikasi secara asertif, penting untuk menggunakan bahasa tubuh yang positif. Berikut beberapa tips untuk menggunakan bahasa tubuh yang positif:

  • Jaga kontak mata. Kontak mata menunjukkan bahwa Anda tertarik dengan apa yang dikatakan orang lain dan bahwa Anda yakin dengan diri sendiri.
  • Berdirilah tegak dan tarik bahu Anda ke belakang. Postur tubuh yang baik menunjukkan bahwa Anda percaya diri dan terbuka untuk percakapan.
  • Senyumlah. Senyuman menunjukkan bahwa Anda ramah dan approachable.
  • Hindari menyilangkan tangan atau gelisah. Ini dapat menunjukkan bahwa Anda tertutup atau tidak tertarik.

Dengarkan dengan Penuh Perhatian

Salah satu aspek penting dari komunikasi asertif adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan penuh perhatian. Saat Anda mendengarkan orang lain, tunjukkan bahwa Anda tertarik dengan apa yang mereka katakan dengan melakukan kontak mata, mengangguk, dan mengajukan pertanyaan.

Hindari menyela atau memikirkan apa yang akan Anda katakan selanjutnya. Tunggu sampai orang lain selesai berbicara sebelum Anda menanggapi.

Komunikasi asertif adalah keterampilan yang penting untuk dimiliki oleh semua orang, terutama di tempat kerja. Dengan menguasai komunikasi asertif, Anda dapat meningkatkan hubungan Anda dengan orang lain, meningkatkan rasa percaya diri Anda, dan mencapai tujuan Anda. Semoga artikel ini bermanfaat!

Memimpin Service Excellence dalam Dukungan IT: Strategi dan Praktik Terbaik

Memimpin Service Excellence dalam Dukungan IT: Strategi dan Praktik Terbaik

by Organizational Culture

Di era digital serba cepat ini, dukungan IT yang efisien dan efektif telah menjadi tulang punggung bagi keberhasilan operasional dari banyak perusahaan. Ketergantungan yang tinggi akan teknologi membuat kualitas layanan IT yang superior menjadi kebutuhan. Memimpin Service Excellence (keunggulan layanan) dalam dukungan IT memerlukan strategi yang solid dan praktik terbaik.

Definisi Service Excellence dalam Dukungan IT

Keunggulan layanan dalam dukungan IT merujuk pada tingkat layanan yang melebihi harapan pengguna dengan cara memberikan dukungan teknologi informasi yang konsisten, efisien, responsif, dan proaktif. Ini mencakup berbagai aspek, termasuk keahlian teknis, kecepatan penyelesaian masalah, interaksi ramah dan profesional, serta kemampuan memprediksi dan mencegah masalah sebelum berdampak pada pengguna.

Mengapa Service Excellence Penting dalam Dukungan IT?

Terdapat beberapa alasan betapa pentingnya keunggulan layanan dalam dukungan IT, di antaranya:

A. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan 

Mendengarkan umpan balik pengguna secara aktif dan melakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala dapat membantu dalam memahami area yang memerlukan perbaikan dan meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.

B. Membangun Reputasi Perusahaan 

Layanan IT yang berkualitas tinggi mencerminkan profesionalisme dan kompetensi organisasi. Reputasi yang baik dalam hal dukungan IT dapat memperkuat citra perusahaan baik di mata karyawan maupun mitra bisnis eksternal.

C. Mendorong Loyalitas Pelanggan 

Service Excellence memastikan bahwa pengguna mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan dengan cepat dan efisien. Pengalaman positif ini meningkatkan kepuasan pengguna, yang pada gilirannya dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan mereka.

D. Meningkatkan Efisiensi Operasional 

Dengan menerapkan best practice dan standar yang jelas, dukungan IT dapat dioperasikan secara lebih efisien. Ini mengurangi pemborosan waktu maupun biaya, dan memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih baik untuk proyek-proyek strategis lainnya.

Strategi Memimpin Service Excellence dalam Dukungan IT 

Apakah upaya tim IT Anda sudah maksimal? Strategi berikut mungkin akan membantu Anda mencapainya.

A. Membangun Budaya Layanan Unggul

Manajer layanan IT harus menyediakan dan memfasilitasi pelatihan, pembinaan, pendampingan, dan peluang pengembangan karir bagi penyedia layanan TI, untuk meningkatkan kompetensi, kapabilitas, dan kepercayaan diri mereka.

