Apa Strategi Terbaik untuk Membangun Organizational Culture yang Kuat?

Apa Strategi Terbaik untuk Membangun Organizational Culture yang Kuat?

by Organizational Culture

Organizational culture merupakan tujuan dan nilai-nilai yang dianut oleh individu yang berada di dalam organisasi tersebut. Budaya inilah yang membentuk interaksi antara karyawan, kebijakan, prosedur, maupun proses pengambilan keputusan perusahaan.

Tidak semua perusahaan mampu membuat karyawan menginternalisasi budayanya. Perusahaan yang gagal memperkuat budaya perusahaan dapat merasakan dampak material maupun non-material dalam jangka panjang.

5 Cara Memperkuat Organizational Culture

Anda bisa menerapkan langkah-langkah berikut untuk memperkuat budaya perusahaan:

1. Pekerjakan orang yang tepat 

Proses menguatkan organizational culture dimulai dari ketika Anda melakukan kegiatan hiring. Mengingat kompetitifnya pasar pekerja di masa ini, tentunya banyak kandidat dengan keterampilan dan pengalaman yang mengesankan yang melamar ke perusahaan Anda. Namun, tidak semua kandidat dengan kualifikasi hebat cocok bekerja di sebuah organisasi.

Pastikan bahwa kandidat yang Anda pilih memiliki kepribadian dan etos kerja yang cocok dengan budaya yang dimiliki perusahaan. Sebagai contoh, bila perusahaan mengedepankan komunikasi asertif, mungkin kurang tepat jika Anda memilih kandidat yang cenderung malu untuk mengutarakan pendapatnya.

2. Dorong penerapan core values 

Perusahaan perlu mendorong penerapan core values dalam diri karyawan, salah satunya dengan menggunakan employee value proposition (EVP). EVP adalah sebuah program di mana karyawan akan mendapatkan benefit jika menunjukkan keterampilan, kecakapan, maupun pengalaman yang diharapkan oleh perusahaan. 

EVP harus disesuaikan dengan core values yang ada di dalam perusahaan. Sistem reward semacam ini akan memotivasi karyawan untuk menunjukkan kinerja terbaiknya, serta menyelaraskan usaha karyawan dengan nilai-nilai perusahaan. Manajer juga bisa dilatih sebagai role model mengenai penerapan nilai perusahaan dalam kegiatan sehari-hari.

3. Dukung pengembangan diri personal 

Organisasi yang ingin menguatkan budaya internalnya harus mendukung pengembangan personal setiap karyawan. Dengan berfokus untuk mengembangkan talenta setiap individu, Anda akan membuat karyawan merasa senang bekerja di perusahaan. Karyawan yang senang akan berkontribusi lebih besar bagi kemajuan perusahaan.

Cara yang paling sederhana adalah memberikan feedback atas kinerja karyawan secara rutin. Pemberian feedback akan lebih efektif jika diiringi dengan kegiatan mentoring. Perusahaan pun sebaiknya menawarkan pelatihan-pelatihan yang bermanfaat bagi karyawan. Karyawan juga harus didukung dalam mencapai work-life balance melalui kebijakan, seperti:

  • Flexitime
  • Cuti ulang tahun
  • Tidak mengontak karyawan di luar jam kerja

4. Terapkan komunikasi terbuka 

Komunikasi yang jelas antara pihak manajemen dengan karyawan penting agar semua pihak memahami budaya perusahaan. Selain mengomunikasikan budaya perusahaan, pihak manajemen pun perlu memberikan informasi kepada karyawan apabila perusahaan tengah mengalami kesulitan atau memiliki rencana untuk ekspansi.

Dengan komunikasi yang transparan, karyawan akan merasa dilibatkan di dalam proses pengambilan keputusan perusahaan. Kondisi ini mengakibatkan karyawan lebih mudah menginternalisasi nilai-nilai di dalam organisasi. Karyawan pun jadi lebih memahami apa yang diharapkan oleh perusahaan darinya.

5. Gunakan tools 

Di era digital ini, perusahaan yang tidak melakukan transformasi digital akan tertinggal jauh dari kompetitor. Digital tools, seperti HR software, membantu perusahaan mengelola karyawan dengan lebih baik. Software semacam ini dapat mencatat jam kerja karyawan, absensi, kinerja karyawan, dan lain sebagainya secara otomatis.

Hal yang terpenting adalah memastikan bahwa semua karyawan memahami cara menggunakan tools dengan benar. Proses pelatihan bisa dilakukan ketika melakukan orientasi pada karyawan baru. 

Apa Pentingnya Organizational Culture yang Kuat? 

Perusahaan dengan budaya organisasi yang kuat mampu bertahan meskipun di dalam situasi yang sulit, misalnya saat pasar lesu atau semakin kompetitif. Karena individu yang bekerja di dalamnya menganggap dirinya bagian penting dari organisasi, mereka akan berusaha lebih keras untuk mempertahankan dan mengembangkan perusahaan.

Penting untuk dipahami bahwa organizational culture tidak bisa serta-merta dibentuk. Perusahaan harus secara konsisten memastikan karyawan menginternalisasi nilai-nilai yang diharapkan.

Sumber: 

https://www.lumapps.com/employee-experience/how-to-build-company-culture/ 

https://asana.com/resources/types-organizational-culture 

https://www.business.com/articles/creating-strong-culture-ad-marketing-agency/ 

7 Strategi Conflict Resolution di Tempat Kerja

7 Strategi Conflict Resolution di Tempat Kerja

by Organizational Culture

Konflik di tempat kerja merupakan hal yang wajar terjadi. Jika konflik terjadi di tempat kerja, langkah terbaik adalah segera menyelesaikannya agar konflik tidak memburuk. Di sini, ada beberapa strategi conflict resolution di tempat kerja yang dapat diikuti.

Mencari Tahu Asal Konflik

Sering kali konflik tersebar lewat rumor. Semua orang membicarakan tentang konflik tetapi tidak mengetahui dari mana asalnya. Karena itu, saat terjadi konflik di tempat kerja, Anda harus mencari tahu asal konflik tersebut.

Tahu asal konflik akan membuat Anda memahami bagaimana konflik itu muncul. Anda juga jadi tahu orang-orang yang terlibat dengan konflik. Cara untuk mencari tahunya dengan memberikan pertanyaan pada orang yang terlibat dan mengetahui konflik sampai Anda memahami duduk masalahnya.

Mendengarkan Lebih Dari Satu Pihak

Conflict resolution tak bisa tercapai bila hanya mendengarkan satu pihak saja; itulah mengapa, Anda harus mendengarkan semua pihak. Namun, pastikan Anda tidak mengonfrontasi yang akan membuat orang lain tidak nyaman dan kehilangan kepercayaan.

Cara terbaik yaitu ajak mereka ke tempat yang lebih privat sehingga mereka bisa leluasa menceritakan masalah. Selanjutnya, pastikan setiap pihak memiliki waktu yang cukup untuk berbicara. Biarkan mereka mengeluarkan pandangan terhadap konflik agar perkaranya semakin jelas tanpa menunjukkan sikap berpihak. 

Menunjukkan Empati

Empati mengacu pada kemampuan dalam menempatkan diri pada posisi orang lain untuk memahami apa yang mereka rasakan serta melihat dari sudut pandang mereka. Menunjukkan empati membuat Anda memahami setiap pihak tanpa harus setuju pada salah satunya.

Bila Anda bersikap sebagai mediator, Anda dapat mendorong setiap pihak untuk menunjukkan empati mereka. Misalnya, dengan meminta mereka untuk mencoba melihat dari sudut pandang satu sama lain, menjelaskan bagaimana pikiran dan perasaan pihak lain serta membayangkan situasi di mata pihak lain.

Mengelola Emosi

Apabila Anda ingin menemukan conflict resolution, maka Anda tidak boleh terbawa emosi. Itu tandanya Anda harus bersikap netral selama mencari solusi masalah. Emosi yang meluap-luap akan mendorong munculnya penghinaan dan ketegangan yang berakhir memperburuk masalah.

Beberapa cara untuk mengelolanya dengan bersikap tenang, sabar, jujur dan memahami saat seseorang memiliki kepribadian sulit. Tidak hanya emosi Anda sendiri, Anda juga perlu menahan emosi pihak yang terlibat konflik supaya mereka bisa mencapai kesepakatan tanpa dipengaruhi reaksi emosional.

