Apa saja yang dibutuhkan sebuah bisnis untuk berkembang? Salah satu pendukung yang paling mendasar adalah kinerja karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Lalu, bagaimana caranya supaya kinerja karyawan tetap baik? Tentu harus ada proses komunikasi mengenai target, pengamatan, hingga evaluasi. Semua tahap itu diatur oleh performance management system.
Apa sebenarnya sistem manajemen kinerja ini? Simak ulasan dalam artikel berikut untuk mengetahui pengertian, penerapan, serta tantangan yang kerap kali muncul.
Apa itu Performance Management System?
Pertama-tama, mari kita pahami dahulu pengertian dari performance management system. Dilansir dari laman Great Nusa, istilah ini merujuk pada sebuah sistem berkelanjutan yang diterapkan dalam organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, mengukur, serta meningkatkan kualitas kerja orang-orang di dalamnya.
Kinerja yang dilakukan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk memenuhi target bisnisnya.
Selain pemantauan dan arahan dari atasan, sistem manajemen ini juga mengharuskan komunikasi dua arah. Semua pihak yang terlibat bisa saling memberi masukan dan mengutarakan pendapat. Hal tersebut dilakukan lantaran perusahaan akan mendapat insight untuk terus melakukan perbaikan agar bisa mencapai target yang telah ditetapkan.
Bagaimana Supaya Performance Management System Berjalan Efektif?
Lantas, seperti apa tahap penerapan performance management system? Apakah bisa dilakukan cukup dengan mengoreksi dan memberi masukan atas kinerja seseorang?
Ternyata, ada sejumlah tahap yang harus terpenuhi dalam manajemen kinerja ini agar berjalan efektif dan hasilnya sesuai harapan yakni perencanaan, pengawasan, penilaian, dan penghargaan. Karena sistem tersebut sifatnya berkelanjutan, maka empat tahap tersebut dilakukan terus-menerus seperti sebuah siklus.
Lalu, apa saja kiat yang harus diperhatikan agar sistem manajemen performa bisa efektif?
1. Menetapkan tujuan
Hal yang paling mendasar adalah kita harus mengetahui apa yang ingin kita capai dari penerapan sistem manajemen kinerja tersebut. Untuk memudahkan perumusan tujuan, kita bisa mulai dengan mencoba menjawab pertanyaan mengenai perusahaan misalnya soal operasional, produktivitas, serta keterlibatan karyawan.
2. Deskripsi tugas yang jelas
Kiat selanjutnya adalah menyampaikan informasi yang jelas mengenai tugas yang harus dijalankan oleh karyawan. Pasalnya, jika mereka sungguh memahami peran masing-masing, maka mereka akan bekerja sesuai dengan arahan yang diberikan oleh perusahaan untuk mencapai target.
3. Membuat kerangka kerja
Tujuan perusahaan harus diimbangi dengan rencana kerja yang sesuai. Buat kerangka kerja dalam periode waktu yang singkat, misalnya bulanan. Bagi tujuan perusahaan ke dalam target-target kecil atau jangka pendek. Cara ini akan membantu karyawan untuk memenuhi tujuan perusahaan.
4. Pemantauan secara berkala
Pantau dan ukur hasil kerja karyawan menggunakan metode dan data akurat seperti metrik. Kita akan bisa menilai sejauh mana progres yang telah dicapai. Selain itu, akan tampak pula kendala yang dihadapi, serta hal-hal yang masih harus diperbaiki dan membutuhkan solusi.
5. Memiliki acuan untuk karyawan
Selain memberi arahan yang jelas tentang tugas karyawan, menetapkan acuan juga tidak kalah penting. Dilansir dari blog Mekari Qontak, beberapa hal yang diatur dalam acuan ini meliputi batasan, tindakan penyesuaian, juga peluang.
Arahan dan pedoman kerja yang jelas akan berdampak positif terhadap kualitas kinerja karyawan.
6. Menciptakan lingkungan kerja yang positif
Lingkungan kerja yang positif merupakan salah satu elemen penting untuk kemajuan perusahaan. Lingkungan seperti ini bisa dibentuk dengan adanya komunikasi yang baik, motivasi bekerja, dan nilai-nilai positif lainnya yang dipegang bersama. Suasana kerja menjadi harmonis dan sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan.