B. Mengimplementasikan Teknologi Canggih 

Tim IT yang fokus pada Service Excellence cenderung lebih adaptif terhadap teknologi baru dan praktik terbaik. Ini memungkinkan organisasi untuk mengadopsi inovasi dengan lebih cepat dan tetap kompetitif dalam industri yang selalu berubah.

C. Mengukur dan Menganalisis Kinerja Layanan 

Memantau dan mengukur kinerja layanan IT artinya penyedia layanan IT harus mengumpulkan dan menganalisis data mengenai ketersediaan, keandalan, efisiensi, dan kualitas layanan IT, serta kepuasan dan umpan balik dari pelanggan dan pengguna. Selain itu, penyedia layanan IT harus melaporkan dan berbagi hasil kinerja dengan pemangku kepentingan terkait.

D. Responsif dan Proaktif dalam Menghadapi Masalah 

Untuk memastikan kelancaran penyampaian layanan adalah dengan menerapkan alat yang bertujuan mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara proaktif. Edgar Padua, Business Value Architect di penyedia tempat kerja digital Nexthink mengatakan, “dengan menggunakan strategi itu dan tindakan lanjutan, tim IT dapat memprioritaskan peta jalan transformasinya tanpa terjebak dalam proses dukungan reaktif, yang berisiko menghambat operasional bisnis penting.”

Praktik Terbaik dalam Menerapkan Service Excellence 

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat membantu tim IT mencapai layanan berkualitas tinggi:

A. Studi Kasus: Perusahaan dengan Service Excellence yang Sukses 

Google adalah contoh perusahaan teknologi internasional yang bergerak di bidang perangkat lunak dan layanan digital. Dengan ribuan karyawan di seluruh dunia dan berbagai produk yang melayani jutaan pelanggan, dukungan IT yang efisien adalah aspek krusial bagi operasional perusahaan. 

B. Teknik Komunikasi Efektif dengan Pelanggan 

Jaga komunikasi terbuka dengan pengguna untuk memberikan informasi yang jelas dan ramah mengenai status masalah dan langkah-langkah penyelesaiannya.

C. Pengembangan Tim yang Kompeten

Sediakan program pelatihan rutin untuk memperbarui pengetahuan tim mengenai teknologi terbaru dan praktik terbaik dalam layanan IT. Dorong anggota tim untuk mendapatkan sertifikasi yang relevan, seperti CompTIA, atau sertifikasi vendor spesifik.

Demikian ulasan mengenai memimpin Service Excellence dalam dukungan IT. Semoga bermanfaat. 

Mengenal Apa Itu Assertive Communication, Manfaat dan Penerapannya dalam Bisnis

Mengenal Apa Itu Assertive Communication, Manfaat dan Penerapannya dalam Bisnis

by Organizational Culture

Penguasaan kemampuan komunikasi yang baik sangatlah penting dalam mendorong kelancaran operasional bisnis. Ada berbagai teknik berkomunikasi yang bisa Anda kuasai. Salah satunya adalah assertive communication. 

Dalam pengertiannya, komunikasi asertif merupakan metode penyampaian yang mendorong Anda untuk bersikap tegas dan berani dalam mengutarakan pikiran, perasaan, maupun kebutuhan. Di waktu yang sama, Anda dapat melakukannya tanpa melakukan intimidasi maupun sikap merendahkan orang lain. 

Karakteristik Assertive Communication

Untuk dapat mengenal secara lebih mendalam tentang apa itu komunikasi asertif, Anda bisa mengetahui beberapa karakteristik dari metode komunikasi ini, yaitu: 

  • Kontak mata dengan lawan bicara yang mengindikasikan kalau Anda memberikan perhatian kepadanya. 
  • Postur tubuh yang penuh percaya diri. Hal ini menunjukkan kalau Anda berada pada situasi nyaman. 
  • Bersikap jujur dan terbuka, tanpa ada upaya melakukan manipulasi atau menipu. 
  • Menyampaikan pesan secara jelas. 
  • Menggunakan bahasa yang positif tanpa ada pemakaian kata-kata yang bersifat ancaman, menyalahkan, maupun shaming. 
  • Cara penyampaian pesan yang dilakukan pada waktu serta lokasi yang tepat. 