Menginvestigasi Konflik

Setelah Anda mendengarkan dari semua pihak, kini saatnya Anda melakukan investigasi konflik dengan menyeluruh. Dokumentasikan segala informasi dan bukti seperti foto, laporan masalah, pesan, video dan lainnya selama investigasi. Cobalah untuk mencari penyebab konflik yang mungkin terlewat pada awalnya.

Semua dokumen itu dikumpulkan untuk dianalisis sehingga dapat membuktikan apakah konflik benar terjadi atau tidak. Tidak hanya itu, hasil analisis dapat menentukan apakah perilaku pihak yang terlibat menyalahi peraturan perusahaan. 

Mendiskusikan Solusi Bersama

Saat investasi selesai dilakukan, langkah conflict resolution berikutnya yaitu mendiskusikan solusi masalah. Anda bisa membawa pihak-pihak yang terlibat konflik untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi yang baik diperlukan pada bagian ini karena Anda akan bertukar banyak pikiran sampai pilihan terbaik ditemukan.

Cari kesamaan yang ingin diraih setiap pihak agar mereka mampu bekerja sama untuk menyelesaikan konflik. Kemudian, tentukan tanggung jawab yang harus dipatuhi setiap pihak dalam menyelesaikan masalah tersebut.

Mengevaluasi dan Melakukan Conflict Resolution

Dari penyelesaian konflik yang ada, Anda dapat mengevaluasi akar konflik sehingga tindakan pencegahan bisa dilakukan. Petiklah pelajaran dari konflik tersebut serta cara Anda menyelesaikannya untuk memastikan jika masalah tidak muncul kembali. Selain itu, tentukan mana proses penyelesaian konflik yang paling tepat di tempat kerja Anda.

Penutup

Konflik menjadi bagian kehidupan sehari-hari baik secara personal atau profesional. Karena itu, kemampuan conflict resolution sangat dibutuhkan demi menciptakan tempat kerja yang kondusif dan nyaman untuk semua pihak.

Rekrut Karyawan Bertalenta, 7 Talent Acquisition Strategies Ini!

Rekrut Karyawan Bertalenta, 7 Talent Acquisition Strategies Ini!

by Organizational Culture

Manfaat Talent Acquisition Strategies

Karyawan bertalenta tinggi merupakan aset penting dalam bisnis. Keberadaan mereka bisa meningkatkan efisiensi serta efektivitas operasional bisnis perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan talent acquisition strategies dengan tepat agar bisa merekrut karyawan yang bertalenta. 

Ada berbagai praktik dan strategi yang dapat Anda terapkan untuk bisa menarik karyawan dengan talenta tinggi. Sebagai referensi, berikut ini 7 talent acquisition strategies yang cocok untuk Anda implementasikan: 

1. Perluas Jangkauan Pencarian

Strategi yang pertama adalah dengan memperluas area pencarian calon karyawan. Jangan terbatas hanya menggunakan jalur perekrutan tertentu. Namun, Anda juga bisa mempertimbangkan jalur lain, termasuk di antaranya adalah:

  • Agensi perekrutan karyawan
  • Pengumuman lowongan kerja di website loker
  • Employee referral
  • Website resmi perusahaan
  • Asosiasi profesional 

2. Perkuat Employer Branding

Berikutnya, Anda perlu memahami serta menerapkan employer branding yang bagus. Employer branding berkaitan erat dengan citra perusahaan di mata para karyawan. Anda pun bisa membangun employer branding dengan berbagai cara, termasuk di antaranya adalah: 

  • Memanfaatkan media sosial sebagai sarana komunikasi
  • Meningkatkan keterlibatan karyawan
  • Mendorong adanya program pengembangan karyawan
  • Menonjolkan poin positif perusahaan sebagai tempat kerja

3. Selaraskan Tujuan Perekrutan dengan Tujuan Bisnis

Proses perekrutan karyawan mempunyai tujuan. Namun, tujuan tersebut harus Anda selaraskan dengan tujuan bisnis perusahaan. Dengan begitu, kebutuhan perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, dapat terpenuhi dari proses perekrutan tersebut. 

Sebagai contoh adalah ketika perusahaan mempunyai target untuk memperluas jaringan pemasaran sampai ke Malaysia. Maka, HRD harus fokus dalam menarik kandidat yang mempunyai pengalaman bekerja di tingkat internasional. 

4. Utamakan Skill Dibandingkan Latar Belakang Pendidikan

Dalam metode perekrutan karyawan konvensional, perusahaan kerap mengedepankan latar belakang pendidikan dari para kandidat. Namun, saat ini banyak perusahaan memilih untuk menjalankan talent acquisition strategies dengan mempertimbangkan skill dari para kandidat. 

Apalagi, saat ini banyak kandidat yang bisa memperoleh keahlian dalam berbagai jenis lewat pendidikan informal. Selain itu, mereka juga mempunyai kecenderungan untuk berkembang lebih besar dibandingkan kandidat yang mempunyai latar belakang pendidikan tinggi.

5. Ciptakan Employee Referral Program

Strategi berikutnya adalah dengan menerapkan employee referral program. Program ini bisa Anda jalankan dengan dengan mempertimbangkan referensi dari karyawan perusahaan. Keberadaannya bisa memperluas jaringan perekrutan karyawan dan sekaligus meningkatkan engagement karyawan.

6. Kedepankan Program Pengembangan Karyawan

Anda dapat pula menerapkan talent acquisition strategies dengan meningkatkan program pengembangan karyawan. Strategi ini berguna untuk meningkatkan skill serta keahlian dari para karyawan. Dengan begitu, tingkat kepuasan para karyawan akan meningkat. 

Tingkat kepuasan karyawan sangat berkaitan dengan citra perusahaan di mata para pencari kerja. Perusahaan dengan tingkat retensi tinggi dianggap sebagai tempat kerja yang menyenangkan. Sementara itu, perusahaan yang mempunyai turn over tinggi punya citra yang negatif di mata para kandidat.

7. Siapkan Skema Gaji dan Benefit yang Kompetitif

Terakhir, Anda perlu menyiapkan skema gaji dan benefit yang kompetitif. Siapa sih yang tertarik untuk bekerja di perusahaan dengan gaji yang di bawah UMK? Kemungkinan besar, mereka adalah karyawan dengan skill pas-pasan yang sulit mencari kerja. 

Lain halnya dengan karyawan bertalenta. Mereka memiliki pilihan untuk mencari perusahaan yang bisa memberikan manfaat lebih. Pemberian skema gaji dan benefit yang kompetitif termasuk salah satu di antaranya. 

Nah, sekarang Anda sudah bisa memahami talent acquisition strategies yang tepat, kan? Segera implementasikan dalam perusahaan. Selanjutnya, Anda pun bisa mengumpulkan karyawan bertalenta tinggi yang siap memberikan kontribusi tinggi. 

Pentingnya Workforce Planning dalam Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis

Pentingnya Workforce Planning dalam Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis

by Organizational Culture

Divisi HR dalam sebuah perusahaan memiliki peran penting dalam mengelola SDM. Dalam upaya pengelolaan tersebut, ada tahapan penting yang menjadi tanggung jawab dari HR, yakni workforce planning atau perencanaan tenaga kerja. 

Dalam pengertiannya, perencanaan tenaga kerja adalah strategi perusahaan dalam mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dan memanfaatkannya secara optimal. Dengan begitu, divisi HR bisa melakukan pengelolaan tenaga kerja secara efektif dan menyelaraskannya dengan tujuan bisnis perusahaan.

Manfaat Workforce Planning dalam Bisnis

Ada berbagai manfaat yang bisa Anda peroleh dari penerapan perencanaan tenaga kerja, di antaranya:

  • Membantu perusahaan dalam menyusun jadwal kerja dan shift para karyawan
  • Membantu dalam mengantisipasi adanya karyawan yang resign atau pensiun
  • Memudahkan perusahaan dalam menyusun strategi perekrutan karyawan baru

Implementasi Workforce Planning

Selanjutnya, Anda dapat melakukan implementasi workforce planning dengan beberapa tahapan, yaitu: 

1. Analisis Kebutuhan Produksi

Langkah pertama yang perlu Anda laksanakan dalam implementasi workforce planning adalah analisis kebutuhan produksi. Anda harus tahu seberapa besar kemampuan produksi perusahaan saat ini. Selain itu, pahami juga durasi waktu produksi yang diperlukan untuk memenuhi target yang ditetapkan. 

Tak cukup itu saja. Analisis kebutuhan produksi juga dipengaruhi oleh faktor lain, termasuk di antaranya adalah tujuan bisnis perusahaan. Misalnya, perusahaan berencana untuk membuka kantor cabang baru. Maka, Anda perlu pula mempertimbangkan adanya peningkatan kemampuan produksi untuk memenuhi tujuan tersebut.

