Komunikasi yang tidak efektif sering menjadi akar permasalahan dalam suatu organisasi. Dampaknya beragam, mulai dari ketidakpuasan anggota organisasi hingga rendahnya produktivitas. Effective communication skills diperlukan untuk mengantisipasi isu semacam ini.
Kendala Komunikasi Umum dalam Organisasi
Organisasi disusun oleh berbagai macam individu sehingga kendala komunikasi adalah sesuatu hal yang lumrah. Terdapat beberapa kendala yang mengakibatkan komunikasi di dalam organisasi tidak berjalan efektif, yaitu:
1. Passive listening
Passive listening diartikan sebagai mendengarkan orang lain tanpa benar-benar memahami pesan yang disampaikan atau merasakan empati. Ketika seseorang tidak benar-benar mendengarkan lawan bicaranya, bisa terjadi kesalahpahaman. Kesalahpahaman tersebut kemudian dapat berkembang menjadi konflik.
2. Perbedaan budaya
Di tengah masyarakat yang multikultural, sebuah organisasi umumnya tersusun atas individu dengan latar budaya berbeda. Ketika individu-individu ini berinteraksi, ada kemungkinan terjadi konflik karena perbedaan logat, intonasi suara, gaya tulisan, dan sebagai macamnya.
3. Information overload
Di era modern ini, informasi datang dari berbagai penjuru. Tidak hanya informasi yang penting bagi organisasi saja yang diterima individu, melainkan juga “noise”. Ketika seseorang terlalu banyak menerima noise, terjadi kebingungan dalam memilah mana informasi yang penting dan tidak.
4. Sikap dan ego
Kendala berkomunikasi dalam organisasi lainnya adalah ketika anggota tidak bisa berempati kepada orang lain. Hal tersebut umumnya ditunjukkan oleh sikap tidak ingin mengalah dalam diskusi. Kondisi seperti ini menyebabkan komunikasi berjalan alot dan isu utama yang diperbincangkan justru malah terlewatkan.
Manfaat Effective Communication Skills
Jika anggota organisasi menerapkan effective communication skills, manfaat-manfaat berikut akan dirasakan, baik dalam waktu singkat maupun jangka panjang:
1. Peningkatan produktivitas
Organisasi yang mampu mengomunikasikan pesannya dengan efektif akan meningkat produktivitasnya secara signifikan. Ketika informasi tersampaikan dengan tepat, karyawan memahami apa yang diharapkan oleh organisasi terhadapnya. Pekerjaan mereka pun menjadi lebih terarah sesuai tujuan organisasi.
Karyawan juga memiliki pengetahuan yang cukup untuk menjalankan tugasnya dengan optimal. Misalnya, seorang manajer memberikan pelatihan kepada bawahannya untuk mengerjakan suatu tugas. Karena materi diberikan secara efektif, akibatnya keterampilan bawahan bertambah.
2. Employee engagement
Poin ini terkait dengan kesadaran karyawan mengenai apa porsinya di dalam organisasi. Karyawan memiliki pandangan yang konkret mengenai visi perusahaan dan apa peran nyatanya di dalam mewujudkan visi tersebut. Hal tersebut menimbulkan sense of purpose dalam diri karyawan.
Adanya sense of purpose ini mendorong karyawan untuk merasa terikat dengan organisasi. Individu yang memiliki keterikatan dengan organisasinya cenderung untuk tetap bertahan di sana sehingga turnover rate pun menjadi rendah.
3. Konflik terselesaikan
Komunikasi yang efektif juga memastikan bahwa konflik terselesaikan. Ketika konflik terlanjur terjadi, anggota dapat lebih mudah untuk menanggulanginya karena menerapkan keterampilan berkomunikasi yang baik. Mereka akan cenderung fokus untuk mencari solusi masalah dan bukan membahas hal yang tidak relevan.
Sistem komunikasi yang baik juga mencegah kesalahpahaman antara anggota organisasi. Anggota organisasi akan secara asertif mengutarakan pendapatnya dan juga melakukan konfirmasi jika terdapat informasi yang kurang jelas penyampaiannya.
4. Terjalin hubungan baik dengan klien
Effective communication skills juga penting dalam menjamin hubungan baik dengan klien. Miskomunikasi di dalam organisasi mengakibatkan hambatan dalam kegiatan operasional perusahaan, sementara miskomunikasi dengan klien langsung berakibat terhadap penurunan pendapatan.
Komunikasi yang baik dengan klien membuat mereka merasa lebih yakin untuk bekerja sama dengan organisasi Anda. Bahkan, mereka mungkin akan menyarankan layanan maupun produk Anda kepada orang lain.