7. Bersikap profesional
Cara selanjutnya untuk menciptakan manajemen kinerja yang efektif adalah dengan bersikap profesional. Saat harus memberikan feedback untuk rekan kerja, ingatlah untuk selalu bersikap objektif. Fokus pada soal perilaku kinerja dan hindari memberi masukan yang didasari penilaian karakteristik pribadi. Penilaian juga tidak boleh dipengaruhi oleh relasi personal antara karyawan maupun dengan atasan.
8. Terbuka terhadap masukan
Mintalah masukan dari berbagai pihak yang terlibat dalam operasional bisnis. Dorong karyawan untuk saling memberikan masukan dan bersikap terbuka apabila ada saran perbaikan. Cara ini membantu manajemen dalam menilai kinerja karyawan, mengetahui tantangan yang dihadapi, dan menemukan solusi.
9. Menerapkan sistem reward
Karyawan yang sudah berkontribusi terhadap kemajuan perusahaan layak diberikan penghargaan. Cara ini akan membuat mereka merasa dihargai dan tetap termotivasi untuk memberikan yang terbaik. Pada akhirnya, loyalitas akan tumbuh dengan sendirinya.
Sayangnya, terkadang pemberian reward atau imbalan kerja yang layak luput dari perhatian pemilik usaha. Padahal, penghargaan bisa mendatangkan dampak positif. Selain membuat karyawan menjadi loyal, tingkat turnover pun bisa ditekan.
Contoh Performance Management System
Lalu, seperti apa performance management system yang banyak dipraktikkan?
- Employee feedback
Karyawan bisa secara langsung diminta untuk memberikan penilaian. Tentu saja hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja.
- Manager evaluation
implementasi berikutnya adalah pemberian feedback untuk atasan oleh pimpinan. Tim bisa dilibatkan dalam penilaian ini dengan memberikan masukan terhadap manajer. Nantinya, akan terlihat bagaimana komunikasi terjalin antara anggota tim.
- General appreciation
General appreciation adalah sistem manajemen kinerja dengan penilaian dua arah, yakni atasan dan karyawan saling memberi masukan. Cara seperti ini akan meningkatkan kualitas komunikasi dalam perusahaan sehingga memudahkan pencapaian progres yang diinginkan.
Tantangan yang Kerap Dihadapi
Sistem manajemen ini memang membawa sejumlah dampak positif. Namun, dalam pelaksanaannya, ada beberapa tantangan yang harus kita antisipasi. Tantangan tersebut di antaranya adalah:
1. Minim dukungan dari atasan
Kurangnya dukungan dari atasan akan menghambat perusahaan dalam mencapai target. Contohnya, atasan tidak mengkomunikasikan tugas secara jelas pada karyawan. Hal tersebut menyebabkan kinerja tidak maksimal sehingga tujuan perusahaan lebih sulit untuk dipenuhi.
2. Komunikasi kurang baik
Komunikasi yang tidak terjalin dengan baik akan menjadi penghambat performa perusahaan. Ada berbagai cara yang bisa dilakukan untuk membangun komunikasi yang sehat dalam perusahaan. Misalnya, mengadakan meeting untuk menyamakan persepsi dan menghabiskan waktu bersama di luar jam kerja seperti acara outing.
3. Kurangnya motivasi dalam tim
Berprestasi secara individu saja terkadang tidak cukup. Dalam operasional perusahaan, kita sering kali dituntut untuk bisa bekerja sama dengan tim. Sayangnya, kerja sama tim sering terhambat oleh beberapa hal, seperti pembagian tugas yang tidak proporsional, adanya dominasi karyawan tertentu, dan lain sebagainya.
4. Manajemen sulit beradaptasi
Di lingkungan kerja, kita harus siap melakukan berbagai penyesuaian. Terkadang, evaluasi menuntut tindakan perbaikan dengan segera. Perbaikan hanya bisa berjalan apabila karyawan dan manajemen bisa menerima solusi dan melakukan penyesuaian strategi.
Memakai pendekatan lama yang sudah tidak sesuai hanya akan menghambat progres bisnis.
Demikian pembahasan mengenai performance management system. Sistem ini membantu perusahaan mendapatkan gambaran yang akurat mengenai kinerja karyawan dan progres yang telah dicapai. Meskipun demikian, kita harus mengantisipasi beberapa tantangan yang kerap muncul. Dengan begitu, sistem bisa berjalan efektif dan membuahkan hasil yang diinginkan. Semoga bermanfaat.