2. Identifikasi Keterampilan yang Dibutuhkan

Tahapan selanjutnya adalah dengan melakukan identifikasi kompetensi atau keahlian yang dibutuhkan. Kompetensi tersebut berkaitan erat dengan posisi yang tengah memerlukan tambahan tenaga. Misalnya, apakah Anda butuh supervisor, teknisi, atau staf produksi biasa? 

Setiap posisi perlu memiliki kualifikasi keahlian tersendiri. Hal ini harus menjadi pertimbangan. Tujuannya, biar Anda bisa mendapatkan karyawan dengan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Evaluasi Kebutuhan Tenaga Kerja

Tahapan berikutnya, Anda perlu melakukan evaluasi tenaga kerja yang dimiliki perusahaan. Tujuannya adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh terkait kompetensi serta keahlian dari masing-masing karyawan. Dengan begitu, Anda bisa paham kelebihan serta kekurangan dari tenaga kerja perusahaan.

Pada tahapan ini, ada dua keputusan yang bisa Anda ambil. Pertama adalah dengan melakukan perekrutan karyawan baru untuk menutupi kekurangan dari tenaga kerja yang telah ada. Selanjutnya, ada pula opsi untuk memberikan pelatihan berkaitan dengan keahlian yang menjadi kekurangan dari para karyawan. 

4. Perencanaan Perekrutan Karyawan

Berikutnya, Anda dapat melakukan perencanaan perekrutan karyawan. Lakukan peninjauan secara menyeluruh berkaitan dengan posisi serta kualifikasi yang dibutuhkan. Selain itu, pertimbangkan pula strategi perekrutan yang diterapkan. 

Dalam proses perekrutan, Anda dapat memanfaatkan sumber daya internal yang dimiliki. Selain itu, ada pula opsi untuk menggunakan agensi rekrutmen karyawan. 

5. Pengembangan Tenaga Kerja

Meski Anda sudah melakukan perencanaan perekrutan karyawan, program pengembangan keahlian untuk karyawan internal tetap harus ada. Tujuannya adalah agar keahlian karyawan dapat meningkat dan selaras dengan standar kerja perusahaan. 

6. Evaluasi

Langkah terakhir dalam workforce planning adalah dengan menjalankan evaluasi secara berkala. Proses evaluasi bertujuan sebagai bahan pertimbangan dalam menilai tingkat keberhasilan dari strategi yang telah dijalankan. Dari situ, Anda dapat melakukan perbaikan maupun peningkatan agar dapat berjalan lebih optimal. 

Sekarang, Anda sudah bisa lebih memahami apa itu perencanaan tenaga kerja dan kenapa perusahaan membutuhkannya, kan? Selanjutnya, Anda pun dapat menerapkan strategi yang tepat dalam perencanaan tenaga kerja. Semoga bermanfaat. 

Manfaat Implementasi Employee Development Programs di Tempat Kerja, Penting Lho!

Manfaat Implementasi Employee Development Programs di Tempat Kerja, Penting Lho!

by Organizational Culture

Ada banyak alasan kenapa karyawan bertalenta memilih resign dan mencari pekerjaan baru di tempat lain. Bukan cuma faktor gaji. Namun, mereka bisa juga memilih untuk keluar dari perusahaan karena minimnya employee development programs yang diselenggarakan perusahaan. 

Dalam pengertiannya, employee development programs merupakan program yang bertujuan untuk mengembangkan skill serta pengetahuan dari para karyawan. Tujuan dari pelaksanaan program tersebut adalah untuk menyiapkan pemimpin di masa depan dan sekaligus memotivasi karyawan agar lebih berkembang. 

Manfaat Employee Development Programs

Pelaksanaan program pengembangan karyawan memberikan banyak manfaat. Tidak cuma bagi karyawan, tetapi juga bagi perusahaan. Manfaat tersebut di antaranya adalah: 

1. Meningkatkan Engagement Karyawan

Program pengembangan merupakan salah satu bentuk dukungan perusahaan dalam mendorong para karyawan untuk lebih maju dan berkembang. Baik dari segi kemampuan maupun pendidikan. Hal tersebut membuat karyawan memiliki peluang untuk memperoleh karier lebih tinggi di masa depan. 

Peran dalam pengembangan karyawan tersebut memberikan dampak positif berupa keterlibatan karyawan yang semakin meningkat. Apalagi, dalam proses keterlibatan tersebut, mereka bisa mendapatkan benefit tersendiri, termasuk di antaranya adalah ilmu maupun pengetahuan baru.

2. Mendorong Kepuasan Kerja Karyawan

Manfaat selanjutnya dari pelaksanaan employee development programs adalah meningkatkan kepuasan karyawan. Karyawan bisa saja merasa jenuh kalau mereka merasa keahlian yang dimiliki cuma itu-itu saja tanpa ada perubahan. Padahal, mereka sudah bekerja selama bertahun-tahun. 

Kesempatan dalam mengembangkan diri membuat mereka bisa lebih percaya diri dalam menyelesaikan setiap tugas. Selain itu, hal tersebut juga membuat tingkat kepuasan karyawan meningkat dan bertambah loyal kepada perusahaan.

3. Produktivitas Meningkat

Keahlian baru yang didapatkan karyawan dari program pengembangan membuat mereka bisa bekerja secara lebih efektif dan efisien. Mereka pun dapat memanfaatkan berbagai produk teknologi terkini yang digunakan dalam operasional bisnis perusahaan. 

Dengan kemampuan bekerja yang lebih efektif dan efisien, produktivitas pun mengalami peningkatan. Di waktu yang bersamaan, perusahaan bisa pula mendapatkan manfaat tambahan berupa peningkatan keuntungan. 

4. Meningkatkan Employee Retention

Employee retention atau retensi karyawan merupakan parameter yang menunjukkan tingkat loyalitas karyawan kepada perusahaan. Retensi karyawan yang tinggi mengindikasikan kalau para karyawan punya loyalitas tinggi sehingga betah bekerja di sana.

Retensi karyawan yang rendah menunjukkan kalau tingkat kepuasan karyawan rendah dan kemudian berdampak pada meningkatnya turn rate. Hal inilah yang perlu dihindari oleh perusahaan. Turn rate tinggi menimbulkan biaya. Alasannya, karena perusahaan perlu melakukan proses perekrutan karyawan untuk menutupi kebutuhan karyawan. 

5. Bagian dari Proses Pengkaderan Pemimpin Masa Depan

Manfaat yang terakhir dari employee development programs adalah sebagai bagian dari proses regenerasi. Dalam program pengembangan karyawan, perusahaan dapat menyiapkan talenta-talenta muda yang diharapkan bisa menempati posisi manajerial di masa mendatang.

Proses regenerasi dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. Apalagi, kalau proses tersebut melibatkan jabatan yang strategis. Dengan adanya program pengembangan karyawan, perusahaan memiliki calon-calon pemimpin yang punya keahlian mencukupi dan sesuai dengan kebutuhan.

Itulah berbagai manfaat yang perlu Anda ketahui dari pelaksanaan employee development programs. Dengan berbagai manfaat tersebut, Anda jadi sadar betapa pentingnya pelaksanaan program ini, kan? Lewat penerapan yang tepat, program tersebut dapat membantu perusahaan untuk bisa lebih berkembang dan maju. 

Pentingnya Agile and Strategic Management dalam Bisnis dan Inovasi

Pentingnya Agile and Strategic Management dalam Bisnis dan Inovasi

by Organizational Culture

Efisiensi dalam manajemen menentukan kesuksesan bisnis dan inovasi, jadi pastikan memilih strategi manajemen yang tepat. Agile and strategic management adalah salah satu pendekatan terkini yang dibuat berdasarkan iklim era digital saat ini. Sifatnya yang fleksibel dan adaptif membantu pelaku usaha untuk merespons berbagai perubahan dan tantangan.

Perbedaan Strategi Agile dan Strategi Tradisional

Apa yang membedakan strategi agile dari yang tradisional dalam pengelolaan manajemen? Anda bisa melihatnya berdasarkan beberapa parameter, yaitu sebagai berikut.

  • Tingkat Fleksibilitas dan Kemampuan Adaptasi

Strategi manajemen tradisional cenderung berfokus pada hal-hal yang sudah pakem atau bisa diprediksi. Ada penekanan besar pada aspek perencanaan yang rinci dan mengikuti aturan tertentu.