Manfaat Assertive Communication

Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dari penerapan pola komunikasi asertif, di antaranya: 

1. Membangun Rasa Percaya

Komunikasi asertif mendorong Anda untuk bersikap jujur dan terbuka. Kebiasaan ini pun akan mendorong orang-orang untuk menaruh kepercayaan terhadap setiap hal yang Anda sampaikan dan lakukan. 

2. Melindungi Privasi

Penerapan komunikasi asertif juga membantu Anda dalam menjaga privasi. Pola komunikasi ini mendorong Anda untuk bisa menyampaikan perasaan dan menggunakannya untuk menentukan batasan dalam hubungan pertemanan, bisnis, dan yang lainnya. 

3. Mencegah Stres

Komunikasi asertif juga menjadi sarana tepat dalam mencegah terjadinya stres di tempat kerja. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan metode komunikasi ini untuk mengungkapkan beban kerja secara efektif kepada atasan.

4. Mencegah Terjadinya Konflik

Penggunaan komunikasi asertif juga bermanfaat dalam mencegah terjadinya konflik dengan orang-orang di sekitar. Penerapannya membantu Anda untuk bisa berkomunikasi dengan baik dan efektif tanpa menimbulkan efek negatif pada hubungan dengan orang lain.

5. Mendorong Rasa Percaya Diri

Terakhir, Anda bisa memperoleh manfaat komunikasi asertif yang dapat meningkatkan rasa percaya diri. Bahkan, Anda juga bisa memperoleh manfaat tambahan berupa meningkatnya kepuasan pada hubungan yang dimiliki.

Cara Menumbuhkan Kemampuan Assertive Communication

Dengan manfaat yang begitu besar, Anda perlu membiasakan diri untuk menggunakan metode komunikasi asertif dalam kehidupan sehari-hari. Lalu, bagaimana cara yang dapat Anda praktikkan untuk menerapkannya? Ada 7 tips yang bisa Anda lakukan, yakni: 

1. Kedepankan Fakta

Tips pertama adalah dengan menyampaikan fakta, terutama berkaitan dengan hal yang tidak Anda sukai. Cara seperti ini lebih efektif dibandingkan penggunaan kata dengan nada yang negatif dan bersifat judgment. 

Contohnya, ada rekan kerja yang terbiasa terlambat ke kantor. Dia baru muncul setelah terlambat hampir 20 menit. Anda bisa mempraktikkan metode komunikasi asertif pada situasi alih-alih menggunakan pendekatan yang agresif. 

Respons yang harus Anda hindari: “Anda itu, ya! Selalu saja telat!”

Komunikasi asertif: “Kita seharusnya berkumpul dan memulai rapat pukul 13.30. Namun, sekarang sudah jam 13.50.”

2. Jangan Berlebihan dan Bersikap Menghakimi

Selanjutnya, Anda juga perlu membiasakan diri untuk tidak membesar-besarkan dan bahkan mendramatisi. Apalagi sampai menghakimi dengan disertai dengan nada suara yang keras. Sebagai gantinya, Anda hanya perlu memberikan penjelasan dengan baik. 

Respons yang harus Anda hindari: “Gara-gara Anda saya jadi tak bisa menikmati makan siang dengan enak dan jadi terburu-buru. Dasar, tukang telat!”

Komunikasi asertif: “Karena terburu-buru datang jam 13.30, saya harus makan dengan cepat. Apalagi, nanti ada jadwal lagi jam 14.00.”

3. Gunakan Kata “Saya”

Dalam penerapan komunikasi asertif, Anda dapat mengedepankan kata “saya” dibandingkan “Anda” atau “kamu”. Hal ini bertujuan untuk menghindari kalimat yang sifatnya menyerang dan akan mendorong lawan bicara untuk bersikap defensif. 

Selain itu, penggunaan kata “saya” juga membuat Anda bisa memfokuskan perkataan pada apa yang Anda rasakan. Hal ini juga akan meminimalkan sikap defensif dari lawan bicara dan akan mendorong mereka mempunyai rasa bersalah serta berusaha untuk melakukan perbaikan di masa mendatang. 

Respons yang harus Anda hindari: “Anda harus stop kebiasaan telat kayak gitu!”

Komunikasi asertif: “Saya ingin Anda lebih menghargai waktu orang lain dan datang tepat waktu.”

