7 Manfaat Kanban Systems untuk Alur Kerja yang Lebih Baik

7 Manfaat Kanban Systems untuk Alur Kerja yang Lebih Baik

by Digital Skills

Apa yang dimaksud dengan Kanban Systems?

Kanban secara bahasa sebenarnya artinya adalah signboard atau papan penanda. Dikembangkan oleh praktisi Jepang, metode Kanban atau Kanban Systems sudah ada dan digunakan oleh berbagai perusahaan di dunia dalam beragam sektor industri selama lebih dari 50 tahun.

Kanban System digunakan untuk mengontrol produksi dan rantai pasokan, ini mendasarkan pada sistem komunikasi yang menyampaikan informasi perencanaan, alokasi tugas, dan pelaksanaan. Teknologi ini awalnya ditemukan oleh seorang karyawan di Toyota dan pertama kali diterapkan di pabrik perusahaan tersebut. Bagaimana Kanban Systems bisa membuat alur kerja menjadi lebih baik? Simak 7 manfaatnya berikut ini!

  • Visibilitas yang Lebih Baik

Dengan sistem Kanban, informasi tentang status pekerjaan tersedia secara visual untuk semua anggota tim, memastikan transparansi dan pemahaman yang lebih baik tentang alur kerja. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang sedang dikerjakan, di mana, dan oleh siapa, tim dapat berkolaborasi lebih efektif dan merespons perubahan dengan lebih cepat.

  • Meningkatkan Efisiensi

Kanban membantu mengoptimalkan alur kerja dengan membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung (Work in Progress – WIP). Dengan membatasi WIP, tim dapat fokus pada menyelesaikan pekerjaan yang telah dimulai sebelum memulai yang baru. Hal ini mengurangi pemborosan, seperti pekerjaan yang terbengkalai atau tidak selesai, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

  • Meningkatkan Produktivitas

Dengan memvisualisasikan alur kerja dan membatasi WIP, Kanban membantu tim untuk memprioritaskan pekerjaan yang paling penting dan menyelesaikannya lebih cepat. Dengan fokus yang jelas pada pekerjaan yang sedang berlangsung, tim dapat meningkatkan throughput dan mencapai hasil yang lebih signifikan dalam waktu yang lebih singkat.

  • Mencegah Beban Berlebih pada Tim

Kanban membantu mencegah tim dari kelebihan beban kerja dengan menetapkan batas WIP yang jelas. Dengan membatasi jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan secara bersamaan, tim dapat menghindari penumpukan pekerjaan yang berlebihan yang dapat menyebabkan stres dan kelelahan. Hal ini membantu menjaga keseimbangan kerja yang sehat dan meningkatkan kepuasan anggota tim.

  • Meningkatkan Fokus Tim

Dengan membatasi jumlah pekerjaan yang dapat dikerjakan bersamaan, Kanban membantu tim untuk fokus pada satu tugas pada satu waktu. Dengan mengurangi gangguan dan multitasking, tim dapat lebih fokus dan efektif dalam menyelesaikan pekerjaan. Hal ini membantu meningkatkan kualitas pekerjaan dan mengurangi risiko kesalahan.

  • Fleksibilitas

Kanban Systems adalah sistem yang sangat fleksibel, mampu disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap organisasi. Kemampuannya untuk dengan mudah dimodifikasi memungkinkan adaptasi terhadap perubahan dalam alur kerja atau prioritas bisnis tanpa mengganggu kelancaran operasional.

  • Meningkatkan Kolaborasi 

Kanban Systems mendorong kolaborasi dengan menyajikan representasi visual yang jelas dari alur kerja kepada seluruh tim. Dengan transparansi ini, setiap anggota tim dapat melihat status pekerjaan dan berpartisipasi dalam pemecahan masalah secara bersama-sama. Ini memperkuat komunikasi tim dan meningkatkan kemampuan untuk mengatasi tantangan dengan lebih efektif.

Dengan Kanban Systems, alur kerja menjadi lebih terorganisir, efisien, dan responsif terhadap perubahan. Visibilitas yang lebih baik, peningkatan produktivitas, dan kolaborasi yang ditingkatkan adalah beberapa manfaat yang akan Anda rasakan. Dengan menerapkan prinsip-prinsip Kanban, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional mereka untuk mencapai hasil yang lebih baik dan memuaskan.

7 Productivity Tools untuk Menunjang Pekerjaan Anda

7 Productivity Tools untuk Menunjang Pekerjaan Anda

by Digital Skills

Productivity Tools untuk Mendukung Pekerjaan

Di era digital seperti saat ini, tuntutan pekerjaan juga semakin kompleks dan membutuhkan respon time yang cepat. Oleh karena itu, diperlukan productivity tools yang dapat membantu meringankan atau memudahkan pekerjaan Anda. Berikut ini ada beberapa productivity tools yang populer yang dapat menunjang pekerjaan Anda:

Google Calendar

Google Calendar merupakan salah satu productivity tools yang dapat membantu Anda mengorganisir beragam agenda pekerjaan. Selain itu Google Calendar juga dapat digunakan sebagai pengingat kegiatan, membagikan jadwal rapat atau acara.

Kemudahan lain yang ditawarkan Google Calendar yaitu Anda dapat mengintegrasikan layanan ini dengan Gmail, Google Drive, atau aplikasi layanan Google lainnya untuk menjadwalkan tugas atau acara. Selain itu, productivity tools ini juga menyediakan kalender yang dapat Anda akses di mana saja dan kapan saja melalui beserta catatannya, asalkan menggunakan email yang sama.

Zoom

Zoom merupakan productivity tools yang populer semenjak 2020 karena adanya pandemi Covid-19. Pandemi kala itu menyebabkan kebutuhan terhadap aplikasi Zoom ini sangat tinggi. Mulai dari pendidikan hingga perusahaan membutuhkan Zoom untuk melakukan rapat atau konferensi.

Zoom merupakan aplikasi video conference yang mudah digunakan. Selain itu, aplikasi ini sangat memudahkan share screen, rename, ganti background, dan tersedia fitur breakout room untuk Zoom Pro. Kemudahan inilah yang membuat Zoom masih menjadi aplikasi meeting andalan banyak pihak hingga saat ini.

Trello

Trello merupakan aplikasi yang memudahkan Anda mengorganisasikan tugas dengan tim, serta menetapkan tenggat waktu pengerjaannya. Tugas bisa dilampirkan di card, dan orang yang ditugaskan jika sudah menyelesaikan tugasnya dapat menandai tugasnya sebagai “telah selesai”. Aplikasi ini juga dapat Anda gunakan secara pribadi untuk menyusun to do list.

Microsoft 365

Microsoft 365 merupakan salah satu productivity tools terbaik saat ini. Aplikasi ini sangat lengkap dibanding aplikasi office yang lain. Microsoft menyediakan Microsoft Word untuk mengolah dokumen, Microsoft Excell untuk mengolah data, Microsoft Power Point untuk menyajikan presentasi dengan menarik dan atraktif, serta Microsoft One Drive yang menyediakan penyimpanan data secara cloud. Selain itu, juga tersedia Microsoft Outlook yang memudahkan Anda untuk mengelola email, mengirim pesan melalui email, mengelola kalender, menyimpan kontak, serta melacak tugas.