Dalam agile project management, perusahaan dituntut mampu beradaptasi terhadap situasi yang cepat berubah. Semua yang terlibat dalam sistem manajemen harus mampu beradaptasi dan menyesuaikan rencana dengan situasi serta kondisi.

  • Sistem Komunikasi

Strategi manajemen tradisional banyak menekankan komunikasi resmi dan tertulis yang harus melalui jalur tertentu. Sebaliknya, strategi agile menekankan kolaborasi dan komunikasi terbuka, bahkan terkadang tanpa hierarki.

  • Metode Perencanaan dan Pelaksanaan Proyek

Metode perencanaan dan pelaksanaan proyek sesuai strategi tradisional biasanya bersifat jangka panjang dan terarah. Sebaliknya, pelaksanaan proyek dalam strategi agile biasanya dibagi-bagi menjadi tahap-tahap kecil jangka pendek. Hal ini memungkinkan anggota tim melakukan adaptasi dan penyesuaian ketika menghadapi perubahan.

Prinsip Utama dalam Agile and Strategic management

Agile and strategic management ditandai oleh beberapa prinsip utama, yaitu sebagai berikut:

  • Transparansi Informasi dan Data

Strategi agile membutuhkan transparansi informasi dan data di semua lini yang terlibat. Hal ini mendukung kecepatan respons dan kemampuan semua anggota tim untuk beradaptasi saat dibutuhkan.

  • Penekanan pada Interaksi Langsung

Konsep adaptasi dan fleksibilitas dalam strategi agile tidak akan bertahan dalam gaya komunikasi yang kaku dan penuh birokrasi. Setiap anggota tim, dari karyawan hingga manajer dan pimpinan, harus berinteraksi secara langsung dan terbuka agar bisa beradaptasi dengan setiap perubahan.

  • Komunikasi secara Berkala 

Dalam agile project management, setiap perubahan dan tantangan harus direspons dengan cepat. Komunikasi berkala yang menjangkau semua lini atau departemen secara cepat merupakan kunci agar aspek bisnis tetap berjalan dengan baik.

  • Mengutamakan Feedback dari Pelanggan/Pengguna

Feedback dari pelanggan/pengguna memungkinkan pelaku usaha untuk terus menyesuaikan produk mereka selama proses pengembangan. Hal ini bisa dilakukan lewat survei langsung, pembuatan Minimum Viable Product (MVP), serta survei lewat berbagai platform seperti email, aplikasi pesan, dan media sosial.

  • Kemampuan Menghadapi Perubahan

Kata agile berarti “lincah” atau “gesit” dan sangat mencerminkan karakteristik utama strategi manajemen ini. Semua anggota tim harus pandai menyesuaikan metode kerja setiap kali menghadapi tantangan dan perubahan.

  • Kemampuan Lintas Tugas antar Tim

Dalam sistem agile, batas antar anggota tim yang berbeda semakin kabur. Para anggota tim diharapkan memiliki kemampuan lintas tugas dan memahami tanggung jawab masing-masing. Hal ini mengantisipasi risiko jika satu tim membutuhkan bantuan ekstra dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, terutama jika ada situasi tidak terduga yang menuntut semua karyawan untuk membantu.

  • Kemandirian Tim dalam Mengelola Aktivitas Mereka

Sistem agile menghindari micromanagement. Setiap tim diharapkan memiliki level kemandirian yang membuat mereka mampu bekerja sendiri dan mengelola inisiatif dalam menjalankan tugas masing-masing. Manajer dan pimpinan pun diharapkan menaruh kepercayaan pada setiap tim agar mereka bisa mengatasi setiap tantangan sesuai keahlian.

Keunggulan Penerapan Strategi Agile 

Menerapkan agile and strategic management dalam bisnis mendatangkan berbagai keuntungan, bahkan ketika Anda masih memadukannya dengan unsur-unsur strategi tradisional. Inilah beberapa keunggulannya:

  • Lebih Mudah Mengukur Performa Bisnis

Bisnis yang sukses membutuhkan pengukuran performa secara terus-menerus. Karena strategi agile dibagi ke dalam tugas-tugas jangka pendek serta melibatkan transparansi data dan feedback, pengukuran performa menjadi lebih mudah. Setiap sprint (tugas jangka pendek) bisa langsung dianalisis, dan setiap kekurangan bisa diperbaiki di sprint selanjutnya.

  • Tingkat Kepuasan Pelanggan yang Lebih Besar

Strategi agile bergantung pada feedback terus-menerus selama proyek berlangsung. Hal ini memastikan bahwa perusahaan mampu menjawab kebutuhan pelanggan dan mewujudkannya dalam produk versi final. Kepuasan pelanggan pun akan sangat menentukan kesuksesan bisnis.

  • Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Pembagian alur kerja menjadi tugas-tugas jangka pendek dalam agile and strategic management membuat manajemen risiko menjadi lebih mudah. Strategi mitigasi risiko bisa difokuskan pada tugas jangka pendek yang lebih dulu dilakukan sehingga tidak membebani perusahaan dari segi waktu, biaya, dan implementasi.

  • Peningkatan Kualitas Kerja secara Berkala

Evaluasi dalam strategi agile tidak hanya dilakukan di akhir masa kerja, tetapi di setiap tahap pengerjaan proyek. Setiap sprint melibatkan evaluasi untuk membahas kekurangan dan tantangan yang terjadi serta solusi mencegahnya di tahapan kerja berikutnya. Hal ini mendorong perbaikan dan peningkatan kualitas kerja secara terus-menerus.

Tools Populer untuk Mendukung Strategi Agile 

Penerapan agile and strategic management masa kini membutuhkan perangkat digital untuk membantu anggota tim dalam tugas masing-masing. Inilah beberapa tool populer yang bisa Anda gunakan untuk menerapkan strategi agile di tempat kerja.

  • Businessmap

Businessmap cocok untuk menerapkan strategi yang berada di bawah payung agile seperti Sistem Kanban. Platform ini memiliki fitur visual boards dan cue cards untuk menjelaskan alur kerja di setiap tim. Satu board bisa memuat beberapa workflow sekaligus sehingga semua anggota tim bisa mengukur kemajuran mereka dengan mudah. 

  • Planbox

Planbox menghadirkan fitur yang memudahkan Anda untuk mengelola tim sprint. Dengan Planbox, Anda bisa mengatasi masalah backlog serta mendapatkan laporan analytics yang cukup lengkap. Proyek yang terekam dalam Planbox juga bisa Anda bagikan dengan mudah ke pihak lain seperti klien, pemegang saham, dan sebagainya.

  • Codegiant

Codegiant adalah solusi agile and strategic management dalam bidang IT, terutama di proyek yang banyak melibatkan koding. Desain dan fiturnya dirancang agar pengguna bisa melacak backlog dan masalah lainnya selama proses koding. Selain kartu digital untuk memudahkan strategi seperti Kanban dan Scrum, Codegiant memiliki fitur laporan yang mudah dipelajari dan dibagikan.

  • Asana

Asana merupakan salah satu perangkat strategi agile yang paling mudah digunakan. Desainnya ringkas dan memudahkan Anda untuk melacak kemajuan setiap tim serta siapa yang bertanggung jawab. Fiturnya cocok untuk menerapkan strategi seperti Scrum atau Kanban.

  • Trello

Trello juga merupakan platform yang relatif mudah digunakan. Anda bisa mengakses kelompok kerja yang berbeda-beda, lengkap dengan kartu digital untuk melacak kemajuan setiap tugas. Fitur seperti Timeline, Dashboard, Map, dan Tabel memudahkan Anda untuk mengelola setiap tugas sambil mengawasi kemajuannya.

Agile and strategic management berperan penting dalam iklim era digital yang serba cepat dan banyak mengalami perubahan. Anda bisa menerapkannya dalam dunia kerja dengan mengikuti pelatihan profesional seperti Peopleshift. Dengan fokus pada soft skills yang dibutuhkan di dunia kerja, program Peopleshift memudahkan pelaku usaha untuk menerapkan sistem agile dalam strategi manajemennya.

High Performance Teams and Employee Engagement, Dua Hal yang Diidamkan Semua Perusahaan

High Performance Teams and Employee Engagement, Dua Hal yang Diidamkan Semua Perusahaan

by Organizational Culture

Organisasi yang ingin berkembang perlu mengerahkan usaha untuk membentuk high performance teams and employee engagement. Sumber daya manusia merupakan penggerak inovasi perusahaan. Karena itu, investasi untuk membentuk tim yang solid dan engaged sangatlah penting. 

Apa Itu High Performance Team? 