4. Gunakan Bahasa Tubuh

Komunikasi asertif mempunyai karakteristik dengan tidak hanya menggunakan kata-kata, tetapi juga bahasa tubuh. Oleh karena itu, pastikan Anda menerapkan bahasa tubuh yang penuh percaya diri saat berhadapan dengan lawan bicara.

Jaga postur tubuh dengan tegak. Gunakan mimik wajah yang netral. Jangan terbiasa untuk menyilangkan tangan maupun kaki. Selain itu, pastikan untuk menjaga agar pandangan fokus pada lawan bicara.

5. Belajar untuk Berkata “Tidak”

Tips yang tidak kalah penting dalam membiasakan untuk berkata tidak. Apalagi, bagi Anda yang mempunyai kesulitan untuk menolak permintaan dari orang-orang di sekitar. Anda pun bisa melakukan penolakan cukup dengan berkata, “Tidak, saya tidak bisa melakukannya”. 

Saat menyampaikan kalimat penolakan tersebut, Anda tidak perlu menjelaskan alasannya. Cukup sampaikan penolakan secara singkat. Kalaupun Anda memiliki alasan tersendiri, sampaikan dengan lugas dan tegas.

6. Berlatih untuk Mengatakan Apa yang Ingin Anda Katakan

Upaya yang tidak kalah penting adalah dengan berlatih mengucapkan apa yang ingin Anda sampaikan di dalam kepala. Cara berlatih yang bisa Anda lakukan cukup sederhana. Anda bisa memulainya dengan bicara di depan cermin.

Selain itu, Anda dapat pula berlatih komunikasi asertif dengan teman maupun pasangan. Selanjutnya, Anda bisa meminta feedback atau masukan atas latihan yang telah dilakukan tersebut. 

7. Jaga Kondisi Emosi

Tips terakhir adalah membiasakan diri untuk menjaga emosi. Menjaga kondisi emosi saat bicara dengan orang lain bisa jadi hal yang sulit. Apalagi, ketika berhadapan dengan orang yang tengah melakukan kesalahan seperti telat datang saat janji. 

Namun, menjaga emosi sangat penting dalam rangka menghindari terjadinya konflik dengan lawan bicara. Emosi yang stabil juga membantu Anda untuk bisa menyampaikan pesan secara lebih jelas.

Untuk menjaga agar kondisi emosi stabil saat berbicara dengan orang lain, biasakan untuk jangan bicara secara terburu-buru. Tarik napas panjang sebelum bicara. Selain itu, hindari pula kebiasaan merespons lawan bicara secara langsung, apalagi sampai memotong pembicaraan. Tunggu sejenak sampai mereka selesai bicara.

Nah, sekarang Anda sudah lebih memahami apa itu assertive communication dan berbagai manfaat dalam penerapannya, kan? 

Kemampuan ini bisa membantu Anda untuk melakukan komunikasi secara lebih baik. Selain itu, Anda juga bisa menjalin hubungan dengan orang lain secara lebih positif tanpa ada konflik yang dapat mengganggu produktivitas pekerjaan.

Selamat mencoba, dan semoga bermanfaat, ya. 

Effective Communication Skills: Manfaat, Strategi Mengasah, dan Kendala Umum

Effective Communication Skills: Manfaat, Strategi Mengasah, dan Kendala Umum

by Organizational Culture

Komunikasi yang tidak efektif sering menjadi akar permasalahan dalam suatu organisasi. Dampaknya beragam, mulai dari ketidakpuasan anggota organisasi hingga rendahnya produktivitas. Effective communication skills diperlukan untuk mengantisipasi isu semacam ini.

Kendala Komunikasi Umum dalam Organisasi

Organisasi disusun oleh berbagai macam individu sehingga kendala komunikasi adalah sesuatu hal yang lumrah. Terdapat beberapa kendala yang mengakibatkan komunikasi di dalam organisasi tidak berjalan efektif, yaitu:

1. Passive listening

Passive listening diartikan sebagai mendengarkan orang lain tanpa benar-benar memahami pesan yang disampaikan atau merasakan empati. Ketika seseorang tidak benar-benar mendengarkan lawan bicaranya, bisa terjadi kesalahpahaman. Kesalahpahaman tersebut kemudian dapat berkembang menjadi konflik.