Aplikasi ini tidak hanya memudahkan Anda untuk melakukan berbagai pekerjaan, namun juga memudahkan Anda untuk berkolaborasi dengan pihak lain menggunakan fitur penyimpanan awan yang aman. Hal lain yang menarik yaitu aplikasi yang disediakan oleh Microsoft sangat user friendly dengan beragam fitur yang sangat mudah digunakan dan dipelajari.

Slack

Slack merupakan aplikasi komunikasi yang bisa diakses melalui perangkat mobile maupun desktop. Selain sebagai media komunikasi, Slack juga menyediakan fitur Channel untuk pribadi maupun umum. Keunggulan Slack yaitu fitur komunikasi berkecepatan tinggi yang dapat digunakan bersama tim secara real-time.

Todoist

Aplikasi ini merupakan productivity tools yang dapat digunakan untuk mengorganisasi dan menyederhanakan daftar tugas yang harus dikerjakan. Anda dapat menyusun daftar pekerjaan berdasar prioritas beserta tenggat waktunya. Anda juga bisa membagikan daftar tersebut kepada orang lain dengan mudah.

1Password

Anda sering lupa atau kehilangan kata sandi? Sepertinya productivity tools yang satu ini dapat membantu menyelesaikan masalah Anda.  Aplikasi ini dapat membantu Anda mengorganisasi dan menyimpan kata kunci yang sering Anda gunakan secara aman dan terenkripsi.

Demikian daftar productivity tools yang populer dan dapat menunjang pekerjaan Anda. Semoga bermanfaat.

Pentingnya Succession Planning bagi Keberlanjutan Bisnis Anda

Pentingnya Succession Planning bagi Keberlanjutan Bisnis Anda

by Company SupportOrganizational Culture

Salah satu cara menjamin kelangsungan bisnis adalah memiliki succession planning atau rencana penunjukan penerus. Hal ini dilakukan ketika seorang pemimpin tidak lagi meneruskan tugasnya karena suatu hal, misalnya kematian, pensiun, perubahan struktur, dan sebagainya.

Karena perannya yang penting, strategi suksesi harus direncanakan dengan baik. Informasi berikut bisa menjadi panduan Anda dalam memulainya.

Elemen Utama dalam Succession Planning

Setiap strategi succession planning wajib memiliki elemen berikut:

  • Identifikasi Peran

Proses identifikasi peran sangat penting dalam rencana suksesi karena menyangkut respons tepat demi menjaga kepentingan bisnis. Identifikasi peran yang harus ada di dalam pemimpin baru menyertakan berbagai standar perilaku, keahlian, dan wawasan. Hasilnya kemudian dijadikan patokan untuk memilih kandidat.

Salah satu pertanyaan penting dalam identifikasi peran adalah: posisi apa yang akan menyulitkan perusahaan jika dibiarkan kosong? Pertanyaan ini bisa membantu membuat skala prioritas agar bisa segera memilih pemimpin baru.

  • Seleksi Bakat-Bakat dalam Tubuh Perusahaan

Kriteria peran penting yang telah ditentukan sebelumnya kemudian menjadi patokan untuk menemukan kandidat penerus utama. Selain kriteria, pencarian kandidat dalam succession planning melibatkan analisis mendalam terkait karakteristik pribadi, pengalaman, dan kinerja mereka.

Misalnya, apakah kandidat tersebut mampu menyesuaikan diri dengan kultur perusahaan? Apakah dia memiliki kemampuan untuk mengelola insan perusahaan dengan berbagai latar belakang? Apakah kandidat mampu beradaptasi dengan peran dan situasi baru? Pertanyaan ini wajib menjadi pertanyaan saat menyeleksi kandidat.

  • Menjamin Efisiensi Kerja setelah Peran Berganti

Langkah penggantian kepemimpinan tidak berhenti setelah kandidat baru terpilih. Pemimpin yang baru harus mampu beradaptasi dengan perannya dan menjalankan tugas-tugas sesuai dengan tuntutan yang telah disepakati.

Tergantung tingkat urgensinya, perusahaan bisa menerapkan beberapa kandidat sekaligus. Misalnya ada “pemimpin darurat” yang harus langsung mengelola perusahaan, kandidat jangka pendek yang siap memerintah setelah satu atau dua tahun, dan kandidat utama yang harus melalui tiga hingga lima tahun masa persiapan.

Mengapa Succession Planning Harus Ada?

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan wajib membuat succession planning. Contohnya sebagai berikut:

  • Memotivasi Karyawan

Rencana suksesi memastikan perusahaan selalu memiliki kandidat untuk mengisi posisi penting tertentu. Hal ini bisa menjadi motivasi karyawan untuk meningkatkan kompetensi dan menunjukkan prestasi.

  • Melakukan Transfer Pengetahuan dan Keahlian

Posisi kepemimpinan tertentu biasanya juga menuntut pengetahuan dan keahlian khusus. Dengan succession planning, perusahaan bisa memastikan bahwa keduanya diturunkan ke orang yang tepat. Hal ini penting untuk kelangsungan bisnis, terutama jika keahlian dan pengetahuan tersebut sangat spesifik atau tidak dikuasai sembarang orang.

  • Mencegah Adanya Power Struggle dalam Perusahaan

Ketika suatu posisi penting mendadak kosong karena suatu hal, power struggle yang menyusul bisa mengganggu kinerja bisnis. Harmoni perusahaan juga bisa terganggu sehingga pekerjaan tidak bisa berlangsung maksimal.

Rencana suksesi menyediakan langkah-langkah praktis untuk segera mengisi posisi dan mengatur kelancaran kerja. Tidak ada kesempatan bagi power struggle untuk terjadi dan mengacaukan situasi.

  • Mencegah Kekacauan saat Kepemimpinan Berganti

Terkait poin sebelumnya, kepemimpinan yang berganti bisa mengancam kelangsungan perusahaan, apalagi jika terjadi mendadak. Adanya rencana suksesi bisa membantu perusahaan mengendalikan keadaan sehingga mencegah kekacauan. Para insan perusahaan pun bisa lebih tenang bekerja karena sudah ada sosok yang bisa mengendalikan situasi.

Kepemimpinan dalam perusahaan bisa berganti karena suatu sebab. Oleh karena itu, memiliki succession planning sangat penting untuk menjaga kelangsungannya. Menyiapkan kandidat potensial lewat pelatihan leadership seperti yang ditawarkan Peopleshift bisa membantu perusahaan terus berjalan dengan baik setelah pergantian kepemimpinan.

Mengenal Agile Project Management: Komponen dan Manfaat

Mengenal Agile Project Management: Komponen dan Manfaat

by Company Support

Manajemen proyek di dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk menciptakan kolaborasi yang optimal antaranggota tim dan mempermudah perusahaan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah Agile Project Management.

Agile Project Management adalah metode pengelolaan proyek yang terbuka terhadap semua anggota tim baik dari segi perencanaan proyek, product quality control, hingga sistem yang dipakai. Metode ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran tim untuk selalu terlibat terhadap proyek dan menekankan transparansi.