High performance team adalah kelompok yang giat mengembangkan organisasi melalui kinerjanya yang signifikan. Masing-masing anggota kelompok bertanggung jawab atas tugas yang diberikan kepadanya. Terdapat beberapa karakteristik dari kelompok dengan performa baik, yaitu:

  • Berorientasi pada gol
  • Berkomitmen terhadap rekan kerja
  • Komitmen terhadap tujuan kelompok
  • Kolaboratif dan saling mendukung dengan anggota tim
  • Memiliki keterampilan yang tinggi atau ahli di bidangnya
  • Mampu menghasilkan produk dengan standar yang tinggi
  • Bersedia menerima kritik yang konstruktif

Ahli mengatakan bahwa sebuah tim akan efektif jika anggotanya tidak melebihi 8 orang. Jumlah individu yang terlalu banyak dalam satu tim akan mengganggu koordinasi, meningkatkan ketegangan antar-anggota, dan menurunkan produktivitas. 

Terdapat tiga peran penting yang harus ada di dalam suatu kelompok, yaitu: action roles, people skills roles, dan intellectual roles. Action roles mencakup individu yang mengeksekusi rencana kelompok, sedangkan intellectual roles adalah pihak-pihak yang mengusulkan program. Individu dengan people skills melakukan manajemen kelompok.

Apa Itu Employee Engagement?

Employee engagement umumnya didefinisikan sebagai sejauh mana komitmen seorang individu untuk membantu organisasinya mencapai tujuan yang diangankan. Konsep ini mendeskripsikan keterikatan individu kepada organisasi dan misi yang dijalankan. Hal tersebut tercermin dalam pikiran, perasaan, maupun tindakan individu saat bekerja.

Menumbuhkan employee engagement merupakan hal yang penting bagi perusahaan karena memberikan manfaat sebagai berikut:

  • Peningkatan kinerja yang signifikan
  • Peningkatan pendapatan dan laba perusahaan
  • Penurunan jumlah karyawan yang keluar dari organisasi
  • Peningkatan kepuasan kerja
  • Pengalaman konsumen yang lebih baik
  • Peningkatan loyalitas konsumen terhadap brand

Ada beberapa kriteria yang digunakan untuk mengukur employee engagement, seperti: kesejahteraan karyawan, tingkat turnover di dalam organisasi, tingkat absensi pegawai, produktivitas perusahaan, persentase pekerja yang memeroleh penghargaan atas kinerjanya, dan lain sebagainya.

Keterkaitan Antara High Performance Teams and Employee Engagement

High performance teams and employee engagement merupakan dua konsep yang berkaitan erat. Individu yang memiliki engagement terhadap pekerjaannya akan lebih termotivasi untuk terlibat dalam kegiatan-kegiatan di dalam timnya. Dia akan menunjukkan kinerja yang terbaik karena rasa keterikatan terhadap pekerjaannya.

Motivasi untuk menunjukkan usaha maksimal di dalam kelompok ini didasari oleh fakta bahwa individu memahami perannya dalam kelompok tersebut dan juga organisasi secara keseluruhan. Pemahaman akan fungsi individu dalam meraih tujuan membuat individu bekerja dengan lebih efisien.

Individu yang memiliki employee engagement tinggi pun memiliki komitmen yang lebih tinggi terhadap tim di mana dirinya ditempatkan. Ketika permasalahan muncul di dalam tim, individu pun lebih memilih untuk menyelesaikannya dengan cara yang produktif dibandingkan dengan mengandalkan emosi.

Apabila semua anggota di dalam kelompok memiliki tingkat engagement yang tinggi terhadap pekerjaan, kelompok tersebut akan menunjukkan kinerja berstandar tinggi dengan level konflik yang relatif rendah. 

Tim semacam ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan karena mereka dapat menyelesaikan berbagai tantangan industri dengan lebih efektif. Mereka tidak mudah putus asa ketika dihadapkan dengan permasalahan yang rumit. Setiap anggota tim pun memahami peranannya dan saling membantu untuk menghadapi tantangan.

Peran Manajer untuk High Performance Teams

Pihak manajemen perusahaan memiliki tanggung jawab besar untuk membentuk high performance teams and employee engagement. Berikut beberapa strategi yang disarankan untuk para manajer:

1. Mengimplementasikan SMART

Perusahaan harus menjelaskan visi yang ingin diraih kepada setiap karyawan. Visi tersebut harus bisa diturunkan menjadi gol-gol yang lebih operasional. Manajemen perusahaan sebaiknya mengimplementasikan konsep SMART di dalam menentukan gol yang ingin dicapai. 

Konsep SMART mencakup:

  • Specific; gol sifatnya fokus terhadap suatu isu.
  • Measurable; gol dapat diukur dengan parameter-parameter tertentu.
  • Achievable; target tidak mustahil untuk dicapai.
  • Relevant; gol tersebut relevan dengan tujuan organisasi keseluruhan.
  • Time-bound; gol harus dicapai dalam jangka waktu tertentu.

Fungsi individu dengan peran people skills di dalam tim adalah memastikan bahwa seluruh anggota tim bekerja untuk mencapai gol yang sudah ditentukan, sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 

2. Komunikasi yang lancar dan praktis

Agar tim dapat menunjukkan kinerja yang baik, proses komunikasi di dalam organisasi tidak boleh berbelit-belit. Perusahaan harus menerapkan sistem komunikasi yang terstandar sehingga kegiatan komunikasi berjalan dengan efisien.

Sebagai contoh, perusahaan menentukan bahwa aplikasi WhatsApp digunakan untuk menyampaikan update dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, dan email resmi dari perusahaan digunakan untuk urusan yang sifatnya lebih formal (misalnya: berkorespondensi dengan stakeholder di luar perusahaan).

Adanya prosedur komunikasi yang jelas mencegah terjadinya salah paham antar-anggota tim. Karyawan tidak akan melewatkan berita penting yang berkaitan dengan pekerjaannya. 

3. Dukung pengambilan keputusan di berbagai level

Manajer perlu memberikan kebebasan bagi karyawan untuk mengambil keputusan dan bertanggung jawab atas tugasnya. Hal ini berarti bahwa karyawan tidak harus selalu menunggu persetujuan dari atasan ketika ada permasalahan yang urgen dan merupakan bagian dari tanggung jawabnya.

Sistem bekerja yang seperti ini membangun sense ownership (rasa kepemilikan), tanggung jawab, dan budaya saling percaya antar-anggota tim. Individu di dalam tim pun menjadi tidak segan untuk mengutarakan pendapatnya dan mengusulkan solusi permasalahan di hadapan manajemen. 

Meskipun begitu, manajer harus memberikan batasan yang jelas mengenai keputusan seperti apa yang dapat dibuat dengan mandiri dan yang harus didiskusikan bersama dengan anggota kelompok lain.

4. Sistem reward untuk pencapaian individu dan tim

Perusahaan harus memberikan penghargaan kepada karyawan atas pencapaian yang telah diraih, baik secara individual maupun berkelompok. Penghargaan akan meningkatkan semangat karyawan dan mendorong mereka untuk menunjukkan kinerja yang lebih baik lagi.

Penghargaan perusahaan tidak harus diberikan ketika karyawan mencapai gol yang besar. Manajer dapat memberikan apresiasi jika karyawan berhasil mencapai key milestones, menunjukkan kinerja yang stabil, maupun menyelesaikan tugas sederhana dengan standar yang tinggi.

Bentuk apresiasi yang diberikan pun bermacam-macam. Anda dapat memuji karyawan yang berprestasi di hadapan rekan kerjanya, atau memberikan kompensasi yang sifatnya material. 

5. Dukung pengembangan karyawan

Tim yang memiliki kinerja baik adalah tim yang senantiasa bertumbuh. Salah satu karakteristik high performance team adalah ambisi untuk terus berkembang. Karena itulah perusahaan sebaiknya mengakomodasi kebutuhan mereka untuk belajar mengenai hal baru di dalam industrinya. 

Kesempatan untuk mengembangkan diri, seperti pelatihan maupun mentoring, akan membuat karyawan merasa lebih termotivasi dan siap untuk menjalankan tugasnya. Kesempatan semacam ini harus disediakan oleh semua karyawan.

Hal terpenting adalah memberikan penawaran yang benar-benar diinginkan karyawan. Karena karyawan sehari-hari berkutat dengan kegiatan operasional perusahaan, dia akan lebih paham mengenai pelatihan apa yang dibutuhkan. Dengarkan masukan dari karyawan-karyawan Anda.

Untuk membangun high performance teams and employee engagement, perusahaan harus sensitif terhadap dinamika yang terjadi di dalam organisasi. Hal ini termasuk memahami kelebihan dan kekurangan dari tim.