2. Perbedaan budaya

Di tengah masyarakat yang multikultural, sebuah organisasi umumnya tersusun atas individu dengan latar budaya berbeda. Ketika individu-individu ini berinteraksi, ada kemungkinan terjadi konflik karena perbedaan logat, intonasi suara, gaya tulisan, dan sebagai macamnya.

3. Information overload

Di era modern ini, informasi datang dari berbagai penjuru. Tidak hanya informasi yang penting bagi organisasi saja yang diterima individu, melainkan juga “noise”. Ketika seseorang terlalu banyak menerima noise, terjadi kebingungan dalam memilah mana informasi yang penting dan tidak.

4. Sikap dan ego

Kendala berkomunikasi dalam organisasi lainnya adalah ketika anggota tidak bisa berempati kepada orang lain. Hal tersebut umumnya ditunjukkan oleh sikap tidak ingin mengalah dalam diskusi. Kondisi seperti ini menyebabkan komunikasi berjalan alot dan isu utama yang diperbincangkan justru malah terlewatkan.

Manfaat Effective Communication Skills

Jika anggota organisasi menerapkan effective communication skills, manfaat-manfaat berikut akan dirasakan, baik dalam waktu singkat maupun jangka panjang:

1. Peningkatan produktivitas

Organisasi yang mampu mengomunikasikan pesannya dengan efektif akan meningkat produktivitasnya secara signifikan. Ketika informasi tersampaikan dengan tepat, karyawan memahami apa yang diharapkan oleh organisasi terhadapnya. Pekerjaan mereka pun menjadi lebih terarah sesuai tujuan organisasi.

Karyawan juga memiliki pengetahuan yang cukup untuk menjalankan tugasnya dengan optimal. Misalnya, seorang manajer memberikan pelatihan kepada bawahannya untuk mengerjakan suatu tugas. Karena materi diberikan secara efektif, akibatnya keterampilan bawahan bertambah.

2. Employee engagement

Poin ini terkait dengan kesadaran karyawan mengenai apa porsinya di dalam organisasi. Karyawan memiliki pandangan yang konkret mengenai visi perusahaan dan apa peran nyatanya di dalam mewujudkan visi tersebut. Hal tersebut menimbulkan sense of purpose dalam diri karyawan.

Adanya sense of purpose ini mendorong karyawan untuk merasa terikat dengan organisasi. Individu yang memiliki keterikatan dengan organisasinya cenderung untuk tetap bertahan di sana sehingga turnover rate pun menjadi rendah.

3. Konflik terselesaikan

Komunikasi yang efektif juga memastikan bahwa konflik terselesaikan. Ketika konflik terlanjur terjadi, anggota dapat lebih mudah untuk menanggulanginya karena menerapkan keterampilan berkomunikasi yang baik. Mereka akan cenderung fokus untuk mencari solusi masalah dan bukan membahas hal yang tidak relevan.

Sistem komunikasi yang baik juga mencegah kesalahpahaman antara anggota organisasi. Anggota organisasi akan secara asertif mengutarakan pendapatnya dan juga melakukan konfirmasi jika terdapat informasi yang kurang jelas penyampaiannya.

4. Terjalin hubungan baik dengan klien

Effective communication skills juga penting dalam menjamin hubungan baik dengan klien. Miskomunikasi di dalam organisasi mengakibatkan hambatan dalam kegiatan operasional perusahaan, sementara miskomunikasi dengan klien langsung berakibat terhadap penurunan pendapatan.

Komunikasi yang baik dengan klien membuat mereka merasa lebih yakin untuk bekerja sama dengan organisasi Anda. Bahkan, mereka mungkin akan menyarankan layanan maupun produk Anda kepada orang lain.

5. Budaya organisasi yang baik

Budaya organisasi yang baik bisa terbentuk dari komunikasi yang efektif. Salah satu ciri khas komunikasi yang efektif adalah kemampuan untuk menghargai orang lain. Ketika anggota organisasi saling menghormati, maka atmosfer internal pun menjadi kondusif untuk pengembangan budaya.

Pihak manajer bisa mendukung hal ini dengan menerapkan standar untuk berkomunikasi dengan kolega di organisasi. Hal lain yang bisa dilakukan untuk menciptakan budaya organisasi yang baik adalah mengadakan berbagai kegiatan yang menjadi ciri khas organisasi tersebut.