Keterbukaan dalam agile project management juga bertujuan supaya pemimpin dan anggota tim dapat lebih adaptif terhadap perubahan serta dapat berdiskusi dengan lebih sehat untuk mencapai tujuan dengan lebih optimal.

 

Apa Saja Komponen Agile Project Management?

Manajemen ini menekankan kolaborasi yang kuat antara tim proyek, pelanggan, dan pihak terkait lainnya. Pendekatan ini berbeda dari metode tradisional seperti Waterfall, yang menekankan pada perencanaan yang ketat di awal proyek dan jarang mengakomodasi perubahan yang terjadi di tengah jalan.

Lalu, bagaimana langkah-langkah mewujudkan agile management?  Ikuti cara ini:

Menyusun Sprint Planning

Salah satu core value dari agile management adalah sprint. Dalam sprint ini, tim bekerja pada serangkaian tugas yang telah ditetapkan sebelumnya dalam periode waktu tertentu, biasanya satu hingga empat minggu. Proses perencanaan sprint salah satunya meliputi identifikasi tugas-tugas yang akan diselesaikan selama masa sprint tersebut berlangsung.

Kolaborasi dan Komunikasi yang Aktif

Communication is the key, termasuk dalam penerapan agile management. Dorong kolaborasi dan komunikasi yang terbuka di antara anggota tim. Stand-up meetings, misalnya, yang dilakukan secara rutin, dapat membantu memastikan bahwa setiap anggota tim memahami tujuan dari proyek dan mengidentifikasi masalah apa pun yang mungkin mereka hadapi secepat mungkin.

Adaptasi Berkelanjutan

Agile Management berfokus pada respons terhadap perubahan yang cepat tanggap dan efektif. Kunci untuk menghadapi perubahan ini ada dalam evaluasi yang kontinyu dan terstruktur terhadap kinerja tim serta menyesuaikan planning berdasarkan feedback yang diterima.

Sosialisasi Pemahaman

Agar proses agile management ini dapat berjalan secara efektif, setiap anggota tim harus benar-benar memahaminya. Pemimpin perusahaan juga harus memainkan peran aktif dalam mendukung sosialisasi ini dan memastikan bahwa seluruh budaya perusahaan betul-betul mendukung prinsip-prinsip agile management.

 

Apa Saja Manfaat Agile Management?

Penerapan agile management yang terstruktur dan kontinyu dapat memberikan manfaat bagi perusahaan:

Adanya Fleksibilitas dan Adaptabilitas

Agile Project Management memungkinkan tim untuk lebih mudah menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan pelanggan atau kondisi pasar. Ini membantu proyek tetap relevan dan bernilai dalam lingkungan yang terus berubah.

Adanya Peningkatan Kualitas

Dengan flow singkat dan adanya feedback yang sifatnya kontinyu, tim di dalam perusahaan akan selalu memiliki kesempatan untuk terus-menerus memperbaiki dan meningkatkan kualitas pekerjaan.

Kepuasan Pelanggan yang Lebih Tinggi

Agile management tidak hanya berdampak baik pada kinerja tim saja, tetapi juga pada pelanggan yang menggunakan jasa/produk perusahaan Anda. Agile Project Management juga turut melibatkan pelanggan dan memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan benar-benar memenuhi kebutuhan dan harapan mereka. Hal ini tentu akan membuat pelanggan merasa dihargai dan membuat perusahaan mampu untuk lebih memahami pelanggan.

Meningkatkan Teamwork

Lewat kebiasaan seperti stand-up meetings dan sprint review, agile project management memastikan bahwa semua anggota tim memahami tujuan yang akan diraih dan saling bekerja sama dalam prosesnya. Kebiasaan tersebut tentu membantu memperkuat kolaborasi antaranggota dan mengurangi risiko kegagalan komunikasi.

 

Sudahkah Anda menerapkan agile project management pada tim Anda? Apabila Anda ingin membuat tim Anda lebih solid dan mampu mencapai tujuan perusahaan, maka Anda bisa segera merancang metode ini untuk usaha Anda.

5 Transformation Strategies Penting untuk Memajukan Perusahaan

5 Transformation Strategies Penting untuk Memajukan Perusahaan

by Organizational Culture

Perubahan adalah sebuah hal yang akan selalu terjadi, dan sebagai pengusaha, Anda harus merangkulnya. Salah satu cara yang bisa Anda terapkan adalah transformation strategies. 

Transformation strategies adalah langkah-langkah yang dirancang untuk mengubah suatu organisasi secara fundamental, biasanya dalam rangka menghadapi perubahan pasar, teknologi, atau lingkungan bisnis. Perubahan ini bisa terjadi baik dalam struktur organisasi, proses bisnis, budaya perusahaan, teknologi, atau model bisnis.

Transformation strategies diperlukan oleh perusahaan untuk menanggulangi tantangan besar yang mengancam keberlangsungan atau pertumbuhannya. Transformation strategies bukanlah proses singkat atau sederhana. Hal tersebut membutuhkan komitmen jangka panjang, perencanaan yang cermat, serta kemampuan untuk mengelola perubahan dan mengatasi hambatan yang muncul di depan.

Langkah-Langkah Menerapkan Transformation Strategies

Seperti apa transformation strategies yang dapat diterapkan untuk membuat perusahaan tetap sustain? Berikut langkah-langkah awal yang bisa Anda lakukan.

Inovasi Berkelanjutan

Inovasi tidak boleh hanya menjadi jargon saja, tetapi harus menjadi bagian yang mengakar di dalam budaya perusahaan. Menurut Berman dalam artikel berjudul Implementing innovation: fostering enduring change in environmental and natural resource governance di American Journal of Environmental Management, perusahaan yang berhasil terus mendorong inovasi berkelanjutan akan cenderung lebih mampu berkompetisi.

Masih dalam artikel yang sama, inovasi ini dapat mencakup investasi dalam riset dan pengembangan, membangun customer relation, dan menciptakan lingkungan yang lebih adaptif terhadap ide-ide baru dari para stakeholders. Perusahaan seperti Google, Apple, dan Amazon telah menetapkan hal ini dengan baik.

Transformasi Digital

Untuk tetap sustain, perusahaan harus mampu beradaptasi dengan perubahan. Hal itu bisa dilakukan lewat adopsi teknologi digital. Teknologi digital adalah kunci penting untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas layanan dari suatu proyek.

Transformasi digital bisa dilakukan dengan menerapkan penggunaan data secara cerdas, implementasi sistem yang terintegrasi, dan memanfaatkan AI sesuai ketentuan hukum dan etika yang berlaju. Berbagai platform sharing economy seperti Uber, GoJek, dan Tokopedia misalnya, merupakan bukti transformasi digital dapat mengubah model bisnis secara masif dan menciptakan value yang besar.

Fokus pada Customer Experience

Memahami dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan adalah kunci untuk meraih keberhasilan jangka panjang. Perusahaan harus secara terus-menerus memperbaiki pengalaman pelanggan melalui product development, layanan, dan interaksi kepada customer.