Sumber: 

https://www.thomas.co/resources/type/hr-blog/how-build-high-performance-teams#:~:text=A%20high%2Dperforming%20team%20is,for%20their%20workload%20and%20actions. 

https://www.qualtrics.com/experience-management/employee/employee-engagement/#:~:text=A%20definition%20of%20employee%20engagement,their%20work%2C%20and%20their%20team.

https://eletive.com/blog/measure-employee-engagement/ 

https://www.case.org/resources/employee-engagement-leads-high-performing-teams#:~:text=Boosting%20employee%20engagement%20can%20be,performance%20is%20influenced%20by%20it. 

https://www.frankli.io/post/connecting-employee-engagement-and-performance 

https://www.quantumworkplace.com/future-of-work/characteristics-of-high-performing-teams 

https://www.thomas.co/resources/type/hr-blog/how-build-high-performance-teams

Effective Communication Skills: Pengertian, Kepentingan, dan Tips Mengembangkan

Effective Communication Skills: Pengertian, Kepentingan, dan Tips Mengembangkan

by Organizational Culture

Komunikasi menjadi bagian dari kehidupan semua orang. Tanpa komunikasi yang efektif, orang-orang bisa jatuh ke lubang kesalahpahaman yang menimbulkan banyak masalah. Anda pun akan kesulitan membuat orang lain mendengarkan Anda bila tidak memiliki effective communication skills. Agar Anda lebih paham apa itu komunikasi efektif dan cara mengembangkannya, simak penjelasan berikut.

Pengertian Effective Communication Skills

Effective communication adalah jenis komunikasi ketika pihak yang terlibat saling bertukar ide, pemikiran, data, pengetahuan dan pendapat dengan jelas dan mudah dipahami. Komunikasi ini harus jelas, benar, ringkas, dan mencakup kepedulian agar bisa disebut efektif.

Seseorang yang berkomunikasi dengan cara di atas berarti memiliki kemampuan komunikasi efektif. Ciri dari komunikasi yang efektif yaitu setiap orang yang terlibat mampu menyampaikan niat mereka dengan jelas sekaligus mendengarkan orang lain menyampaikan maksud mereka dengan saksama.

Berkomunikasi secara efektif melingkupi bentuk verbal, nonverbal, visual, mendengar, dan tulisan. Lalu, komunikasi efektif dapat terjadi secara langsung serta melalui telepon, internet, dan surat.

Mengapa Effective Communication Penting?

Bila Anda sering berkomunikasi di kehidupan sehari-hari atau profesional, effective communication skills sangat penting untuk Anda miliki. Beberapa alasannya yaitu:

Menghindari Konflik

Sering kali konflik terjadi karena komunikasi yang buruk. Adanya kesalahpahaman saat komunikasi menciptakan situasi yang tak bersahabat.

Komunikasi efektif dapat membantu Anda untuk menghindari konflik karena setiap pihak saling mendengarkan satu sama lain. Nantinya, dari sana, Anda dapat menemukan batasan-batasan yang dimiliki orang lain, menunjukkan empati terhadap sesama, dan mengerti sudut pandang yang berbeda.

Meningkatkan Kerja Sama Tim

Pada umumnya, perusahaan bergerak secara tim. Suatu tim dapat terdiri dari orang-orang dengan pendapat, gagasan, dan moral yang berbeda-beda. Penting bagi perusahaan untuk memastikan jika semuanya bisa bekerja sama dengan baik dalam tim.

Bila setiap anggota tim memiliki effective communication skills, mereka bisa berkolaborasi dengan lebih baik. Mereka akan mampu mengatasi tantangan dalam batasan dengan menemukan solusinya bersama. Anggota tim mampu menyuarakan berbagai ide serta memperbaiki kesalahan bersama karena saling berkomunikasi satu sama lain.

Membangun Kepercayaan

Kepercayaan adalah tombak dari segala hubungan. Tanpa adanya kepercayaan, hubungan berisiko hancur, entah itu hubungan pribadi atau profesional. Sudah ada banyak kasus ketika komunikasi tidak efektif meruntuhkan kepercayaan seseorang.

Dengan komunikasi yang efektif, Anda dapat membangun kepercayaan. Pasalnya, lewat komunikasi efektif, Anda akan menunjukkan empati, mampu mendengarkan orang lain secara aktif, dan memahami mereka.

Tidak hanya pada sesama rekan, pemimpin yang memiliki effective communication skills bisa mendapatkan kepercayaan dari pengikutnya. Jadi, orang-orang merasa dapat mengandalkan pemimpin.

Menyelesaikan Masalah

Ada kalanya seseorang tidak ingin berkompromi saat masalah muncul. Perilaku seperti itu akan membuat masalah makin runyam. Belum lagi orang-orang yang tidak bisa menyampaikan pendapat mereka dengan jelas; hal itu tentu dapat membuat orang lain salah paham dengan maksud mereka.

Jika memiliki effective communication skills, orang-orang yang terlibat masalah dapat saling membantu untuk mengidentifikasi inti masalah dan mencari solusi. Mereka mampu mengartikulasikan kekhawatiran yang dirasakan, memahami perbedaan cara berpikir, dan menciptakan lingkungan lebih transparan serta jujur.

Tips Mengembangkan Effective Communication Skills

Setelah mengetahui pentingnya effective communication skills, langkah berikutnya adalah mengembangkan kemampuan tersebut. Di sini ada beberapa tips untuk mengembangkannya:

Menyesuaikan dengan Lawan Bicara

Lihat siapa lawan bicara Anda. Apa mereka lebih tua? Teman seumuran? Atau atasan di tempat kerja? Anda perlu menyesuaikan cara berkomunikasi dengan lawan bicara. Tidak mungkin Anda berbicara dengan orang yang lebih tua menggunakan kata-kata yang sama dengan teman.

Bukan itu saja, lihat juga latar belakang lawan bicara seperti tingkat pendidikan, pengalaman profesional, pendapatan, pemahaman tentang topik, dan lainnya. Faktor-faktor tersebut akan memengaruhi bagaimana orang lain menerima pesan Anda.

Menyampaikan Pesan dengan Jelas

Sampaikan pesan Anda dengan jelas tanpa meninggalkan keambiguan. Pesan yang jelas tidak akan membuat orang lain salah paham. Di samping itu, pesan tersebut juga harus dibuat dengan sederhana sehingga mudah dipahami siapa pun.

Terkadang seseorang hanya menyampaikan pesan setengah-setengah yang membuat lawan bicara bingung.  Hal seperti ini harus dihindari saat sedang mengasah kemampuan komunikasi efektif.

Jika Anda ingin menyampaikan beberapa poin, selesaikan poin pertama dengan lengkap lalu berpindah ke poin selanjutnya. Jangan menambahkan poin-poin yang tidak dibutuhkan.

Menerapkan Active Listening

Saat bercakap-cakap dengan orang lain, kita sering terbawa suasana dan terlalu fokus dengan apa yang dikatakan. Padahal, percakapan berjalan secara dua arah; Anda juga harus mendengarkan lawan bicara. Teknik active listening patut diterapkan untuk meningkatkan effective communication skills. 

Dalam active listening, Anda akan memberikan seluruh perhatian kepada lawan bicara. Anda pun tidak hanya fokus pada apa yang diucapkan, tetapi juga isyarat yang digunakan lawan bicara sampai pola pikir mereka. Pendengar aktif akan mudah menerima informasi lawan bicara tanpa ada yang terlewat.

Memperhatikan Kesadaran Emosional

Tidak bisa dimungkiri bahwa pendapat Anda dan lawan bicara mungkin berseberangan. Pada saat seperti ini, masing-masing bisa jadi mudah untuk terbawa emosi. Oleh karena itu, perhatikan kesadaran emosional agar Anda tidak berakhir frustrasi hingga marah-marah.

Mengasah effective communication skills turut membantu dalam mengelola emosi Anda. Bila sebelumnya Anda memikirkan pendapat sendiri, sekarang Anda turut memahami emosi orang lain dan berempati kepada mereka. Akibatnya, Anda bisa lebih terbuka dengan pendapat mereka serta mampu menyampaikan apa yang membuat Anda tak setuju dengan baik.

Mempertimbangkan Identitas Lawan Bicara

Tidak semua orang akan memiliki identitas yang sama dengan Anda. Perbedaan itu bisa berupa kepercayaan, kebudayaan, dan lain-lain. Satu hal yang wajar di kebudayaan Anda bisa berarti tidak sopan di kebudayaan orang lain. Anda tidak bisa memaksa orang lain untuk mengikuti kebudayaan Anda begitu juga sebaliknya.