6. Inovasi terus-menerus

Inovasi terus-menerus bisa dilakukan ketika komunikasi berjalan dengan lancar di dalam berbagai bagian organisasi. Seperti yang poin sebelumnya jelaskan, produktivitas akan meningkat secara signifikan jika anggota organisasi menerapkan effective communication skills.

Karena semua anggota organisasi termotivasi dan memiliki pengetahuan mumpuni akan bidangnya, mereka akan terus berusaha mewujudkan inovasi. Hal tersebut membuat organisasi menjadi lebih efisien dan bahkan bisa menjadi pionir di dalam pasarnya.

Strategi Mengasah Keterampilan Komunikasi

Mengasah effective communication skills di dalam organisasi tentunya bukanlah sesuatu yang mudah dan bisa dilakukan secara instan. Terapkan strategi berikut untuk mengasah keterampilan tersebut:

1. Dorong kolaborasi antara anggota organisasi

Keterampilan berkomunikasi seseorang tidak akan berkembang jika Anda tidak memberikan ruang untuk mengembangkan keterampilan tersebut. Karena itu, pihak manajerial di dalam organisasi perlu mendorong kolaborasi antara anggota organisasi.

Hal ini bisa dilakukan dengan menggabungkan individu dari berbagai departemen untuk mengerjakan suatu proyek. Organisasi juga bisa mengadaka acara-acara untuk membangun teamwork. Hal tersebut akan memotivasi karyawan untuk saling berinteraksi satu sama lain.

2. Gunakan tools yang sesuai

Manfaat tools yang sesuai untuk mendukung komunikasi di dalam organisasi Anda. Ada rapat yang memang perlu diadakan secara tatap muka, tetapi ada pula yang bisa dilakukan melalui media. Perhatikan kesesuaian konten yang Anda sampaikan dengan media yang digunakan.

Sebagai contoh, media seperti WhatsApp maupun Telegram cocok digunakan jika pesan yang disampaikan cenderung singkat dan membutuhkan respons cepat. Sementara itu, media untuk melakukan virtual meeting seperti Google Meet cocok jika topik yang dibahas urgen dan penting.

3. Perhatikan bahasa tubuh dan nada suara

Kesadaran akan bahasa tubuh dan nada suara diri sendiri maupun orang lain penting untuk seseorang di dalam konteks profesional. Kedua hal tersebut merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Keterampilan komunikasi ini harus terus-menerus diasah.

Selain menggunakan lisan, orang-orang cenderung mengungkapkan pikiran maupun perasaan secara nonverbal. Bahkan terkadang, ungkapan nonverbal ini merupakan cerminan asli dari apa yang mereka rasakan. Karena itu, Anda perlu sensitif terhadap sinyal nonverbal yang diberikan lawan bicara.

4. Komunikasikan fakta

Buatlah penyampaian fakta menjadi kebiasaan di dalam organisasi Anda. Salah satu caranya adalah mengoptimalkan peran manajer di dalam memimpin diskusi di dalam perusahaan. Manajer diharapkan mampu menjadi pengatur di dalam jalannya forum dan mengingatkan ketika topik sudah melenceng.

Fokus terhadap fakta menghindari terjadinya bias dalam distribusi informasi. Ketika menghadapi permasalahan atau mengerjakan tugas, individu cenderung lebih objektif dan tidak dikuasai perasaan. Pekerjaan yang dihasilkan juga akan lebih berkualitas karena atensi terhadap detail yang lebih tinggi.

Effective communication skills merupakan suatu hal yang harus dibudayakan di dalam organisasi. Individu yang masuk ke dalam organisasi dengan gaya komunikasi tersebut tentunya akan mengadopsi nilai-nilai tersebut. Memang membutuhkan waktu mengasahnya, tetapi dampaknya sangat besar.

Strategi Conflict Resolution dalam Organisasi (Cegah Masalah Berkepanjangan)

Strategi Conflict Resolution dalam Organisasi (Cegah Masalah Berkepanjangan)

by Organizational Culture

Konflik merupakan sesuatu yang tidak terelakkan dalam organisasi. Setiap organisasi harus menerapkan strategi conflict resolution yang baik untuk mencegah masalah yang berkepanjangan. Keberlangsungan organisasi sangat tergantung dari kemampuan tersebut.

Dampak Konflik yang Tidak Diselesaikan

Conflict resolution wajib dilakukan di dalam organisasi karena dampak konflik yang tidak terselesaikan cukup fatal.