Strategi ini dilakukan dengan memanfaatkan data untuk memahami customer behavior, mengembangkan solusi yang relevan, dan memberikan layanan yang personal serta lebih responsif.

Mengembangkan Kepemimpinan yang Adaptif

Penting bagi Anda untuk mengembangkan gaya kepemimpinan yang adaptif sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin cepat dan tidak terprediksi.

Perusahaan harus mengembangkan jiwa kepemimpinan yang mampu beradaptasi dengan perubahan, menginspirasi orang lain, dan mampu untuk mengembangkan transformasi organisasi.

Mulai dengan menerapkan change leadership pada tim Anda, melibatkan mereka dalam banyak hal, serta membangun hubungan yang baik dan terbuka tidak hanya dengan anggota tim atau karyawan, tetapi juga stakeholders terkait.

Kolaborasi dan Kemitraan yang Strategis

Tidak ada perusahaan yang bisa berhasil hanya dengan kemampuan sendiri. Anda membutuhkan kerja sama dengan berbagai pihak.  Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan brand collaboration.

Perusahaan harus mencari kemitraan yang saling menguntungkan dan berinovasi bersama untuk menciptakan additional value yang saling menguntungkan satu sama lain. Jangan pernah menutup pintu kesempatan dengan perusahaan lain. Alih-alih harus selalu menjadi pesaing, perusahaan bisa mencoba untuk berkolaborasi.

Anda bisa mencontoh kesuksesan brand collaboration antara Nike dan Apple dalam pengembangan teknologi wearable pengukur kebugaran dan produk olahraga yang tidak hanya fashionable, tetapi memanfaatkan perkembangan teknologi.

Transformation strategies adalah proses panjang yang melibatkan semua perangkat di perusahaan dan penelitian yang detail. Terapkan hal ini pada perusahaan Anda secara bertahap untuk menyambut perubahan.

4 Contoh Employee Development Programs yang Bisa Anda Tiru Memahami Experiential Learning: Pendekatan Pembelajaran Berbasis Pengalaman

4 Contoh Employee Development Programs yang Bisa Anda Tiru

by Digital SkillsGrowth and DevelopmentHuman Resource

Sebagai pebisnis, Anda pastinya setuju bahwa karyawan merupakan tulang punggung sebuah perusahaan. Namun, berdasarkan statistik, hampir 59% karyawan menyatakan bahwa mereka tidak mendapatkan employee development programs atau pelatihan di tempat kerja. Sebagian besar keterampilan mereka justru diperoleh secara otodidak.

Employee development sendiri mengacu pada program yang dirancang perusahaan untuk memberdayakan kompetensi dan keterampilan karyawan. Pada gilirannya, hal itu akan membantu pertumbuhan profesional mereka.

Proses employee development berkelanjutan. Jadi, ini tentu lebih dari sekadar meeting tahunan dengan karyawan dan membahas kekurangan mereka, lalu mengirimkan mereka ke sebuah kursus.

Manfaat Employee Development Programs

Program pengembangan karyawan sering kali dipandang sebagai pengeluaran dan bukan investasi oleh sebagian besar organisasi. Padahal, dengan berinvestasi pada pengembangan karyawan dapat memberi banyak manfaat, baik itu bagi karyawan maupun perusahaan itu sendiri. beberapa di antaranya adalah:

  • Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan, sehingga mengarah pada peningkatan efisiensi, produktivitas, dan kualitas kerja.
  • Memastikan karyawan mengetahui persyaratan dan peraturan hukum yang relevan dengan pekerjaan mereka, sehingga mengurangi risiko pelanggaran hukum.
  • Mengurangi turnover karyawan, sehingga membantu bisnis Anda menghemat biaya perusahaan akibat turnover yang tinggi.
  • Meningkatkan keterlibatan karyawan dan kepuasan kerja, karena faktanya 59% Gen Z dan Milenial mengungkapkan bahwa ketersediaan employee development programs sangat penting ketika mereka memutuskan apakah akan melamar suatu posisi.

Apa Saja yang Termasuk Program Pengembangan Karyawan?

Tahukah Anda bahwa pasca pandemi Covid-19, pasar kerja menjadi lebih kompetitif? Itulah alasannya mengapa program pengembangan karyawan menjadi lebih urgent dari tahun-tahun sebelumnya. Program ini ada banyak jenisnya, bisa berupa:

  • Training atau pelatihan (pelatihan produk, kepatuhan, kepemimpinan, penjualan,dll)
  • Program pendidikan
  • Orientasi (cocok untuk karyawan baru)
  • Uji kompetensi
  • Magang
  • Workshop
  • Studi banding
  • Konsultasi karir
  • Program keberagaman dan inklusi

Contoh Program Pengembangan dari Berbagai Perusahaan

Berikut ini adalah beberapa contoh program pengembangan karyawan dari berbagai perusahaan terkemuka yang bisa Anda jadikan inspirasi:

1. Pelatihan Keterampilan Teknis di Amazon

Pada tahun 2025 mendatang, Amazon berfokus menyediakan Upskilling Program untuk mendukung karyawan dalam mempelajari keterampilan penting untuk peran teknis atau non-teknis yang banyak diminati dan bergaji lebih tinggi. Program ini bahkan menelan biaya senilai $1,2 miliar, lho.

Amazon juga merancang program pelatihan bernama Amazon Technical Academy untuk membantu karyawan non-teknis beralih ke peran teknis. Program ini menyediakan kursus yang mendalam di bidang software engineering dengan fokus signifikan pada penerapan proyek nyata.

Tak sampai di situ, Amazon juga menyertakan beberapa program pengembangan keterampilan baru, seperti AWS Training and Certification. Program pembelajaran ini terdiri dari pelatihan yang dipimpin oleh instruktur, gamifikasi, dan sertifikasi ujian. Tujuannya untuk membantu karyawan dari semua peran dan latar belakang untuk bekerja di cloud AWS.

2. Pengembangan Keterampilan Profesional di Netflix

Bukan tanpa alasan Netflix menjadi raksasa streaming saat ini. Sejak 2023, Netflix menjalankan Pathways Bootcamp selama 12 minggu , sebuah program pelatihan paruh waktu yang membekali karyawan dengan keterampilan pengembangan profesional.

Setelah menyelesaikan bootcamp, karyawan mendapatkan akses ke materi pelatihan pasca kursus dan tutorial online untuk membantu mereka menghadapi tantangan pemrograman umum yang dihadapi industri streaming. Karyawan juga dapat terlibat dalam peluang pendampingan dengan profesional Netflix untuk membantu pengembangan karier mereka.

3. Program Pendampingan di Bukalapak

Sebagai salah satu perusahaan e-commerce terbesar di Indonesia, Bukalapak juga memiliki sejumlah program pengembangan karyawan yang patut Anda contoh. Perusahaan ini menerapkan Employee Assistance Program (EAP), yang menyediakan akses ke psikolog profesional untuk mendukung kesehatan mental karyawan dan membantu mereka menghadapi stres, khususnya selama periode awal pandemi.

Selain itu, Bukalapak juga menawarkan Self-Care Hours, yaitu program dijalankan dengan melakukan pre-book pada kalender karyawan. Tujuannya untuk memastikan supaya tidak ada jadwal rapat yang berlangsung selama jam-jam tersebut, sehingga karyawan makin betah untuk bekerja di perusahaan secara berkelanjutan.