Maka dari itu, Anda perlu mempelajari identitas lawan bicara Anda. Cari tahu mengenai kepercayaan, tradisi, sampai latar belakang mereka seperlunya. Sebaiknya, Anda tidak termakan oleh stereotip dan asumsi mengenai identitas tertentu karena hal tersebut dapat menyinggung atau menimbulkan kesalahpahaman, bahkan konflik. Selalu buka pikiran Anda dan belajar dari orang-orang dengan identitas mereka.

Memberikan Pertanyaan

Percakapan yang harusnya dua arah bisa menjadi satu arah bila Anda tidak memberikan pertanyaan. Seseorang dengan effective communication skills mumpuni dapat memberikan pertanyaan bagus yang membuat percakapan terus mengalir.

Memberikan pertanyaan juga membantu dalam memahami lebih banyak isi percakapan sehingga terhindar dari kesalahpahaman. Berbagai pertanyaan yang diberikan itu harus sesuai dengan topik. Buat pertanyaan terbuka yang tidak dibalas dengan “ya” atau “tidak” supaya komunikasi tidak berhenti di tengah-tengah.

Memberikan dan Menerima Feedback

Kemajuan tak lepas dari kritik dan saran. Feedback dari orang lain membantu untuk mengetahui kelemahan Anda. Mendengar kritikan memang tidak mudah, tetapi kita tetap harus menerimanya agar kemampuan membaik. 

Selanjutnya, Anda juga memberikan feedback ke lawan bicara. Dengan begitu, mereka pun tahu kekurangan mereka saat berkomunikasi. Ini akan membuat komunikasi semakin efektif karena Anda dan lawan bicara saling memperbaiki kekurangan masing-masing.

Berikan feedback dengan sopan dan santun. Selain membuat mereka mudah menerima feedback Anda, mereka juga tahu bahwa Anda memiliki maksud baik.

Penutup

Effective communication skills memberikan banyak manfaat untuk kita semua. Mengembangkan kemampuan tersebut memang tidak bisa dilakukan dengan cepat. Namun, bila tekun mengasahnya, Anda akan bisa menerapkan komunikasi efektif dengan optimal.

Mengenal Performance Management Systems

Mengenal Performance Management Systems

by Organizational Culture

Performance management systems dapat memberikan gambaran kinerja pegawai secara konsisten dan terukur. Sistem ini menggabungkan teknologi dan metodologi untuk memastikan semua orang di segala bidang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Sistem ini juga memungkinkan manajer dan karyawan bekerja sama untuk menentukan tujuan, memilih indikator pengukuran kinerja, memberikan ulasan dan penilaian kinerja karyawan, serta memberikan masukan. Lebih lanjut, mari simak pemaparan berikut! 

Unsur-Unsur Performance Management System

Sistem manajemen ini membutuhkan software yang dapat diaplikasikan secara langsung, menggunakan cloud, atau gabungan dari keduanya. HR ataupun platform di cloud memberikan kapasitas penyimpanan yang lebih besar, keamanan yang lebih terjamin, dan integrasi yang lebih mudah dengan aplikasi tambahan, seperti sistem pembelajaran dan sistem lainnya yang berfokus pada manusia.

Sistem manajemen kinerja bergantung pada tiga proses utama:

  1. Merencanakan dan bekerja sesuai tujuan yang telah dirumuskan

– Menyesuaikan kinerja karyawan dengan tujuan perusahaan.

– Memberikan pekerjaan yang penting dan krusial untuk meningkatkan keikutsertaan karyawan.

– Segera menyesuaikan kondisi dengan tujuan perusahaan saat terjadi perubahan prioritas.

  1. Pantau dengan manajemen kinerja berkelanjutan

– Memantau tujuan tiap karyawan untuk memastikan kesesuaian dengan tujuan perusahaan tetap terjaga.

– Memberikan masukan dan bimbingan pada karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.

– Menghargai dan memberikan imbalan untuk setiap kinerja baik karyawan.

  1. Mengevaluasi dan menghargai karyawan melalui penilaian kinerja

– Menilai kinerja karyawan secara konsisten dan akurat.

– Menghargai dan memberikan pujian pada karyawan berbakat.

– Menggunakan informasi berbasis data dari sistem untuk menghitung nilai yang diberikan karyawan pada perusahaan.

Evolusi Performance Management Systems

Sudah menjadi kebiasaan sebuah perusahaan untuk menilai kinerja setiap karyawannya sejak berabad-abad lalu. Namun, salah satu model yang paling sering digunakan diperkenalkan selama Perang Dunia I dan II saat kekuatan militer perlu mengetahui kekuatan dan kemampuan setiap anggotanya untuk membuat strategi pertempuran.

Di abad pertengahan, penilaian kinerja digunakan oleh banyak perusahaan untuk menilai kinerja setiap pegawai dan memberikan penghargaan yang sesuai.

Pada 1960-an, fokus sistem ini berubah ke pengembangan karyawan, di mana diskusi dilakukan antara karyawan dan manajernya untuk membahas kinerja dan, jika memungkinkan, untuk memulai pengajaran dan pelatihan untuk membantu karyawan mengembangkan kariernya.

Di tahun-tahun berikutnya, beberapa aspek software manajemen kinerja tradisional telah berevolusi berkat perkembangan teknologi, seperti komputasi awan, perbaikan dan antarmuka pengguna, dan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin. Namun, sebagian besar sistem masih terus menekankan pada evaluasi karyawan dan memberikan penghargaan tiap seperempat atau satu tahun.

Meskipun pemberian penghargaan tetap menjadi aspek penting dalam manajemen kinerja, banyak perusahaan yang mulai beralih ke pendekatan yang lebih holistik. Pendekatan ini memberikan masukan dan bimbingan jangka panjang pada karyawan untuk membantu mereka mencapai tujuannya.

Siapa Saja yang Bisa Menggunakan Software Performance Management System

Perusahaan dengan ukuran dan dari industri apa pun yang memiliki jumlah karyawan yang cukup besar akan mendapatkan manfaat dari sistem manajemen kinerja.

Meskipun setiap pegawai dapat mengakses sistem ini, pengguna utamanya tetaplah kepala tim atau manajer yang memiliki wewenang untuk memberikan laporan langsung.

  1. Karyawan dapat menggunakan sistem ini untuk bekerja dengan manajer untuk menentukan tujuan kinerja karyawan. Keduanya membuat ulasan kinerja setiap karyawan dalam sistem, dan ikut serta dalam siklus 360-degree review jika perusahaan menggunakan cara ini.
  2. Kepala HR menentukan proses dan sistem HR yang berhubungan dengan siklus manajemen kinerja. Mereka bekerja dengan manajer dan karyawan untuk memastikan proses terjadi berjalan adil dan setiap tahap dilaksanakan sesuai waktunya.
  3. Manajer adalah pengguna utama sistem ini dan harus memastikan setiap pegawai berpartisipasi secara aktif dalam proses. Manajer akhirnya juga bertanggung jawab atas kinerja timnya.

Pentingnya Performance Management System

Seiring dengan meningkatnya produktivitas karyawan, peningkatan keterlibatan karyawan, rendahnya pergantian karyawan, dan tingginya pendapatan tiap pegawai, sistem manajemen yang terintegrasi dengan sistem bisnis tambahannya dapat memberikan informasi berharga yang dapat membantu manajemen HR dalam membuat keputusan.

Contohnya, sistem manajemen kinerja menyimpan dan menghitung data dari interaksi karyawan/manajer, termasuk aspirasi karir tiap individu, keterampilan yang mumpuni, dan kesesuaian lainnya untuk membuat perencanaan yang matang. Dengan pengetahuan tersebut, pendanaan pembelajaran dapat dialokasikan untuk mendukung kebutuhan perusahaan dan pegawai. 

Software sistem ini memberikan gambaran pegawai terbaru secara akurat yang dapat membantu siapa saja membuat rencana dan strategi.

Tren Terkini di Dunia Performance Management

Manajemen kinerja karyawan berubah seiring perkembangan zaman hingga tercipta beberapa model yang bisa dipilih sesuai tujuan dan struktur organisasi. Berikut beberapa tren manajemen kinerja yang bisa dipilih.