1. Iklim kerja tidak kondusif

Individu di dalam organisasi yang sedang berkonflik akan merasa kurang nyaman ketika berada di lingkungan kantor. Bisa jadi karena interaksi negatif dengan kolega atau hambatan penyelesaian tugas. Hal ini pun berlaku pada individu yang tidak terlibat secara langsung dengan konflik tersebut.

2. Kepuasan kerja menurun

Akibat iklim kerja yang tidak kondusif, tingkat kepuasan kerja seseorang bisa menurun. Apabila dibiarkan terus-menerus, banyak pekerja yang akan mengundurkan diri dari organisasi. Tingkat turnover yang tinggi menjadi masalah baru bagi pihak manajemen.

3. Produktivitas menukik tajam

Konflik yang tidak terselesaikan mengakibatkan banyak tugas di dalam organisasi yang terbengkalai. Belum lagi jika banyak pekerja mengundurkan diri. Akibatnya, produktivitas perusahaan menurun tajam. Hal ini nantinya berdampak pada profitabilitas perusahaan itu.

Strategi Conflict Resolution

Terapkan strategi-strategi berikut untuk menyelesaikan konflik di dalam organisasi Anda:

1. Identifikasi masalah

Langkah conflict resolution pertama adalah menyadari bahwa memang ada masalah di dalam organisasi. Setelah itu, Anda bisa mulai mengidentifikasi akar permasalahan dan pihak-pihak yang terlibat di dalam konflik tersebut. Lakukan proses investigasi dengan perlahan dan tidak gegabah.

Mendefinisikan akar permasalahan konflik sangat penting di langkah awal ini. Ada beberapa penyebab utama terjadinya konflik di tempat kerja, seperti:

  • Komunikasi yang buruk
  • Kurangnya keterampilan individu-individu tertentu di organisasi
  • Penyampaian informasi terhambat
  • Sistem kerja remote
  • Perbedaan nilai antara anggota organisasi

2. Lakukan pertemuan tertutup

Ketika Anda sudah berhasil mengidentifikasi asal-muasal masalah, Anda perlu mengadakan pertemuan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam konflik. Pastikan bahwa pertemuan tersebut bersifat netral, tertutup, dan aman. Tempatkan diri Anda sebagai mediator yang tidak berpihak.

Mediator harus menerapkan pendekatan yang positif dan asertif. Akan lebih baik jika Anda memberikan aturan saat pertemuan tersebut untuk memastikan bahwa masing-masing pihak saling mendengarkan satu sama lain. Cara ini akan membuat pihak yang bersengketa merasa diterima oleh organisasi dan koleganya.

3. Buat tujuan dan rencana yang jelas

Setelah masing-masing pihak saling mengutarakan pikiran dan perasaannya, langkah berikutnya adalah membuat tujuan untuk menyelesaikan konflik tersebut. Tujuan tersebut harus didesain dengan rencana yang jelas. Adanya tujuan bersama ini membuat proses conflict resolution lebih mudah.

Anda perlu memahami bagaimana tendensi individu dalam menghadapi konflik untuk merancang resolusi secara optimal. Pastikan bahwa solusi yang Anda tawarkan mengakomodasi kebutuhan semua pihak karena hal tersebut penting untuk kohesivitas organisasi.

4. Lakukan evaluasi

Penetapan tujuan bersama bukanlah langkah akhir dalam resolusi. Anda perlu terus memantau proses penyelesaian masalah untuk memastikan bahwa solusi yang diberikan berhasil. Jika perlu, jadwalkan pertemuan dengan pihak-pihak terkait untuk memastikan progres penyelesaian konflik.

Sebaiknya, rapat evaluasi pertama dijadwalkan sekitar dua minggu setelah solusi diputuskan. Jarak waktu tersebut memberikan kesempatan kepada individu untuk mencoba apakah solusi tersebut efektif. Mediator perlu mendorong pihak terkait untuk jujur mengungkapkan pendapat tentang solusi yang ditawarkan.

Manajer bisa menerapkan strategi penyelesaian masalah yang lampau untuk masalah serupa di masa kini.  Tentunya hal tersebut dilakukan dengan beberapa penyesuaian. Conflict resolution adalah suatu proses yang berkesinambungan. Organisasi harus bisa beradaptasi dengan berbagai dinamika di dalamnya.