4. Pelatihan Kepemimpinan di Bank of America

Pelatihan kepemimpinan adalah jenis pelatihan soft skill yang berfokus pada kemampuan interpersonal dan menekankan kualitas kepemimpinan. Contohnya bisa Anda lihat di Bank of America. Mereka mengimplementasikan Women’s Next Level Leadership Program, yang berfokus pada membantu karyawan perempuan dalam pengembangan karier mereka melalui penilaian, strategi, dan taktik.

Pelatihan ini dijalankan melalui metode pembelajaran online virtual selama 8 bulan. Program pelatihan terdiri dari sumber belajar yang interaktif dan dipersonalisasi agar sesuai dengan gaya dan kebutuhan belajar setiap karyawan.

Singkatnya, employee development programs merupakan investasi yang berharga bagi perusahaan. Ini tidak hanya memberdayakan karyawan, tetapi juga membantu dalam memastikan kesuksesan dan berkelanjutan perusahaan itu sendiri. Untuk itu, Anda bisa mencoba menerapkan beberapa contoh di atas untuk membantu membangun program pengembangan karyawan yang impactful.

Kuasai Implementasi Workforce Planning untuk Efisiensi Bisnis Anda

Kuasai Implementasi Workforce Planning untuk Efisiensi Bisnis Anda

by Company SupportGrowth and Development

Tidak diragukan lagi bahwa tenaga kerja atau SDM merupakan salah satu aset penting bagi setiap perusahaan. Penting bagi bisnis untuk mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang tepat, serta dengan keterampilan yang tepat pula.

Tak hanya itu, perusahaan juga perlu menempatkan karyawan pada peran yang tepat supaya tujuan bisnisnya bisa tercapai secara optimal. Nah, untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan perlu menerapkan strategi workforce planning (perencanaan tenaga kerja) yang terencana dan terukur.

Pertanyaannya, bagaimana caranya? Temukan jawabannya di sini!

Pengertian Workforce Planning

Workforce planning adalah proses memperkirakan, merencanakan, dan mengidentifikasi orang-orang yang tepat dengan keahlian khusus yang tersedia untuk pekerjaan yang tepat pada waktu dan biaya yang tepat. Hal ini membantu mengidentifikasi kesenjangan antara permintaan dengan kapasitas, sehingga organisasi dapat secara proaktif menerapkan langkah-langkah perbaikan untuk mencapai tujuannya.

Artinya, tidak ada situasi over atau under staffing dalam suatu perusahaan. Dengan kata lain, perencanaan tenaga kerja adalah proses penyelarasan kapasitas dan kemampuan tenaga kerja untuk memenuhi tuntutan proyek saat ini dan masa depan.

7 Langkah Penerapan Workforce Planning yang Strategis

Untuk dapat menerapkan perencanaan tenaga kerja yang efektif dan strategis, terdapat beberapa tahapan yang harus Anda lakukan, di antaranya:

1. Tentukan Arah dan Tujuan Bisnis

Perencanaan tenaga kerja adalah proses top-down yang memerlukan arah organisasi yang jelas dan tujuan yang strategis. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi serta memandu keputusan di masa depan.

  • Menurut Anda, ke arah mana bisnis Anda akan berjalan?
  • Apa yang ingin Anda capai melalui perencanaan tenaga kerja?
  • Apa tujuan/pencapaian utama yang Anda targetkan?
  • Mengapa bisnis Anda memerlukan struktur perencanaan tenaga kerja baru?

Ini adalah pertanyaan penting untuk ditanyakan pada diri Anda sendiri sebelum menganalisis tenaga kerja Anda dan menerapkan strategi manajemen karyawan baru.

2. Analisa Tenaga Kerja yang Ada Saat Ini

Selanjutnya, coba analisis komposisi dan keterampilan tenaga kerja yang Anda miliki saat ini, baik itu tenaga kerja internal maupun eksternal. Evaluasi secara rinci terkait keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman karyawan.

Analisis ini sangat penting untuk mengidentifikasi apakah ada kesenjangan keterampilan atau tidak. Pada gilirannya, analisis ini akan memudahkan Anda dalam membuat keputusan tentang perekrutan, pelatihan, dan pengembangan di masa depan.

3. Memprediksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Depan

Kemampuan untuk mengantisipasi dan bersiap menghadapi perubahan di masa depan adalah kunci workforce planning yang tangkas dan efektif. Nah, saat memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, Anda harus mempertimbangkan beberapa langkah berikut:

  • Identifikasi posisi mana yang perlu peningkatan dan malah menjadi mubazir karena perubahan kebutuhan bisnis atau kemajuan teknologi.
  • Evaluasi apakah ada perubahan dalam strategi bisnis yang nantinya mengubah kebutuhan tenaga kerja.
  • Analisa faktor eksternal seperti perubahan dinamika pasar tenaga kerja dan demografi.

4. Analisis Kesenjangan

Setelah mengetahui komposisi tenaga kerja Anda saat ini dan yang diproyeksikan di masa depan, langkah selanjutnya adalah menganalisis kesenjangan di antara keduanya. Jika terdapat kekurangan SDM, Anda dapat membekali karyawan yang ada dengan pelatihan untuk mengisi kesenjangan keterampilan atau merekrut karyawan baru (jika finansial perusahaan memungkinkan).

Sebaliknya, jika kelebihan SDM, coba percepat jadwal penyelesaian proyek, outsourcing, kebijakan perekrutan musiman, atau yang lainnya. Saat mengidentifikasi kesenjangan ini, pastikan Anda mempertimbangkan berbagai faktor seperti potensi turnover karyawan, tren pasar, dll.

5. Buat Perencanaan

Setelah empat langkah pertama selesai, saatnya Anda membuat workforce planning yang konkrit. Hal ini harus mencakup strategi untuk mempertahankan talenta dan merekrut karyawan terbaik, rencana untuk merestrukturisasi departemen jika diperlukan, dan menerapkan teknologi yang ada.

6. Terapkan Rencana Itu

Ada beberapa hal yang perlu Anda miliki supaya perencanaan tenaga kerja yang sudah Anda susun bisa sukses diterapkan, yaitu:

  • Personil SDM yang memahami dengan jelas peran dan tanggung jawab baru mereka.
  • Strategi dan proses pencatatan seluruh data dan informasi yang relevan.
  • Saluran komunikasi yang efektif antara semua pihak yang berinvestasi untuk mendukung rencana tersebut.
  • Kriteria pengukuran dan evaluasi yang ditentukan untuk menilai keberhasilan rencana.

7. Pantau Hasilnya Secara Teratur

Perlu Anda ingat bahwa workforce planning adalah proses yang berulang dan berkelanjutan. Kemajuannya perlu dipantau dan diukur secara berkala berdasarkan pencapaian tertentu yang selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang.  Pasalnya, seiring dengan perubahan bisnis yang dinamis, strategi perencanaan tenaga kerja juga sangat mungkin untuk berubah.