5. Budaya organisasi yang baik
Budaya organisasi yang baik bisa terbentuk dari komunikasi yang efektif. Salah satu ciri khas komunikasi yang efektif adalah kemampuan untuk menghargai orang lain. Ketika anggota organisasi saling menghormati, maka atmosfer internal pun menjadi kondusif untuk pengembangan budaya.
Pihak manajer bisa mendukung hal ini dengan menerapkan standar untuk berkomunikasi dengan kolega di organisasi. Hal lain yang bisa dilakukan untuk menciptakan budaya organisasi yang baik adalah mengadakan berbagai kegiatan yang menjadi ciri khas organisasi tersebut.
6. Inovasi terus-menerus
Inovasi terus-menerus bisa dilakukan ketika komunikasi berjalan dengan lancar di dalam berbagai bagian organisasi. Seperti yang poin sebelumnya jelaskan, produktivitas akan meningkat secara signifikan jika anggota organisasi menerapkan effective communication skills.
Karena semua anggota organisasi termotivasi dan memiliki pengetahuan mumpuni akan bidangnya, mereka akan terus berusaha mewujudkan inovasi. Hal tersebut membuat organisasi menjadi lebih efisien dan bahkan bisa menjadi pionir di dalam pasarnya.
Strategi Mengasah Keterampilan Komunikasi
Mengasah effective communication skills di dalam organisasi tentunya bukanlah sesuatu yang mudah dan bisa dilakukan secara instan. Terapkan strategi berikut untuk mengasah keterampilan tersebut:
1. Dorong kolaborasi antara anggota organisasi
Keterampilan berkomunikasi seseorang tidak akan berkembang jika Anda tidak memberikan ruang untuk mengembangkan keterampilan tersebut. Karena itu, pihak manajerial di dalam organisasi perlu mendorong kolaborasi antara anggota organisasi.
Hal ini bisa dilakukan dengan menggabungkan individu dari berbagai departemen untuk mengerjakan suatu proyek. Organisasi juga bisa mengadaka acara-acara untuk membangun teamwork. Hal tersebut akan memotivasi karyawan untuk saling berinteraksi satu sama lain.
2. Gunakan tools yang sesuai
Manfaat tools yang sesuai untuk mendukung komunikasi di dalam organisasi Anda. Ada rapat yang memang perlu diadakan secara tatap muka, tetapi ada pula yang bisa dilakukan melalui media. Perhatikan kesesuaian konten yang Anda sampaikan dengan media yang digunakan.
Sebagai contoh, media seperti WhatsApp maupun Telegram cocok digunakan jika pesan yang disampaikan cenderung singkat dan membutuhkan respons cepat. Sementara itu, media untuk melakukan virtual meeting seperti Google Meet cocok jika topik yang dibahas urgen dan penting.
3. Perhatikan bahasa tubuh dan nada suara
Kesadaran akan bahasa tubuh dan nada suara diri sendiri maupun orang lain penting untuk seseorang di dalam konteks profesional. Kedua hal tersebut merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Keterampilan komunikasi ini harus terus-menerus diasah.
Selain menggunakan lisan, orang-orang cenderung mengungkapkan pikiran maupun perasaan secara nonverbal. Bahkan terkadang, ungkapan nonverbal ini merupakan cerminan asli dari apa yang mereka rasakan. Karena itu, Anda perlu sensitif terhadap sinyal nonverbal yang diberikan lawan bicara.
4. Komunikasikan fakta
Buatlah penyampaian fakta menjadi kebiasaan di dalam organisasi Anda. Salah satu caranya adalah mengoptimalkan peran manajer di dalam memimpin diskusi di dalam perusahaan. Manajer diharapkan mampu menjadi pengatur di dalam jalannya forum dan mengingatkan ketika topik sudah melenceng.
Fokus terhadap fakta menghindari terjadinya bias dalam distribusi informasi. Ketika menghadapi permasalahan atau mengerjakan tugas, individu cenderung lebih objektif dan tidak dikuasai perasaan. Pekerjaan yang dihasilkan juga akan lebih berkualitas karena atensi terhadap detail yang lebih tinggi.
Effective communication skills merupakan suatu hal yang harus dibudayakan di dalam organisasi. Individu yang masuk ke dalam organisasi dengan gaya komunikasi tersebut tentunya akan mengadopsi nilai-nilai tersebut. Memang membutuhkan waktu mengasahnya, tetapi dampaknya sangat besar.