  • Manajemen Kinerja Berkelanjutan

Perusahaan berubah dari model manajemen kinerja tradisional ke manajemen kinerja berkelanjutan (CPM). Proses CPM memungkinkan karyawan dan manajer lebih sering bekerja sama dan terlibat dalam mencapai tujuan perusahaan. Melakukan penjadwalan diskusi empat mata secara berkala dan memberikan masukan terus-menerus membantu pegawai tetap sesuai dengan tujuan perusahaan.

Bagi manajer, strategi CPM mempermudah perusahaan mengetahui capaian kerja dan kelemahan karyawan dengan membahas masalah yang terjadi. Tujuan perusahaan dapat disesuaikan saat objektif perusahaan berubah untuk mendapatkan model kerja yang lebih cepat dan responsif.

Karyawan juga bisa menerima masukan dengan lebih tepat waktu dan tidak lagi menunggu tiap 6 atau 12 bulan sekali dalam rapat formal. Hal ini lebih menguntungkan karena terkadang rapat tersebut dapat melupakan pencapaian yang diperoleh lebih awal. Model ini juga meminimalisasi perubahan mendadak dan terlalu cepat.

  • Pegawai Lapangan

Pegawai adalah karyawan yang melaksanakan tugas di luar kantor dan jarang mendapatkan akses ke sistem di kantor dan kanal komunikasi, tidak seperti pegawai remote yang dapat mengakses sistem ini dari rumah.

Contoh dari model ini adalah orang-orang yang bekerja di sektor hospitality, sumber daya alam, pabrik, dan kesehatan. Berdasarkan sifat pekerjaan mereka, pegawai lapangan ini sering kali tidak sesuai dengan sistem yang ada. Perusahaan harus memastikan sistem manajemen kinerja mereka dapat mendukung segmen penting karyawan ini dengan efektif.

  • Tim yang Dinamis

Sistem manajemen kinerja yang modern harus cukup cepat untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di perusahaan, termasuk tim yang dinamis. Tim yang dinamis memungkinkan setiap karyawan mengambil keputusan sendiri tanpa perlu ada pemilihan pemimpin. 

Dalam penerapannya, lingkungan kerja model ini adalah ladang subur bagi alur kerja yang cepat berubah. Di sini, alur kerja seperti ini dapat dengan mudah diperkenalkan, dilaksanakan, dan diubah. Selain itu, begitu satu proyek selesai, tim bisa langsung dibubarkan tanpa perlu ada aba-aba atau konfirmasi ke anggota tim lainnya.

Itulah penjelasan mengenai performance management systems yang bisa diterapkan di perusahaan Anda. Sistem ini memastikan karyawan bekerja sesuai tujuan perusahaan dan mendapatkan penghargaan yang layak atas prestasi mereka. 

Jika direncanakan dan dilaksanakan dengan baik, pergantian posisi karyawan bisa berkurang sehingga dapat meminimalisasi hambatan yang ditimbulkannya. Selain itu, karyawan yang mendapatkan apresiasi yang layak atas kerja kerasnya juga akan merasa dihargai dan mendorongnya untuk menjadi karyawan loyal pada perusahaan.

Innovation Management: Definisi, Proses, dan Faktor Penentu Keberhasilan

Innovation Management: Definisi, Proses, dan Faktor Penentu Keberhasilan

by Organizational Culture

Di era yang terus berubah ini, kemampuan untuk berinovasi menjadi kunci utama kesuksesan sebuah perusahaan. Keberadaan inovasi-inovasi baru bisa mendorong pertumbuhan bisnis dan membuat perusahaan tetap selangkah lebih maju dibanding pesaingnya.

Inovasi bisa datang dari mana saja dan oleh siapa saja. Oleh karena itu, diperlukan Innovation Management untuk mengelola ide-ide baru hingga implementasinya. Artikel ini akan membahas lebih jauh tentang Innovation Management, termasuk faktor-faktor penentu keberhasilannya.

Apa itu Innovation Management?

Innovation Management atau manajemen inovasi adalah proses pengelolaan dan pengawasan ide-ide baru untuk menciptakan nilai dan meningkatkan kinerja dalam suatu organisasi atau perusahaan. Proses ini melibatkan identifikasi, pengembangan, dan penerapan inovasi untuk mencapai tujuan bisnis serta menciptakan keunggulan kompetitif terhadap pesaing. Dalam hal ini, inovasi bisa berupa perubahan dalam produk, layanan, proses, atau model bisnis.

Pentingnya Innovation Management bagi Organisasi

Manajemen inovasi memiliki peran yang sangat penting bagi keberhasilan dan kelangsungan sebuah organisasi atau perusahaan. Berikut beberapa alasan mengapa Manajemen Inovasi ini sangat penting:

1. Meningkatkan Daya Saing

Perusahaan atau organisasi yang mampu mengelola inovasi dengan baik dapat menciptakan produk, layanan, atau model bisnis yang unggul dan kompetitif. Melalui inovasi, organisasi dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan mereka. Tindakan ini dapat menciptakan citra merek yang lebih baik dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Pertumbuhan Bisnis

Inovasi dapat menciptakan peluang baru dan membuka peluang pertumbuhan bisnis. Dengan mengembangkan produk atau layanan baru, perusahaan dapat memperluas jangkauan pasar, menarik pelanggan baru, dan meningkatkan pendapatan.

3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Inovasi tidak hanya terbatas pada produk atau layanan baru. Namun, juga dapat berupa perbaikan internal perusahaan. Inovasi dalam manajemen operasional dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan mengurangi pengeluaran.

4. Pengembangan Karyawan.

Budaya inovasi mendorong karyawan untuk berpikir kreatif dan menciptakan lingkungan di mana ide-ide baru dihargai. Hal-hal seperti ini dapat meningkatkan motivasi, kepuasan, dan pengembangan karyawan

Proses Innovation Management

Proses Innovation Management dapat bervariasi, tergantung pada organisasi dan konteksnya. Secara umum, berikut gambaran proses Manajemen Inovasi:

1. Identifikasi dan Pengumpulan Ide (Idea Generation)

Mencari ide-ide baru dari berbagai sumber, termasuk karyawan, pelanggan, riset pasar, dan industri. Perusahaan bisa menggunakan metode kreatif seperti brainstorming untuk merangsang pemikiran inovatif.

2. Evaluasi dan Seleksi Ide (Idea Screening)

Mengevaluasi ide-ide yang masuk untuk menentukan kelayakan dan relevansinya terhadap tujuan organisasi. Pada tahap ini, perlu dilakukan seleksi pemilihan ide-ide yang memiliki potensi terbesar untuk dikembangkan lebih lanjut.

3. Pengembangan Konsep dan Prototipe (Concept Development)

Mengubah ide yang terpilih menjadi konsep atau rancangan awal serta menentukan fitur, manfaat, dan potensi dampak inovasi. Kemudian, membuat prototipe untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekurangannya.

4. Implementasi (Implementation)

Memperkenalkan inovasi dan mengkoordinasikan berbagai departemen maupun sumber daya untuk pelaksanaan inovasi.

5. Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring and Evaluation)

Melacak kinerja inovasi setelah peluncuran, kemudian mengevaluasi dampaknya terhadap tujuan organisasi dan mengukur keberhasilannya.

Proses manajemen inovasi ini bersifat dinamis dan interaktif. Oleh karena itu, organisasi atau perusahaan mungkin perlu mengadaptasinya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi saat ini.

Kunci Keberhasilan dalam Innovation Management

Berikut adalah beberapa kunci keberhasilan dalam mengelola inovasi:

1. Kepemimpinan yang Mendukung Inovasi (Supportive Leadership)

Kepemimpinan yang memotivasi karyawan untuk berinovasi, membuka ruang untuk eksperimen, dan memberikan dukungan terhadap risiko yang diambil.

2. Pengidentifikasian Ide yang Efektif (Effective Idea Generation)

Memiliki proses pengidentifikasian ide yang terstruktur dan inklusif, melibatkan berbagai pihak termasuk karyawan dari berbagai tingkatan, pelanggan, dan mitra.

3. Manajemen Portofolio Inovasi (Innovation Portfolio Management)

Mengelola portofolio inovasi untuk memastikan keseimbangan proyek inovatif jangka pendek dan jangka panjang maupun proyek-proyek inovatif yang berpotensi besar dan proyek-proyek yang lebih matang.

4. Fleksibilitas dan Adaptabilitas (Flexibility and Adaptability)

Kemampuan beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar, teknologi, atau regulasi serta fleksibel dalam mengatasi perubahan jalur strategis.

Dengan memperhatikan kunci keberhasilan tersebut, suatu organisasi dapat meningkatkan peluang keberhasilannya dalam Innovation Management dan mempertahankan daya saingnya di pasar.