Dalam menghadapi tantangan pasar yang terus berubah, penerapan workforce planning menjadi makin penting bagi kesuksesan bisnis, baik itu jangka pendek maupun panjang. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus bisa membuat rencana tenaga kerja yang jelas dan terstruktur, guna meningkatkan efisiensi bisnis dan keunggulan kompetitif.

Mengapa Executive Coaching Penting untuk Kemajuan Perusahaan?

Mengapa Executive Coaching Penting untuk Kemajuan Perusahaan?

by Company SupportGrowth and DevelopmentOrganizational Culture

Program coaching berkelanjutan tidak hanya penting bagi karyawan, tetapi juga mereka yang menduduki posisi kepemimpinan dalam perusahaan. Executive coaching merupakan program berkelanjutan yang membidik posisi vital tertentu dalam perusahaan. Inilah keuntungan melakukan executive coaching untuk perusahaan.

Apa Itu Executive Coaching? 

Executive coaching merupakan bagian dari program pengembangan yang berfokus pada orang-orang di posisi eksekutif atau level kepemimpinan yang cukup tinggi. Program ini membantu mereka meningkatkan kompetensi untuk menerapkan aspek kepemimpinan yang lebih baik.

Pelatihan eksekutif tidak hanya membidik mereka yang posisinya sudah tinggi. Perusahaan bisa memberi pelatihan serupa ke individu yang terlihat potensial untuk dijadikan pemimpin.

Metode Populer untuk Executive Coaching 

Ada beberapa metode populer yang digunakan untuk pelatihan eksekutif.

Metode GROW merupakan model coaching populer yang telah ada sejak 1980-an. GROW adalah singkatan dari empat orientasi utama pelatihan ini: Goal (tujuan), Reality (realita saat ini), Options (pilihan tindakan), dan Will (tindakan yang akan dilakukan).

Metode lainnya adalah FUEL, yaitu pelatihan open-ended yang menuntut adaptasi dan pembelajaran terus-menerus. Pilar utama metode FUEL adalah Frame the conversation (kesamaan visi dalam dialog), Understand the current state (memahami kondisi saat ini), Explore the final state (ketahui tujuan yang diinginkan), dan Lay out success plan (lakukan perencanaan untuk mencapai tujuan).

Apa perbedaan antara metode GROW dan FUEL? Struktur GROW cocok untuk melatih pemimpin dengan tujuan spesifik yang sudah direncanakan. Sebaliknya, FUEL adalah metode yang menuntut adaptasi terus-menerus tergantung situasi dan kondisi. Jadi, fokus FUEL adalah adaptasi perilaku dan pemikiran yang sifatnya lebih umum.

GROW dan FUEL sama-sama dibutuhkan walau tujuannya sedikit berbeda. Executive coaching yang baik harus memperhatikan kebutuhan utama peserta agar tujuan mereka tercapai.

Keuntungan Menerapkan Executive Coaching 

Mengapa executive coaching menguntungkan bagi perusahaan? Inilah beberapa alasannya:

  • Menggali Potensi Pemimpin

Figur pemimpin juga memiliki potensi yang mungkin belum dimanfaatkan secara maksimal. Dengan pelatihan, mereka bisa menggunakan potensi tersebut untuk lebih meningkatkan kesuksesan perusahaan. Penggalian potensi juga membantu peserta mengisi “celah” di dalam kepribadian mereka sebagai pemimpin

Contohnya adalah penggalian potensi terkait manajemen risiko untuk pemimpin inovatif, atau kreativitas untuk calon pemimpin yang bisa diandalkan pegawai tetapi cenderung saat taat pada aturan.

  • Meningkatkan Kepercayaan Diri

Pemimpin harus menunjukkan kepercayaan diri karena kedudukannya sebagai panutan dan tokoh pemegang otoritas. Kepercayaan diri bisa dipupuk lewat peningkatan berbagai kualitas pribadi dalam diri. Hal ini terutama penting untuk pelatihan bagi individu yang potensial untuk menjadi pemimpin.

Dengan kepercayaan diri, seorang pemimpin mampu memotivasi karyawan dan mengembangkan kultur kerja positif dalam perusahaan. Kepercayaan diri juga menjadikan pemimpin sebagai sosok yang bisa diandalkan saat kondisi sulit menerpa. Seluruh insan perusahaan pun bisa menjadi lebih percaya diri dalam mengatasi masalah.

  • Meningkatkan Performa Pribadi dan Tim

Pelatihan eksekutif merupakan cara untuk meningkatkan performa kerja pemimpin (atau calon pemimpin). Contohnya adalah peningkatan soft skills yang penting untuk menyelesaikan berbagai tugas secara efektif. Akan tetapi, fokus untuk pelatihan ini tidak hanya berpusat pada si pemimpin.

 

Inti dari executive coaching adalah peningkatan kinerja pemimpin sehingga bawahannya bisa bekerja dengan lebih efektif dan memiliki motivasi internal. Dengan meningkatkan performa dan karakter pribadi, pemimpin bisa ikut meningkatkan kinerja karyawan serta memberi contoh.

Pemangku kedudukan tertentu dalam perusahaan juga membutuhkan bimbingan dan pelatihan agar potensi mereka semakin meningkat. Hasilnya pun akan ikut menguntungkan perusahaan karena kinerja meningkat. Dapatkan program executive coaching seperti yang ditawarkan Peopleshift dan buktikan sendiri bagaimana hasilnya mampu meningkatkan kinerja perusahaan.

Meningkatkan Efisiensi dan Kualitas: Lean Six Sigma untuk Kesuksesan Bisnis Jangka Panjang

Meningkatkan Efisiensi dan Kualitas: Lean Six Sigma untuk Kesuksesan Bisnis Jangka Panjang

by Experiential Learning

Di era globalisasi yang penuh dengan persaingan, perusahaan yang ingin mencapai kesuksesan jangka panjang perlu terus meningkatkan efisiensi dan kualitas produk dan layanan mereka. Lean Six Sigma, metodologi yang menggabungkan prinsip-prinsip Lean dan Six Sigma, menawarkan solusi yang efektif untuk mencapai tujuan ini.

 

Memahami Lean Six Sigma

Lean Six Sigma adalah sebuah pendekatan metodologis yang lahir dari industri manufaktur Jepang. Terbentuk dari penggabungan prinsip-prinsip Lean dan Six Sigma, metodologi ini bertujuan untuk mengoptimalkan efisiensi dan kualitas dalam berbagai aspek bisnis.

Prinsip utama metode ini adalah fokus pada eliminasi pemborosan (waste) dan peningkatan nilai bagi pelanggan. Pemborosan bisa terjadi dalam berbagai bentuk, seperti waktu, tenaga kerja, material, atau proses yang tidak memberikan nilai tambah kepada pelanggan. Dengan menghilangkan pemborosan ini, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Alat dan Teknik

Metodologi ini dilengkapi dengan berbagai alat dan teknik yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya, seperti DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

1. Define 

Tahap Define dalam siklus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) merupakan langkah awal dalam menerapkan Lean Six Sigma. Pada tahap ini, teknik seperti Voice of the Customer (VOC) dan Value Stream Mapping digunakan untuk mengidentifikasi ruang lingkup masalah, harapan pelanggan, dan perspektif stakeholder.

