Divisi HR dalam sebuah perusahaan memiliki peran penting dalam mengelola SDM. Dalam upaya pengelolaan tersebut, ada tahapan penting yang menjadi tanggung jawab dari HR, yakni workforce planning atau perencanaan tenaga kerja.
Dalam pengertiannya, perencanaan tenaga kerja adalah strategi perusahaan dalam mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dan memanfaatkannya secara optimal. Dengan begitu, divisi HR bisa melakukan pengelolaan tenaga kerja secara efektif dan menyelaraskannya dengan tujuan bisnis perusahaan.
Manfaat Workforce Planning dalam Bisnis
Ada berbagai manfaat yang bisa Anda peroleh dari penerapan perencanaan tenaga kerja, di antaranya:
- Membantu perusahaan dalam menyusun jadwal kerja dan shift para karyawan
- Membantu dalam mengantisipasi adanya karyawan yang resign atau pensiun
- Memudahkan perusahaan dalam menyusun strategi perekrutan karyawan baru
Implementasi Workforce Planning
Selanjutnya, Anda dapat melakukan implementasi workforce planning dengan beberapa tahapan, yaitu:
1. Analisis Kebutuhan Produksi
Langkah pertama yang perlu Anda laksanakan dalam implementasi workforce planning adalah analisis kebutuhan produksi. Anda harus tahu seberapa besar kemampuan produksi perusahaan saat ini. Selain itu, pahami juga durasi waktu produksi yang diperlukan untuk memenuhi target yang ditetapkan.
Tak cukup itu saja. Analisis kebutuhan produksi juga dipengaruhi oleh faktor lain, termasuk di antaranya adalah tujuan bisnis perusahaan. Misalnya, perusahaan berencana untuk membuka kantor cabang baru. Maka, Anda perlu pula mempertimbangkan adanya peningkatan kemampuan produksi untuk memenuhi tujuan tersebut.
2. Identifikasi Keterampilan yang Dibutuhkan
Tahapan selanjutnya adalah dengan melakukan identifikasi kompetensi atau keahlian yang dibutuhkan. Kompetensi tersebut berkaitan erat dengan posisi yang tengah memerlukan tambahan tenaga. Misalnya, apakah Anda butuh supervisor, teknisi, atau staf produksi biasa?
Setiap posisi perlu memiliki kualifikasi keahlian tersendiri. Hal ini harus menjadi pertimbangan. Tujuannya, biar Anda bisa mendapatkan karyawan dengan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Evaluasi Kebutuhan Tenaga Kerja
Tahapan berikutnya, Anda perlu melakukan evaluasi tenaga kerja yang dimiliki perusahaan. Tujuannya adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh terkait kompetensi serta keahlian dari masing-masing karyawan. Dengan begitu, Anda bisa paham kelebihan serta kekurangan dari tenaga kerja perusahaan.
Pada tahapan ini, ada dua keputusan yang bisa Anda ambil. Pertama adalah dengan melakukan perekrutan karyawan baru untuk menutupi kekurangan dari tenaga kerja yang telah ada. Selanjutnya, ada pula opsi untuk memberikan pelatihan berkaitan dengan keahlian yang menjadi kekurangan dari para karyawan.
4. Perencanaan Perekrutan Karyawan
Berikutnya, Anda dapat melakukan perencanaan perekrutan karyawan. Lakukan peninjauan secara menyeluruh berkaitan dengan posisi serta kualifikasi yang dibutuhkan. Selain itu, pertimbangkan pula strategi perekrutan yang diterapkan.
Dalam proses perekrutan, Anda dapat memanfaatkan sumber daya internal yang dimiliki. Selain itu, ada pula opsi untuk menggunakan agensi rekrutmen karyawan.
5. Pengembangan Tenaga Kerja
Meski Anda sudah melakukan perencanaan perekrutan karyawan, program pengembangan keahlian untuk karyawan internal tetap harus ada. Tujuannya adalah agar keahlian karyawan dapat meningkat dan selaras dengan standar kerja perusahaan.
6. Evaluasi
Langkah terakhir dalam workforce planning adalah dengan menjalankan evaluasi secara berkala. Proses evaluasi bertujuan sebagai bahan pertimbangan dalam menilai tingkat keberhasilan dari strategi yang telah dijalankan. Dari situ, Anda dapat melakukan perbaikan maupun peningkatan agar dapat berjalan lebih optimal.
Sekarang, Anda sudah bisa lebih memahami apa itu perencanaan tenaga kerja dan kenapa perusahaan membutuhkannya, kan? Selanjutnya, Anda pun dapat menerapkan strategi yang tepat dalam perencanaan tenaga kerja. Semoga bermanfaat.