2. Measure

Pada tahap Measure, berbagai alat statistik, grafik, dan diagram digunakan untuk memberikan representasi visual tentang kinerja dalam data yang dapat diukur. Contohnya adalah Pareto Chart untuk menganalisis frekuensi kemunculan penyebab tertentu dari suatu masalah, dan Process Capability untuk mengevaluasi kemampuan proses yang ada dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

4. Analyze

Tahap Analyze fokus pada identifikasi dan analisis penyebab akar masalah. Teknik seperti 5 Whys, FMEA, dan Regression Analysis digunakan untuk menemukan penyebab utama masalah dan mengembangkan strategi perbaikan yang efektif.

5. Improve

Pada tahap Improve, metode seperti Kanban dan Plan-Do-Check-Act (PDCA) digunakan untuk mengimplementasikan dan memverifikasi solusi yang diusulkan. Ini melibatkan pengelolaan alur kerja, kolaborasi, dan pengujian solusi secara bertahap untuk mencapai perbaikan yang berkelanjutan.

6. Control

Tahap Control bertujuan untuk memastikan bahwa perbaikan yang telah dilakukan tetap terkendali dan termonitor. Teknik seperti 5S, Poka-Yoke, dan Statistical Process Control (SPC) digunakan untuk menetapkan kontrol atas perbaikan dan memastikan kinerja proses tetap terjaga dalam jangka panjang.

Dengan menggunakan berbagai alat dan teknik yang tersedia dalam metode ini, perusahaan dapat mencapai peningkatan yang signifikan dalam efisiensi operasional dan kualitas produk atau layanan yang mereka tawarkan kepada pelanggan.

Penerapan Lean Six Sigma dalam Industri

Penerapan dari metode ini telah terbukti berhasil di berbagai industri, memberikan berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa industri yang telah menerapkan metode ini dengan sukses:

  1. Manufaktur: Mengurangi waktu siklus produksi, meningkatkan kualitas produk, dan menurunkan biaya produksi.
  2. Layanan Kesehatan: Meningkatkan efisiensi perawatan pasien, mengurangi kesalahan medis, dan meningkatkan kepuasan pasien dengan mengoptimalkan proses pelayanan.
  3. Pemerintahan: Mempercepat waktu pemrosesan aplikasi, meningkatkan transparansi, dan mengurangi pengeluaran dengan menghilangkan pemborosan dalam proses administratif.
  4. Industri Jasa: Meningkatkan kualitas layanan, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyesuaikan proses pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Manfaat dari Teknik Lean Six Sigma

Manfaat dari penerapan metode ini sangatlah beragam, antara lain:

  1. Peningkatan efisiensi dengan mengurangi pemborosan (waste) dalam proses operasional dan meningkatkan produktivitas.
  2. Peningkatan kualitas dengan mengidentifikasi dan mengurangi cacat dalam produk atau layanan yang ditawarkan, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
  3. Pengurangan biaya dengan menghemat uang melalui pengurangan pemborosan dan peningkatan efisiensi operasional.
  4. Peningkatan moral karyawan dengan meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan melalui peningkatan kondisi kerja dan pengakuan atas kontribusi mereka.
  5. Keunggulan kompetitif dengan memberikan perusahaan keunggulan atas pesaing melalui peningkatan efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan.

 

Tantangan

Meskipun penerapan metode ini memiliki banyak manfaat, terdapat juga beberapa tantangan yang perlu dihadapi:

  1. Perubahan budaya membutuhkan komitmen dari semua tingkatan organisasi untuk mengubah cara kerja dan berpikir.
  2. Pelatihan dan pengembangan karyawan diperlukan agar karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menerapkan alat dan teknik metode ini.
  3. Dukungan kepemimpinan yang kuat diperlukan untuk memastikan keberhasilan implementasi.
  4. Pengukuran dan pelacakan kemajuan memerlukan sistem yang efektif untuk mengukur dan melacak kemajuan dalam penerapannya.

Solusi Tantangan Lean Six Sigma

Untuk menghadapi tantangan tersebut, berikut adalah beberapa tips implementasi yang sukses:

  1. Memulai dengan proyek percontohan untuk membangun momentum dan mendemonstrasikan manfaat penerapannya.
  2. Libatkan karyawan di semua tingkatan dengan menciptakan budaya partisipasi dan kepemilikan dalam proses perubahan.
  3. Berikan pelatihan yang memadai kepada karyawan untuk memastikan mereka memiliki keterampilan yang diperlukan dalam menerapkan alat dan teknik ini.
  4. Pantau kemajuan secara terus-menerus dan lakukan penyesuaian sesuai kebutuhan untuk memastikan keberhasilan implementasi teknik ini.

 

Lean Six Sigma adalah metodologi yang kuat yang dapat membantu perusahaan mencapai keunggulan operasional dan meningkatkan kesuksesan jangka panjang. Dengan komitmen kepemimpinan, pelatihan karyawan, dan implementasi yang berkelanjutan, metode ini dapat mengubah budaya organisasi, meningkatkan efisiensi, dan menciptakan nilai bagi pelanggan, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya.

Pentingnya Agile and Strategic Management dalam Bisnis dan Inovasi

Pentingnya Agile and Strategic Management dalam Bisnis dan Inovasi

by Organizational Culture

Efisiensi dalam manajemen menentukan kesuksesan bisnis dan inovasi, jadi pastikan memilih strategi manajemen yang tepat. Agile and strategic management adalah salah satu pendekatan terkini yang dibuat berdasarkan iklim era digital saat ini. Sifatnya yang fleksibel dan adaptif membantu pelaku usaha untuk merespons berbagai perubahan dan tantangan.

Perbedaan Strategi Agile dan Strategi Tradisional

Apa yang membedakan strategi agile dari yang tradisional dalam pengelolaan manajemen? Anda bisa melihatnya berdasarkan beberapa parameter, yaitu sebagai berikut.

  • Tingkat Fleksibilitas dan Kemampuan Adaptasi

Strategi manajemen tradisional cenderung berfokus pada hal-hal yang sudah pakem atau bisa diprediksi. Ada penekanan besar pada aspek perencanaan yang rinci dan mengikuti aturan tertentu.

Dalam agile project management, perusahaan dituntut mampu beradaptasi terhadap situasi yang cepat berubah. Semua yang terlibat dalam sistem manajemen harus mampu beradaptasi dan menyesuaikan rencana dengan situasi serta kondisi.

  • Sistem Komunikasi

Strategi manajemen tradisional banyak menekankan komunikasi resmi dan tertulis yang harus melalui jalur tertentu. Sebaliknya, strategi agile menekankan kolaborasi dan komunikasi terbuka, bahkan terkadang tanpa hierarki.

  • Metode Perencanaan dan Pelaksanaan Proyek

Metode perencanaan dan pelaksanaan proyek sesuai strategi tradisional biasanya bersifat jangka panjang dan terarah. Sebaliknya, pelaksanaan proyek dalam strategi agile biasanya dibagi-bagi menjadi tahap-tahap kecil jangka pendek. Hal ini memungkinkan anggota tim melakukan adaptasi dan penyesuaian ketika menghadapi perubahan.

Prinsip Utama dalam Agile and Strategic management

Agile and strategic management ditandai oleh beberapa prinsip utama, yaitu sebagai berikut:

  • Transparansi Informasi dan Data

Strategi agile membutuhkan transparansi informasi dan data di semua lini yang terlibat. Hal ini mendukung kecepatan respons dan kemampuan semua anggota tim untuk beradaptasi saat dibutuhkan.

  • Penekanan pada Interaksi Langsung

Konsep adaptasi dan fleksibilitas dalam strategi agile tidak akan bertahan dalam gaya komunikasi yang kaku dan penuh birokrasi. Setiap anggota tim, dari karyawan hingga manajer dan pimpinan, harus berinteraksi secara langsung dan terbuka agar bisa beradaptasi dengan setiap perubahan.

  • Komunikasi secara Berkala 

Dalam agile project management, setiap perubahan dan tantangan harus direspons dengan cepat. Komunikasi berkala yang menjangkau semua lini atau departemen secara cepat merupakan kunci agar aspek bisnis tetap berjalan dengan baik.

  • Mengutamakan Feedback dari Pelanggan/Pengguna

Feedback dari pelanggan/pengguna memungkinkan pelaku usaha untuk terus menyesuaikan produk mereka selama proses pengembangan. Hal ini bisa dilakukan lewat survei langsung, pembuatan Minimum Viable Product (MVP), serta survei lewat berbagai platform seperti email, aplikasi pesan, dan media sosial.

  • Kemampuan Menghadapi Perubahan

Kata agile berarti “lincah” atau “gesit” dan sangat mencerminkan karakteristik utama strategi manajemen ini. Semua anggota tim harus pandai menyesuaikan metode kerja setiap kali menghadapi tantangan dan perubahan.

  • Kemampuan Lintas Tugas antar Tim

Dalam sistem agile, batas antar anggota tim yang berbeda semakin kabur. Para anggota tim diharapkan memiliki kemampuan lintas tugas dan memahami tanggung jawab masing-masing. Hal ini mengantisipasi risiko jika satu tim membutuhkan bantuan ekstra dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, terutama jika ada situasi tidak terduga yang menuntut semua karyawan untuk membantu.

  • Kemandirian Tim dalam Mengelola Aktivitas Mereka

Sistem agile menghindari micromanagement. Setiap tim diharapkan memiliki level kemandirian yang membuat mereka mampu bekerja sendiri dan mengelola inisiatif dalam menjalankan tugas masing-masing. Manajer dan pimpinan pun diharapkan menaruh kepercayaan pada setiap tim agar mereka bisa mengatasi setiap tantangan sesuai keahlian.

Keunggulan Penerapan Strategi Agile 

Menerapkan agile and strategic management dalam bisnis mendatangkan berbagai keuntungan, bahkan ketika Anda masih memadukannya dengan unsur-unsur strategi tradisional. Inilah beberapa keunggulannya:

  • Lebih Mudah Mengukur Performa Bisnis

Bisnis yang sukses membutuhkan pengukuran performa secara terus-menerus. Karena strategi agile dibagi ke dalam tugas-tugas jangka pendek serta melibatkan transparansi data dan feedback, pengukuran performa menjadi lebih mudah. Setiap sprint (tugas jangka pendek) bisa langsung dianalisis, dan setiap kekurangan bisa diperbaiki di sprint selanjutnya.

  • Tingkat Kepuasan Pelanggan yang Lebih Besar

Strategi agile bergantung pada feedback terus-menerus selama proyek berlangsung. Hal ini memastikan bahwa perusahaan mampu menjawab kebutuhan pelanggan dan mewujudkannya dalam produk versi final. Kepuasan pelanggan pun akan sangat menentukan kesuksesan bisnis.

  • Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Pembagian alur kerja menjadi tugas-tugas jangka pendek dalam agile and strategic management membuat manajemen risiko menjadi lebih mudah. Strategi mitigasi risiko bisa difokuskan pada tugas jangka pendek yang lebih dulu dilakukan sehingga tidak membebani perusahaan dari segi waktu, biaya, dan implementasi.

  • Peningkatan Kualitas Kerja secara Berkala

Evaluasi dalam strategi agile tidak hanya dilakukan di akhir masa kerja, tetapi di setiap tahap pengerjaan proyek. Setiap sprint melibatkan evaluasi untuk membahas kekurangan dan tantangan yang terjadi serta solusi mencegahnya di tahapan kerja berikutnya. Hal ini mendorong perbaikan dan peningkatan kualitas kerja secara terus-menerus.

Tools Populer untuk Mendukung Strategi Agile 

Penerapan agile and strategic management masa kini membutuhkan perangkat digital untuk membantu anggota tim dalam tugas masing-masing. Inilah beberapa tool populer yang bisa Anda gunakan untuk menerapkan strategi agile di tempat kerja.

  • Businessmap

Businessmap cocok untuk menerapkan strategi yang berada di bawah payung agile seperti Sistem Kanban. Platform ini memiliki fitur visual boards dan cue cards untuk menjelaskan alur kerja di setiap tim. Satu board bisa memuat beberapa workflow sekaligus sehingga semua anggota tim bisa mengukur kemajuran mereka dengan mudah. 

  • Planbox

Planbox menghadirkan fitur yang memudahkan Anda untuk mengelola tim sprint. Dengan Planbox, Anda bisa mengatasi masalah backlog serta mendapatkan laporan analytics yang cukup lengkap. Proyek yang terekam dalam Planbox juga bisa Anda bagikan dengan mudah ke pihak lain seperti klien, pemegang saham, dan sebagainya.

  • Codegiant

Codegiant adalah solusi agile and strategic management dalam bidang IT, terutama di proyek yang banyak melibatkan koding. Desain dan fiturnya dirancang agar pengguna bisa melacak backlog dan masalah lainnya selama proses koding. Selain kartu digital untuk memudahkan strategi seperti Kanban dan Scrum, Codegiant memiliki fitur laporan yang mudah dipelajari dan dibagikan.

  • Asana

Asana merupakan salah satu perangkat strategi agile yang paling mudah digunakan. Desainnya ringkas dan memudahkan Anda untuk melacak kemajuan setiap tim serta siapa yang bertanggung jawab. Fiturnya cocok untuk menerapkan strategi seperti Scrum atau Kanban.

  • Trello

Trello juga merupakan platform yang relatif mudah digunakan. Anda bisa mengakses kelompok kerja yang berbeda-beda, lengkap dengan kartu digital untuk melacak kemajuan setiap tugas. Fitur seperti Timeline, Dashboard, Map, dan Tabel memudahkan Anda untuk mengelola setiap tugas sambil mengawasi kemajuannya.

Agile and strategic management berperan penting dalam iklim era digital yang serba cepat dan banyak mengalami perubahan. Anda bisa menerapkannya dalam dunia kerja dengan mengikuti pelatihan profesional seperti Peopleshift. Dengan fokus pada soft skills yang dibutuhkan di dunia kerja, program Peopleshift memudahkan pelaku usaha untuk menerapkan sistem agile dalam strategi manajemennya.